1. Lorsqu’un État membre envisage d’octroyer une aide de minimis à une entreprise dans le respect du présent règlement, il l’informe par écrit ou sous forme électronique du montant potentiel de cette aide, exprimé en équivalent-subvention brut, ainsi que de son caractère de minimis, en renvoyant explicitement au présent règlement et en citant le titre et la référence de publication au Journal officiel de l’Union européenne. Lorsque des aides de minimis sont octroyées conformément au présent règlement à différentes entreprises dans le cadre d’un régime d’aides et que des montants d’aides individuelles différents sont octroyés à ces entreprises en vertu de ce régime, l’État membre concerné peut choisir de remplir cette obligation en indiquant aux entreprises un montant fixe correspondant au montant maximal de l’aide qu’il est possible d’octroyer au titre dudit régime. Le montant fixe sert à déterminer si le plafond de minimis applicable est atteint et si le plafond national indiqué dans l’annexe n’est pas dépassé. Avant l’octroi de l’aide, l’État membre doit obtenir de l’entreprise concernée une déclaration écrite ou sous forme électronique au sujet des autres aides de minimis éventuelles relevant du présent règlement ou d’autres règlements de minimis qu’elle a reçues au cours des deux exercices fiscaux précédents et de l’exercice fiscal en cours.
2. Lorsqu'un État membre a mis en place un registre central des aides de minimis contenant des informations complètes sur toutes les aides de minimis octroyées par ses différentes autorités, le paragraphe 1 cesse de s'appliquer à compter du moment où le registre couvre une période de trois exercices fiscaux.
Lorsqu’un État membre octroie des aides conformément à l’article 3, paragraphe 2 bis, il dispose d’un registre central des aides de minimis contenant des informations complètes sur toutes les aides de minimis octroyées par ses différentes autorités. Le paragraphe 1 cesse de s’appliquer à compter du moment où le registre couvre une période de trois exercices fiscaux.
3. Un État membre n’octroie une nouvelle aide de minimis conformément au présent règlement qu’après avoir vérifié qu’elle ne portera pas le montant total des aides de minimis octroyées à l’entreprise concernée au-delà des plafonds de minimis applicables fixés à l’article 3, paragraphes 2 et 2 bis, et du plafond national indiqué dans l’annexe et que toutes les conditions énoncées dans le présent règlement sont respectées.
4. Les États membres conservent et compilent toutes les informations concernant l'application du présent règlement. Les dossiers établis contiennent toutes les informations nécessaires pour démontrer que les conditions du présent règlement ont été respectées. Les dossiers concernant les aides de minimis individuelles sont conservés pendant dix exercices fiscaux à compter de la date d'octroi des aides. Les dossiers concernant un régime d'aides de minimis sont conservés pendant dix ans à compter de la date d'octroi de la dernière aide individuelle au titre du régime en question.
5. Sur demande écrite de la Commission, l'État membre concerné lui communique, dans un délai de vingt jours ouvrables ou tout autre délai plus long fixé dans cette demande, toutes les informations que la Commission juge nécessaires pour lui permettre de déterminer si les conditions énoncées dans le présent règlement ont été respectées, en particulier le montant total des aides de minimis, au sens du présent règlement et de tout autre règlement de minimis, octroyées à une entreprise.