1. L’Institut est doté d’un conseil d’administration qui approuve son programme de travail annuel et à long terme ainsi que le budget approprié. Le conseil d’administration est une enceinte au sein de laquelle sont discutées les questions touchant à la mission, aux tâches, au fonctionnement et au personnel de l’Institut.
2. Le conseil d’administration est présidé par le haut représentant ou son représentant. Le service européen pour l’action extérieure (SEAE) assure les fonctions de secrétariat du conseil d’administration.
3. Le conseil d’administration se compose d’un représentant désigné par chaque État membre. Chaque membre du conseil d’administration peut être représenté ou accompagné par un suppléant. La Commission, qui participe aux travaux du conseil d’administration, désigne également un représentant.
4. Le directeur de l’Institut ou le représentant du directeur assiste, en règle générale, aux réunions du conseil d’administration. Le directeur général de l’état-major militaire et le président du comité militaire, ou leurs représentants, peuvent également assister à ces réunions.
5. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité qualifiée par les représentants des États membres, les votes étant pondérés conformément à l’article 16, paragraphes 4 et 5, du traité sur l’Union européenne (TUE), sans préjudice de l’article 11, paragraphes 2 et 3, de la présente décision. Le conseil d’administration arrête son règlement intérieur.
6. Le conseil d’administration peut décider de créer des groupes de travail ad hoc ou des comités permanents, qui traitent de sujets ou de questions spécifiques relevant de ses compétences générales et agissent sous son contrôle. La décision portant création d’un tel groupe de travail ou comité fixe son mandat, sa composition et sa durée.
7. Le conseil d’administration est convoqué par le président au moins deux fois par an. Il est également convoqué à la demande d’au moins un tiers de ses membres.