1. L'ordonnateur compétent informe les personnes concernées que des données qui se rapportent à elles peuvent être introduites dans le SAP et indique à qui ces données peuvent être communiquées. Ces informations générales sont communiquées par écrit, notamment dans le cadre des appels d'offres, des appels à propositions et des concours dotés de prix et, en l'absence d'appels, avant la passation de marchés ou l'octroi de subventions.
2. L'ordonnateur compétent qui demande l'inscription d'un signalement est responsable des relations avec la personne dont les données sont introduites dans le SAP. Il répond aux demandes de la personne concernée visant à rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes, ainsi qu'à toute autre demande ou question émanant de cette personne.
3. Une personne peut également demander par écrit au comptable si elle figure dans le SAP.
Le comptable fournit cette information sauf si l'ordonnateur compétent, en accord avec l'OLAF le cas échéant, décide que les restrictions énoncées à l'article 20, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent.
4. Les signalements supprimés sont uniquement accessibles à des fins d'audit et d'enquête et ne sont pas consultables par les utilisateurs du SAP.
Toutefois, les données personnelles contenues dans les signalements qui se rapportent à des personnes physiques ne demeurent accessibles à ces fins que pendant les cinq années qui suivent la suppression du signalement.