1. L'inscription des signalements est soumise aux règles suivantes:
a) lorsqu'il envisage de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, l'ordonnateur compétent donne d'abord à la personne concernée la possibilité d'exprimer son point de vue par écrit. À cet effet, l'ordonnateur compétent accorde à la personne un délai minimal de 14 jours civils. Dans le même temps, l'ordonnateur compétent informe la personne qu'en l'absence de réponse, le signalement sera inscrit.
Le cas échéant, l'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité d'exprimer son point de vue sur la base des informations fournies par l'OLAF;
b) si la personne présente des observations et que celles-ci ne modifient pas l'évaluation de l'ordonnateur compétent, ce dernier demande au comptable d'activer le signalement.
Si la personne présente des observations et que l'ordonnateur compétent estime que celles-ci rendent le signalement disproportionné ou inutile, le signalement ne sera pas activé et la personne en sera informée.
Le comptable confirme, le cas échéant, l'inscription du signalement dans le SAP à l'ordonnateur compétent;
c) l'ordonnateur compétent informe la personne de l'activation du signalement et de sa durée. Cependant, cette information n'est pas nécessaire lorsque la personne n'a pas répondu à l'invitation de présenter ses observations par écrit.
2. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, point e), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, dans l'attente de la décision sur la durée de l'exclusion, avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue. L'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité de présenter son point de vue sur la durée de l'exclusion.
3. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les situations visées à l'article 106, paragraphe 1, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue s'il est en possession d'un document officiel établissant la situation. L'ordonnateur compétent informe la personne de l'inscription de l'avis d'exclusion.
4. L'ordonnateur compétent peut exceptionnellement différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue par écrit avant de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, pour autant qu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures juridiques nationales, tout en poursuivant l'inscription du signalement.
5. Lorsqu'il informe l'ordonnateur compétent conformément à l'article 13, l'OLAF indique s'il y a lieu de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures judiciaires nationales et de différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue.
6. La personne a la possibilité d'exprimer son point de vue dès que les motifs de protection de l'enquête ou des procédures juridiques nationales ont cessé d'exister.