1. La Commission, les autorités désignées par l'État membre conformément à l'article 59, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil, à l'article 123 du règlement (UE) no 1303/2013 et à l'article 65, paragraphe 2, du règlement (UE) no 1305/2013, ainsi que les organes auxquels ces autorités ont délégué ces tâches, saisissent dans SFC2014 les informations qu'elles ont la responsabilité de transmettre et toute mise à jour les concernant.
2. Toute transmission d’informations à la Commission est vérifiée et envoyée par une personne autre que la personne ayant effectué la saisie des données relatives à cette transmission. Cette séparation des tâches est étayée par SFC2014 ou par les systèmes d'information de l'État membre pour la gestion et le contrôle automatiquement connectés à SFC2014.
3. Les États membres désignent, au niveau national ou régional, ou à la fois aux niveaux national et régional, une ou plusieurs personnes responsables de la gestion des droits d’accès à SFC2014 qui effectuent les tâches suivantes:
a) identifier les utilisateurs qui demandent l’accès, en vérifiant que ces utilisateurs sont employés par l’organisation;
b) informer les utilisateurs de leurs obligations afin de préserver la sécurité du système;
c) vérifier que les utilisateurs ont le droit de disposer du niveau de privilège requis, en fonction de leurs tâches et de leur position hiérarchique;
d) demander la suppression des droits d’accès lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires ou justifiés;
e) signaler sans retard des événements suspects susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système;
f) veiller à l’exactitude constante des données d’identification des utilisateurs, en signalant tous les changements;
g) prendre les précautions nécessaires en matière de protection des données et de confidentialité commerciale conformément au droit de l’Union et à la réglementation nationale;
h) informer la Commission de tout changement concernant la capacité des autorités de l'État membre ou des utilisateurs de SFC2014 à exercer les responsabilités visées au paragraphe 1 ou leur capacité personnelle à exercer les responsabilités visées aux points a) à g).
4. Les échanges de données et les transactions portent une signature électronique obligatoire au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil. Les États membres et la Commission reconnaissent la validité juridique et l’admissibilité de la signature électronique utilisée dans SFC2014 comme preuve en justice.
Les informations traitées par SFC2014 respectent la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des individus, de même que la confidentialité commerciale des entités juridiques, conformément à la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil, à la directive 2009/136/CE du Parlement européen et du Conseil, à la directive 1995/46/CE du Parlement européen et du Conseil et au règlement (CE) no 45/2001.