RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT CONJOINT
institué en vertu de l’accord intérimaire établissant le cadre d’un accord de partenariat économique entre les États d’Afrique orientale et australe, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part
Article premier
Champ d’application
Le présent règlement intérieur s’applique aux procédures relatives à toute réunion du comité de développement conjoint.
Article 2
Rôle du comité de développement conjoint
Le comité de développement conjoint est établi à titre de sous-comité du comité APE. Conformément à l’article 52 de l’accord, il examine les questions de coopération au développement liées à la mise en œuvre dudit accord.
Article 3
Composition et présidence
1. Le comité de développement conjoint se compose, d’une part, de représentants des États d’Afrique orientale et australe signataires (ci-après dénommés «États AOA signataires») et de représentants de la partie UE, d’autre part.
2. Toute référence aux «parties» dans le présent règlement intérieur correspond à la définition donnée à l’article 61 de l’accord.
3. Le comité de développement conjoint est coprésidé par un représentant des États AOA signataires et un représentant de la Commission européenne, au nom de la partie UE. Les États AOA signataires assument la présidence sur la base d’un roulement annuel.
Article 4
Observateurs
1. Des représentants du Marché commun d’Afrique orientale et australe (COMESA) et de la Commission de l’océan Indien (COI) sont invités à participer aux réunions du comité de développement conjoint en qualité d’observateurs.
2. Le secrétaire du comité de développement conjoint notifie les représentants du COMESA et de la COI toute réunion du comité de développement conjoint, de sorte qu’ils puissent y participer en tant qu’observateurs.
3. Les parties peuvent décider collectivement d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc. Ces observateurs peuvent participer aux réunions sur invitation d’un coprésident et après approbation du comité de développement conjoint.
4. Le comité de développement conjoint peut décider de fermer aux observateurs toute partie de réunion durant laquelle sont traitées des questions sensibles.
Article 5
Réunions
1. Sauf disposition contraire de l’accord, le comité de développement conjoint se réunit à la demande d’une partie. Si les deux parties y consentent, les réunions du comité du développement conjoint peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence. Dans ce cas, chaque partie prend à sa charge les frais qu’elle engage pour la tenue de telles réunions, sauf décision contraire.
2. Chaque réunion du comité du développement conjoint se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.
3. Les réunions du comité du développement conjoint sont convoquées par le secrétaire du comité du développement conjoint.
Article 6
Délégations
Avant chaque réunion, les coprésidents du comité du développement conjoint sont informés de la composition prévue des délégations des États AOA signataires et de la partie UE.
Article 7
Secrétariat
Le secrétariat du comité du développement conjoint est assuré à tour de rôle, par période de douze mois, par des fonctionnaires des États AOA signataires et de la Commission européenne. Les États AOA signataires peuvent être assistés du secrétariat COMESA. Ces périodes coïncident avec l’exercice alterné du secrétariat du comité APE par les États AOA signataires par la partie UE. Les États AOA signataires assument les tâches de secrétaire sur la base d’un roulement.
Article 8
Documents
Lorsque les délibérations du comité de développement conjoint se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétaire comme documents du comité de développement conjoint, au plus tard 14 jours avant le début de la réunion.
Article 9
Correspondance
1. Toute correspondance adressée au comité de développement conjoint est transmise au secrétaire du comité de développement conjoint.
2. Le secrétaire veille à ce que la correspondance adressée au comité de développement conjoint soit transmise aux coprésidents du comité et diffusée, le cas échéant, comme documents visés à l’article 8.
3. Les éléments relatifs à la correspondance des coprésidents du comité du développement conjoint sont envoyés aux parties par le secrétaire et diffusés, s’il y a lieu, comme documents visés à l’article 8.
Article 10
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétaire du comité de développement conjoint établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion sur la base de propositions faites par les parties. Cet ordre du jour est transmis par le secrétaire du comité de développement conjoint aux parties, au plus tard trois semaines avant le début de la réunion.
2. L’ordre du jour provisoire annoté comprend les points pour lesquels une demande d’inscription est parvenue au secrétaire au plus tard un mois avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus au secrétaire au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.
3. L’ordre du jour est adopté par le comité de développement conjoint au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.
4. Les coprésidents du comité de développement conjoint, en accord avec les parties, peuvent inviter des experts à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.
5. En accord avec les parties, le secrétaire peut réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.
Article 11
Compte rendu
1. Un projet de compte rendu de chaque réunion est rédigé par le secrétaire dans les meilleurs délais, normalement dans le mois qui suit la réunion.
2. En règle générale, le compte rendu résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) tous les documents soumis au comité de développement conjoint;
b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité de développement conjoint;
c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le compte rendu contient aussi une liste des participants à la réunion du comité de développement conjoint et une liste des observateurs éventuels.
4. L’approbation du compte rendu est confirmée par écrit par les États AOA signataires et par la partie UE, et ce, dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Une fois approuvé, le compte rendu est signé par le secrétaire. Les États AOA signataires et la partie UE reçoivent un original de ces documents authentiques.
Article 12
Recommandations
1. Le comité de développement conjoint adopte des recommandations par consensus.
2. Entre les réunions, le comité de développement conjoint peut, si les deux parties en conviennent, adopter des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les parties.
3. Les recommandations du comité de développement conjoint portent le titre «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une description de leur objet.
4. Les recommandations adoptées par le comité de développement conjoint sont authentifiées par un représentant des États AOA signataires et par un représentant de la Commission européenne, au nom de la partie UE.
5. Les recommandations sont transmises aux parties comme documents du comité de développement conjoint et sont soumises pour examen au comité APE.
Article 13
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Sauf décision contraire, les réunions du comité de développement conjoint ne sont pas publiques.
Article 14
Langues
1. Les langues de travail du comité de développement conjoint sont les langues officielles communes aux parties, en l’occurrence l’anglais et le français.
2. Le comité de développement conjoint délibère et adopte ses recommandations sur la base de documents et de propositions présentés autant que possible dans les deux langues visées au paragraphe 1. Les recommandations sont formulées dans les deux langues visées au paragraphe 1.
Article 15
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité de développement conjoint, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de déplacement et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à l’interprétation lors des réunions et à la traduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir d’autres langues officielles de l’Union européenne ou vers ces langues sont prises en charge par la partie UE.
Article 16
Rapports
Le comité de développement conjoint rend compte au comité APE.
Article 17
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par le comité APE. Le comité de développement conjoint peut soumettre des recommandations au comité APE proposant de modifier le règlement intérieur.