A. INTRODUCTION ET PRINCIPES GÉNÉRAUX
1. Lorsqu'une modification substantielle a des effets sur plus d'un essai clinique du même promoteur et du même médicament expérimental, le promoteur peut déposer une seule demande d'autorisation pour la modification substantielle. La lettre d'accompagnement contient une liste de tous les essais cliniques concernés par la demande de modification substantielle, avec les numéros d'essai UE et les numéros de codes de modification respectifs de chacun de ces essais cliniques.
2. La demande est signée par le promoteur ou son représentant. Par cette signature, le promoteur confirme s'être assuré que:
a) les informations fournies sont complètes;
b) les documents joints contiennent représente un tableau fidèle des informations disponibles; et que
c) l'essai clinique sera conduit conformément aux documents modifiés.
B. LETTRE D'ACCOMPAGNEMENT
3. La lettre d'accompagnement comporte les informations suivantes:
a) en objet, le numéro UE d'essai ainsi que le titre de l'essai clinique et le numéro de code de la modification substantielle permettant l'identification unique de celle-ci, et qui sont utilisés de manière cohérente dans l'ensemble du dossier de demande;
b) l'identification du demandeur;
c) l'identification de la modification substantielle (numéro de code de la modification substantielle du promoteur et date). La modification peut se rapporter à plusieurs changements effectués dans le protocole ou dans les documents justificatifs scientifiques;
d) l'identification, mise en évidence, de tout point spécifique lié à la modification et à l'indication de l'endroit où se trouve l'information ou le texte pertinent dans le dossier de demande initial;
e) l'identification de toute information ne figurant pas dans le formulaire de demande de modification et susceptible d'avoir des incidences sur le risque pour les participants à l'essai; et
f) le cas échéant, une liste de tous les essais cliniques qui font l'objet d'une modification substantielle, avec les numéros UE d'essai et les numéros de codes de modification respectifs.
C. FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATION
4. Le formulaire de demande de modification, dûment complété.
D. DESCRIPTION DE LA MODIFICATION
5. La modification est présentée et décrite comme suit:
a) un extrait des documents à modifier, présentant l'ancienne et la nouvelle version grâce à la fonction de suivi des modifications, ainsi qu'un extrait présentant uniquement la nouvelle version et une explication des modifications; et
b) nonobstant le point a), si les changements sont si vastes ou profonds qu'ils justifient une version entièrement nouvelle du document, une nouvelle version de l'ensemble du document (dans ce cas, un tableau supplémentaire énumère les modifications apportées aux documents, les changements de même nature pouvant être regroupés).
6. La nouvelle version du document est identifiée par sa date et comporte un numéro de version actualisé.
E. INFORMATIONS JUSTIFICATIVES
7. Le cas échéant, les informations justificatives complémentaires comprennent au minimum:
a) des résumés de données;
b) une évaluation globale actualisée du rapport risques/bénéfices;
c) les conséquences éventuelles pour les sujets déjà inclus dans l'essai clinique;
d) les conséquences éventuelles pour l'évaluation des résultats;
e) les documents ayant trait à toute modification apportée aux informations fournies aux participants ou à leurs représentants désignés légalement, à la procédure de consentement éclairé, aux formulaires de consentement éclairé, aux notices d'information ou aux lettres d'invitation; et
f) une justification des changements visés dans la demande de modification substantielle.
F. MISE À JOUR DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE L'UNION
8. Si l'une des modifications substantielles implique des changements dans les données saisies dans le formulaire de demande de l'Union visé à l'annexe I, une version révisée de ce dernier est présentée. Les champs concernés par la modification substantielle sont mis en évidence dans le formulaire révisé.
G. PREUVE DU PAIEMENT DES FRAIS (INFORMATION PAR ÉTAT MEMBRE CONCERNÉ)
9. La preuve du paiement des frais est présentée, le cas échéant.