Article premier
Composition et présidence
1. Le comité «Coopération culturelle» (ci-après dénommé «comité»), prévu à l'article 3, paragraphe 1, du protocole relatif à la coopération dans le domaine culturel (ci-après dénommé «protocole») joint à l'accord de libre-échange entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Corée, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), exerce l'ensemble des fonctions du comité «Commerce» pour ce qui concerne le protocole, conformément à l'article 3, paragraphe 3, du protocole et supervise la mise en œuvre du protocole.
2. Le comité est composé, d'une part, de représentants de la Commission et des États membres, qui peuvent être représentés, pour les questions relevant de ses domaines de compétences, par la présidence du Conseil de l'Union européenne, et, d'autre part, de représentants de la Corée. Conformément à l'article 3, paragraphe 1, du protocole, ces représentants sont de hauts responsables des services administratifs de chaque partie, spécialisés et ayant de l'expérience dans les pratiques et affaires culturelles.
3. Le comité est coprésidé par le directeur général de la division de la politique de contenu du ministère coréen de la culture, des sports et du tourisme et le directeur de la culture et des médias de la direction générale de l'éducation et de la culture de la Commission européenne. Chaque président peut se faire représenter par des personnes désignées à cet effet.
Article 2
Représentation
1. Chaque partie informe l'autre partie de la liste de ses membres siégeant au comité. Cette liste est gérée par le secrétariat du comité.
2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique le nom de ce dernier à la présidence du comité avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le suppléant d'un membre du comité exerce tous les droits de ce membre.
Article 3
Réunions
1. Le comité se réunit au moins une fois par an et, au besoin, à la demande de l'une ou l'autre partie. Les réunions ont lieu à Bruxelles ou à Séoul alternativement, à moins que les parties n'en conviennent autrement. Si les deux parties y consentent, les réunions du comité peuvent se dérouler par vidéoconférence ou téléconférence.
2. Chaque réunion du comité est convoquée par le secrétariat du comité, à une date et en un lieu convenus entre les deux parties. La convocation à la réunion est adressée par le secrétariat du comité aux membres du comité au plus tard trois mois avant le début de la session, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
Article 4
Délégation
Les membres du comité peuvent être accompagnés de fonctionnaires. Avant chaque réunion, la présidence du comité est informée de la composition prévue des délégations y assistant.
Article 5
Observateurs et experts
La présidence du comité peut inviterdes observateurs et des experts à assister aux réunions du comité sur une base ad hoc.
Article 6
Secrétariat
Les points de contact internes visés à l'article 3, paragraphe 4, du protocole assurent conjointement le secrétariat du comité.
Article 7
Documents
Lorsque les délibérations du comité se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat comme documents du comité.
Article 8
Correspondance
1. La correspondance adressée à la présidence du comité est transmise au secrétariat pour être diffusée aux membres du comité.
2. La correspondance de la présidence du comité est envoyée aux destinataires par le secrétariat et numérotée et diffusée, s'il y a lieu, aux autres membres du comité.
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat du comité établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis, de même que les documents y afférents, aux membres et à la présidence du comité au plus tard deux mois avant le début de la réunion.
2. L'ordre du jour est adopté par le comité au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.
3. La présidence du comité peut, d'un commun accord, réduire le délai visé au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.
Article 10
Procès-verbal
1. Le secrétariat du comité rédige le projet de procès-verbal de chaque réunion, normalement dans les 21 jours suivant la fin de la réunion.
2. En règle générale, le procès-verbal résume chaque point de l'ordre du jour, en précisant le cas échéant:
a) les documents soumis au comité;
b) toute déclaration dont l'inscription a été demandée par un membre du comité; ainsi que
c) les décisions adoptées, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.
3. Le procès-verbal comprend aussi la liste de toutes les personnes qui ont participé à la réunion.
4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les deux parties dans un délai de 28 jours à compter de la date de la réception du projet de procès-verbal ou à toute autre date convenue par les parties. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat du comité et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Des copies du procès-verbal signé sont transmises aux membres du comité.
Article 11
Décisions et recommandations
1. Aux fins de réaliser les objectifs du protocole, le comité peut disposer du pouvoir de prendre des décisions ou des recommandations dans tous les cas prévus par le protocole.
2. Le comité adopte des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties. Ces actes sont appelés respectivement «décision» et «recommandation».
3. Entre les réunions, le comité peut, si les deux parties y consentent, adopter des décisions ou formuler des recommandations selon la procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les présidents du comité. Le secrétariat du comité transmet les décisions ou recommandations soumises à la procédure écrite à ses membres au moins deux mois avant la date de leur adoption. Le secrétariat du comité constate l'achèvement de la procédure écrite et en informe les membres du comité.
4. Le secrétariat du comité attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d'ordre, mentionne la date d'adoption, donne une indication de l'objet et la communique aux membres du comité. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.
5. Les décisions et recommandations adoptées par le comité sont authentifiées par deux copies faisant foi signées par les présidents du comité.
Article 12
Publicité et confidentialité
1. Sauf décision contraire, les réunions du comité ne sont pas publiques.
2. Lorsqu'une partie communique au comité des informations considérées comme confidentielles en vertu de sa législation et de sa réglementation, l'autre partie traite ces informations comme étant confidentielles.
3. Chacune des parties peut décider de la publication des décisions et des recommandations du comité dans son journal officiel respectif.
Article 13
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de déplacement et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui accueille la réunion.