Critères de désignation de l'autorité de gestion et de l'autorité de certification
1. Environnement de contrôle interne
i) existence d'une structure organisationnelle englobant les fonctions de l'autorité de gestion et de l'autorité de certification et la répartition des fonctions au sein de chacune d'elles, dans le respect, le cas échéant, du principe de séparation des fonctions;
ii) cadre permettant, en cas de délégation de tâches à des organismes intermédiaires, de définir leurs responsabilités et obligations respectives, de vérifier s'ils ont les moyens d'effectuer les tâches déléguées et s'il existe des procédures de communication d'informations;
iii) procédures de communication d'informations et de suivi concernant les irrégularités et la répétition de l'indu;
iv) plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences techniques nécessaires, à différents niveaux et pour différentes fonctions au sein de l'organisation.
2. Gestion des risques
En tenant compte du principe de proportionnalité, cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans les activités.
3. Activités de gestion et de contrôle
A. Autorité de gestion
i) procédures relatives aux demandes de subventions, à l'évaluation des demandes, à la sélection en vue d'un financement, comprenant des instructions et orientations visant à ce que les opérations contribuent à la réalisation des objectifs spécifiques et des résultats du programme opérationnel conformément aux dispositions de l'article 29, paragraphe 3, point b), du présent règlement;
ii) procédures relatives aux vérifications concernant la gestion, y compris des vérifications administratives concernant chaque demande de remboursement présentée par les bénéficiaires et les vérifications sur place portant sur les opérations;
iii) procédures de traitement des demandes de remboursement présentées par les bénéficiaires et d'autorisation de paiements;
iv) procédures relatives à un système de collecte, d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération, y compris, le cas échéant, des données relatives à certains participants et une ventilation des données concernant les indicateurs selon le sexe, si besoin est, et permettant de garantir que la sécurité des systèmes est conforme aux normes internationalement reconnues;
v) procédures établies par l'autorité de gestion afin que les bénéficiaires tiennent à jour soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à une opération;
vi) procédures relatives à la mise en place de mesures antifraude efficaces et proportionnées;
vii) procédures qui garantissent une piste d'audit et un système d'archivage adéquats;
viii) procédures relatives à l'établissement de la déclaration d'assurance de gestion, à la communication d'informations sur les contrôles effectués et les faiblesses détectées et du résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués;
ix) procédures assurant que le bénéficiaire reçoit un document précisant les conditions de l'aide pour chaque opération.
B. Autorité de certification
i) procédures relatives à la certification des demandes de paiement intermédiaire à présenter à la Commission;
ii) procédures visant à établir les comptes et à en certifier l'exactitude, l'intégralité et la véracité, ainsi qu'à certifier que les dépenses sont conformes au droit applicable compte tenu des résultats de l'ensemble des audits;
iii) procédures visant à garantir une piste d'audit adéquate en tenant une comptabilité informatisée mentionnant notamment les montants à recouvrer, les montants recouvrés et les montants retirés pour chaque opération;
iv) le cas échéant, procédures visant à assurer que l'autorité de certification reçoit des informations appropriées de la part de l'autorité de gestion sur les vérifications effectuées, ainsi que les résultats des audits réalisés par l'autorité d'audit ou sous sa responsabilité.
4. Contrôle
A. Autorité de gestion
i) le cas échéant, procédures relatives au soutien des travaux du comité de suivi;
ii) procédures relatives à l'établissement des rapports annuels de mise en œuvre et du rapport final de mise en œuvre, ainsi qu'à la présentation de ces rapports à la Commission.
B. Autorité de certification
Procédures relatives à l'exercice de ses responsabilités concernant le suivi des résultats des contrôles de gestion et des résultats des audits effectués par l'autorité d'audit ou sous sa responsabilité avant la présentation de demandes de paiement à la Commission.