1. Les coprésidents veillent à ce que les travaux du collège facilitent la réalisation des tâches conformément au règlement (UE) no 648/2012.
2. Le collège informe l’AEMF de toute tâche qu’il accomplit conformément au paragraphe 1. L’AEMF coordonne le suivi des tâches réalisées par un collège et veille à ce que ses objectifs correspondent le plus possible à ceux des autres collèges.
3. Les coprésidents veillent au moins à ce que:
a) les objectifs de chaque réunion ou activité du collège soient clairement définis;
b) les réunions ou activités du collège restent efficaces tout en faisant en sorte que tous les membres du collège soient pleinement informés des activités du collège qui les concernent;
c) le calendrier des réunions ou des activités du collège soit établi de telle manière que leur résultat contribue à l’exercice la surveillance de la contrepartie centrale;
d) la contrepartie centrale et les autres parties prenantes clés aient une compréhension claire du rôle et du fonctionnement du collège;
e) les activités du collège soient régulièrement réexaminées et, si le collège ne fonctionne pas de manière efficace, des mesures correctives soient prises;
f) le programme contienne une réunion annuelle de planification de gestion de crise entre membres du collège, en collaboration avec la contrepartie centrale si nécessaire.
4. Pour garantir l’efficacité et l’efficience des travaux du collège, les coprésidents assument le rôle de point de contact central pour toute question relative à l’organisation pratique du collège. Les coprésidents accomplissent au moins les tâches suivantes:
a) élaborer, actualiser et diffuser la liste de contact des membres du collège;
b) préparer et diffuser le programme ainsi que la documentation pour les réunions et les activités du collège;
b bis) discuter de la mise en œuvre des priorités annuelles en matière de surveillance visées à l’article 24 bis, paragraphe 7, point b bis), du règlement (UE) no 648/2012;
c) établir les comptes rendus des réunions et officialiser les points d’action;
d) gérer le site web du collège, le cas échéant;
e) si nécessaire, fournir des informations et des équipes spécialisées, s’il y a lieu, pour assister le collège dans ses tâches;
f) assurer une diffusion adéquate et en temps utile de toutes les informations aux membres du collège.
Aux fins du point b), les coprésidents diffusent suffisamment à l’avance un projet de programme pour chaque réunion du collège, sauf pour les réunions convoquées en situation d’urgence, afin de permettre aux membres du collège de contribuer à l’établissement de l’ordre du jour, notamment en y ajoutant des points.
Le programme est finalisé par les coprésidents et diffusé auprès des membres du collège suffisamment longtemps avant chaque réunion du collège. Les coprésidents et les autres membres du collège diffusent suffisamment à l’avance toute information à examiner lors d’une réunion du collège.
Aux fins du point c), l’autorité compétente de la contrepartie centrale diffuse les comptes rendus des réunions auprès des membres du collège une fois ceux-ci approuvés par les coprésidents et dès que possible après chaque réunion, et donne aux membres du collège suffisamment de temps pour formuler leurs commentaires.
5. La fréquence des réunions du collège est décidée par les coprésidents en fonction de la taille de la contrepartie centrale, de sa nature, de son importance et de sa complexité, des répercussions systémiques de la contrepartie centrale sur les différents ressorts territoriaux et monnaies, des éventuelles incidences des activités de la contrepartie centrale, des circonstances externes et des demandes potentielles des membres du collège. Le collège se réunit au moins une fois par an et, si les coprésidents le jugent nécessaire, à chaque fois qu’une décision doit être prise conformément aux dispositions du règlement (UE) no 648/2012. Les coprésidents organisent régulièrement, et au moins une fois par an, des réunions entre les membres du collège et les instances dirigeantes de la contrepartie centrale.
Les membres du collège peuvent demander que les coprésidents organisent une réunion du collège. Les coprésidents motivent dûment tout rejet d’une telle demande.
6. L’accord écrit visé à l’article 2 prévoit un quorum de deux tiers pour les réunions du collège.
7. Les coprésidents s’efforcent de garantir que le quorum est atteint à chaque réunion du collège, afin que les décisions puissent être prises. À défaut, les coprésidents veillent à ce que toute décision devant être prise soit reportée jusqu’à ce que le quorum soit atteint, en tenant compte des délais applicables définis dans le règlement (UE) no 648/2012.
8. Le collège peut voter par procédure écrite sur proposition des coprésidents ou à la demande d’un membre du collège.