1. La Commission, l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO) et les autorités douanières des États membres s’informent mutuellement en cas d’indisponibilité de COPIS, de l’IPEP pour COPIS ou des portails nationaux destinés aux opérateurs à la suite d’une défaillance temporaire.
2. Si la défaillance temporaire de COPIS ou de l’un des portails destinés aux opérateurs mentionnée au paragraphe 1 est d’une durée de 24 heures au moins, les formulaires établis aux annexes I et II peuvent être remplis de manière lisible sur papier et présentés par des moyens autres que des techniques de traitement électronique des données.
3. L’acceptation des formulaires papier est soumise à l’approbation des autorités douanières compétentes.
4. Les demandeurs ou leurs représentants remplissent les formulaires figurant aux annexes I et II sur papier conformément à la notice d’utilisation figurant à l’annexe III.
5. Les demandeurs ou leurs représentants remplissent les formulaires sur papier à l’encre et en caractères d’imprimerie.
6. Les formulaires remplis sur papier ne doivent comporter ni ratures, ni surcharges, ni autres altérations et doivent être établis en deux exemplaires.
7. Les demandeurs ou leurs représentants mettent les informations contenues dans les demandes et les demandes de modification ou de prolongation présentées conformément au paragraphe 2 à disposition sur le portail approprié destiné aux opérateurs dans un délai de sept jours ouvrables à compter de la date à laquelle les systèmes électroniques correspondants sont de nouveau accessibles.