1. À l’issue d’une enquête effectuée par l’Office, un rapport est établi sous l’autorité du directeur général. Ce rapport fait le point sur la base juridique de l’enquête, les phases procédurales qui ont été suivies, les faits constatés et leur qualification juridique préliminaire, l’incidence financière estimée des faits constatés, le respect des garanties de procédure conformément à l’article 9 ainsi que les conclusions de l’enquête.
Le rapport est accompagné, s’il y a lieu, des recommandations du directeur général relatives aux suites qu’il convient de donner. Ces recommandations indiquent, le cas échéant, les mesures disciplinaires, administratives, financières ou judiciaires que doivent prendre les institutions, organes et organismes ainsi que les autorités compétentes des États membres concernés, et précisent en particulier le montant estimé des sommes à recouvrer et la qualification juridique préliminaire des faits constatés.
2. Lors de l’élaboration des rapports et recommandations visés au paragraphe 1, il est tenu compte des dispositions pertinentes du droit de l’Union et, dans la mesure où il s’applique, du droit national de l’État membre concerné.
Les rapports établis sur la base du premier alinéa, de même que tous les éléments de preuve à l’appui de ces rapports et qui y sont annexés, constituent des éléments de preuve recevables:
a) dans les procédures judiciaires de nature non pénale devant les juridictions nationales, ainsi que dans les procédures administratives dans les États membres;
b) dans les procédures pénales de l’État membre où leur utilisation s’avère nécessaire, au même titre et dans les mêmes conditions que les rapports administratifs établis par les contrôleurs administratifs nationaux, et sont soumis aux mêmes règles d’appréciation que celles applicables aux rapports administratifs établis par les contrôleurs administratifs nationaux et ont la même force probante que ceux-ci;
c) dans les procédures judiciaires devant la CJUE et dans les procédures administratives devant les institutions, organes et organismes.
Les États membres notifient à l’Office toute disposition du droit national pertinente aux fins du deuxième alinéa, point b).
En ce qui concerne le deuxième alinéa, point b), les États membres communiquent à l’Office, à la demande de celui-ci, la décision définitive de la juridiction nationale une fois que la procédure judiciaire concernée est définitivement achevée et que la décision de justice définitive est devenue publique.
Le présent règlement ne porte pas atteinte au pouvoir dont disposent la CJUE, les juridictions nationales et les instances compétentes dans les procédures administratives et pénales d’apprécier librement la valeur probante des rapports établis par l’Office.
2 bis.
L’Office prend les mesures appropriées pour veiller à la qualité constante de ses recommandations et rapports visés au paragraphe 1.
3. Les rapports et les recommandations établis à la suite d’une enquête externe et tout document utile y afférent sont transmis aux autorités compétentes des États membres concernés conformément à la réglementation relative aux enquêtes externes et, s’il y a lieu, à l’institution, l’organe ou l’organisme concernés. Les autorités compétentes de l’État membre concerné et, le cas échéant, l’institution, l’organe ou l’organisme donnent aux enquêtes externes les suites que leurs résultats appellent, et en informe l’Office, dans le délai qui est fixé dans les recommandations accompagnant le rapport ainsi qu’à la demande de l’Office. Les États membres peuvent indiquer à l’Office quelles sont les autorités nationales compétentes pour traiter ces rapports, recommandations et documents.
4. Les rapports et recommandations élaborés à la suite d’une enquête interne et tout document utile y afférent sont transmis à l’institution, à l’organe ou à l’organisme concerné. Cette institution, cet organe ou cet organisme donne aux enquêtes internes les suites, notamment disciplinaires et judiciaires, que leurs résultats appellent, et en rend compte à l’Office, dans un délai qui est fixé dans les recommandations accompagnant le rapport ainsi que sur demande de l’Office.
5. Lorsque le rapport établi à la suite d’une enquête interne révèle l’existence de faits susceptibles de donner lieu à des poursuites pénales, cette information, assortie de recommandations, est transmise sans retard aux autorités judiciaires de l’État membre concerné, sans préjudice des articles 12 quater et 12 quinquies.
À la demande de l’Office, les autorités compétentes des États membres concernés envoient à l’Office, dans un délai fixé dans les recommandations, des informations sur les suites éventuellement données, ainsi que les raisons de l’absence de mise en œuvre des recommandations, le cas échéant, après la transmission par l’Office de toute information conformément au premier alinéa du présent paragraphe.
7. Sans préjudice du paragraphe 4, si, à l’issue d’une enquête, aucune charge ne peut être retenue contre la personne concernée, le directeur général clôt l’enquête portant sur cette personne et l’en informe dans un délai de dix jours ouvrables.
8. Lorsqu’un informateur a transmis à l’Office des informations qui ont conduit à l’enquête, l’Office informe l’informateur que l’enquête a été clôturée, à moins qu’il ne considère que cette information est de nature à porter préjudice aux intérêts légitimes de la personne concernée et à l’efficacité de l’enquête et de ses suites, ou aux exigences de confidentialité.