RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE COOPÉRATION DOUANIÈRE
institué en vertu de l’accord intérimaire établissant le cadre d’un accord de partenariat économique entre les États d’Afrique orientale et australe, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part
Article premier
Champ d’application
Le présent règlement intérieur s’applique aux procédures relatives à toute réunion du comité de coopération douanière.
Article 2
Rôle du comité de coopération douanière
Le comité de coopération douanière est établi conformément à l’article 41 du protocole no 1 de l’accord. Il traite en outre toutes les questions qui lui sont déléguées par le comité APE.
Article 3
Composition et présidence
1. Le comité de coopération douanière se compose, d’une part, de représentants des États d’Afrique orientale et australe signataires (ci-après dénommés «États AOA signataires») et de représentants de la partie UE d’autre part.
2. Toute référence aux «parties» dans le présent règlement intérieur correspond à la définition figurant à l’article 61 de l’accord.
3. Le comité de coopération douanière est coprésidé par un représentant des États AOA signataires et un représentant de la Commission européenne, au nom de la partie UE. Les États AOA signataires assument la présidence sur la base d’un roulement annuel.
Article 4
Observateurs
1. Des représentants du Marché commun d’Afrique orientale et australe (COMESA) et de la Commission de l’océan Indien (COI) sont invités à participer aux réunions du comité de coopération douanière en qualité d’observateurs.
2. Le secrétaire du comité de coopération douanière notifie aux représentants du COMESA et de la COI toute réunion du comité de coopération douanière, de sorte qu’ils puissent y participer en tant qu’observateurs.
3. Les parties peuvent décider collectivement d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc. Ces observateurs peuvent participer aux réunions sur invitation d’un coprésident et après approbation du comité de coopération douanière.
4. Le comité de coopération douanière peut décider de fermer aux observateurs toute partie de réunion durant laquelle sont traitées des questions sensibles.
Article 5
Réunions
1. Sauf disposition contraire de l’accord, le comité de coopération douanière se réunit à la demande d’une partie. Si les deux parties y consentent, les réunions du comité de coopération douanière peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence. Dans ce cas, chaque partie prend à sa charge les frais qu’elle engage pour la tenue de telles réunions, sauf décision contraire.
2. Chaque réunion du comité de coopération douanière se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.
3. Les réunions du comité de coopération douanière sont convoquées par le secrétaire du comité de coopération douanière.
Article 6
Délégations
Avant chaque réunion, les coprésidents du comité de coopération douanière sont informés de la composition prévue des délégations des États AOA signataires et de la partie UE.
Article 7
Secrétariat
Le secrétariat du comité de coopération douanière est assuré à tour de rôle, par période de douze mois, par des fonctionnaires États AOA signataires et de la Commission européenne. Les États AOA signataires peuvent être assistés du secrétariat COMESA. Ces périodes coïncident avec l’exercice alterné du secrétariat du comité APE par les États AOA signataires et par la Commission européenne. Les États AOA signataires assument les tâches de secrétaire sur la base d’un roulement.
Article 8
Documents
Lorsque les délibérations du comité de coopération douanière se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétaire comme documents du comité de coopération douanière, au plus tard 14 jours avant le début de la réunion.
Article 9
Correspondance
1. Toute correspondance adressée au comité de coopération douanière est transmise au secrétaire du comité de coopération douanière.
2. Le secrétaire veille à ce que la correspondance adressée au comité de coopération douanière soit transmise aux coprésidents du comité et diffusée, le cas échéant, comme documents visés à l’article 8.
3. Les éléments relatifs à la correspondance des coprésidents du comité de coopération douanière sont envoyés aux parties par le secrétaire et diffusés, s’il y a lieu, comme documents visés à l’article 8.
Article 10
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétaire du comité de coopération douanière établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, sur la base de propositions faites par les parties. Cet ordre du jour est transmis par le secrétaire du comité de coopération douanière aux parties, au plus tard trois semaines avant le début de la réunion.
2. L’ordre du jour provisoire annoté comprend les points pour lesquels une demande d’inscription est parvenue au secrétaire plus tard un mois avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus au secrétaire au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.
3. L’ordre du jour est arrêté par le comité de coopération douanière au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.
4. La présidence du comité de coopération douanière, en accord avec les parties, peut inviter des experts à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.
5. En accord avec les parties, le secrétaire peut réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.
Article 11
Compte rendu
1. Un projet de compte rendu de chaque réunion est rédigé par le secrétaire dans les meilleurs délais, normalement dans le mois qui suit la réunion.
2. En règle générale, le compte rendu résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) tous les documents soumis au comité de coopération douanière;
b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité de coopération douanière;
c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le compte rendu contient aussi une liste des participants à la réunion du comité de coopération douanière et une liste des observateurs éventuels.
4. L’approbation du compte rendu est confirmée par écrit par les États AOA signataires et la partie UE, et ce, dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Une fois approuvé, le compte rendu est signé par le secrétaire. Les États AOA signataires et la partie UE reçoivent un original de ces documents authentiques.
Article 12
Décisions et recommandations
1. Le comité de coopération douanière adopte des décisions et des recommandations par consensus.
2. Entre les réunions, le comité de coopération douanière peut, si les deux parties y consentent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les parties.
3. Les décisions et recommandations du comité de coopération douanière portent respectivement le titre «décision» et «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
4. Les décisions et recommandations adoptées par le comité de coopération douanière sont authentifiées par un représentant des États AOA signataires et par un représentant de la Commission européenne, au nom de la partie UE.
5. Les décisions et recommandations sont transmises aux parties et au comité APE comme documents du comité de coopération douanière.
Article 13
Publicité
1. Sauf décision contraire, les réunions du comité de coopération douanière ne sont pas publiques.
2. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du comité de coopération douanière.
Article 14
Langues
1. Les langues de travail du comité de coopération douanière sont les langues officielles communes aux parties, en l’occurrence l’anglais et le français.
2. Le comité de coopération douanière délibère et adopte ses décisions sur la base de documents et de propositions présentés autant que possible dans les deux langues visées au paragraphe 1. Les décisions et recommandations sont formulées dans les deux langues visées au paragraphe 1.
Article 15
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité de coopération douanière, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à l’interprétation lors des réunions et à la traduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir d’autres langues officielles de l’Union européenne ou vers ces langues sont prises en charge par la partie UE.
Article 16
Rapports
Le comité de coopération douanière rend compte au comité APE.
Article 17
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par le comité APE. Le comité de coopération douanière peut soumettre des recommandations au comité APE proposant de modifier le règlement intérieur.