(85) Il importe que les décisions des pouvoirs adjudicateurs soient fondées sur des informations récentes, notamment en ce qui concerne les motifs d’exclusion, étant donné que des changements importants peuvent intervenir très rapidement, par exemple en cas de difficultés financières qui auraient pour conséquence que l’opérateur économique ne remplirait pas les conditions requises ou, inversement, parce qu’une dette en cours en matière de cotisations sociales aurait entre-temps été payée. Il est donc préférable que, dans la mesure du possible, les pouvoirs adjudicateurs vérifient ces informations en consultant les bases de données pertinentes, qui devraient être nationales, c’est-à-dire administrées par des pouvoirs publics. À ce jour, il pourrait subsister des cas où il n’est pas encore possible de procéder de la sorte pour des raisons techniques. Par conséquent, il conviendrait que la Commission envisage d’encourager les mesures susceptibles de faciliter un recours aisé, par voie électronique, à des informations actualisées, comme le renforcement d’outils donnant accès à des dossiers virtuels d’entreprise, des moyens permettant de renforcer l’interopérabilité entre les bases de données ou d’autres mesures d’accompagnement analogues.
Il convient également de prévoir que les pouvoirs adjudicateurs ne devraient pas demander à avoir accès à des documents qui sont toujours valables et déjà en leur possession dans le cadre de procédures de passation de marchés antérieures. Il convient toutefois également de veiller à ce que, dans ce contexte, les pouvoirs adjudicateurs ne soient pas confrontés à une charge disproportionnée en matière d’archivage et de classement. Par conséquent, cette obligation ne devrait s’appliquer que lorsque l’utilisation de moyens électroniques de communication sera obligatoire, dès lors que la gestion électronique des documents facilitera considérablement l’accomplissement de cette tâche pour les pouvoirs adjudicateurs.