1. Les subventions ne dépassent pas un plafond global exprimé en pourcentage et en valeur absolue, qui est fixé sur la base des coûts éligibles estimés. Elles ne sont pas supérieures à ces coûts.
2. Les coûts éligibles sont les coûts réellement exposés par le bénéficiaire qui remplissent l'ensemble des critères ci-après:
a) ils sont exposés au cours de la période de mise en œuvre du projet. En particulier:
i) les coûts liés à des services et travaux doivent porter sur des activités réalisées durant la période de mise en œuvre. Les coûts afférents aux fournitures doivent concerner la livraison et l'installation de matériels durant la période de mise en œuvre. La signature d'un contrat, la passation d'une commande ou l'engagement d'une dépense pendant la période de mise en œuvre pour la prestation future de services, l'exécution future de travaux ou la livraison future de fournitures ne répondent pas à cette exigence. Les transferts de trésorerie entre le bénéficiaire chef de file et les autres bénéficiaires ne peuvent pas être considérés comme des coûts exposés;
ii) les coûts exposés doivent être payés avant la présentation des projets de rapports finaux. Ils peuvent être payés ultérieurement, pour autant qu’ils soient mentionnés dans le rapport final, avec la date estimée de paiement;
iii) une exception est prévue pour les coûts liés aux projets de rapports finaux, comprenant notamment la vérification des dépenses, l’audit et l’évaluation finale du projet, susceptibles d’être exposés après la période de mise en œuvre du projet;
iv) les procédures de passation de marchés visées aux articles 52 et suivants peuvent avoir été engagées et des contrats peuvent être signés par le ou les bénéficiaires avant le début de la période de mise en œuvre du projet, pour autant que les dispositions des articles 52 et suivants aient été respectées;
b) ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global du projet;
c) ils sont nécessaires à l'exécution du projet;
d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables et aux pratiques habituelles en matière de comptabilité analytique applicables au bénéficiaire;
e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable;
f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l'économie et l'efficience;
g) ils sont attestés par des factures ou d'autres documents de valeur probante équivalente.
2 bis.
Sans préjudice de l’article 19, paragraphe 1, les dépenses ne sont pas éligibles à la contribution de l’Union lorsqu’elles sont versées après le 31 décembre 2023.
3. Une subvention peut être octroyée rétroactivement dans les cas suivants:
a) lorsque le demandeur peut démontrer qu'il était nécessaire de lancer le projet avant la signature du contrat. Les coûts éligibles à un financement ne peuvent toutefois pas être antérieurs à la date de dépôt de la demande de subvention; ou
b) pour les coûts liés aux études et à la documentation dans le cadre de projets comportant un volet «infrastructures».
La subvention rétroactive de projets déjà achevés est exclue.
3 bis.
Par dérogation au paragraphe 3, les coûts des projets visant à stimuler les capacités de réaction aux crises dans le cadre de la propagation du COVID-19 sont éligibles à partir du 1er février 2020.
4. Afin de permettre l'établissement de partenariats solides, les coûts exposés avant la date de dépôt de la demande de subvention dans le cadre de projets auxquels une subvention a été octroyée sont éligibles, pour autant que les conditions suivantes soient également remplies:
a) ils sont exposés après la publication de l'appel de propositions;
b) ils se limitent aux frais de déplacement et de séjour du personnel employé par les bénéficiaires, pour autant que les conditions énoncées au paragraphe 5, point b), soient respectées;
c) ils n'excèdent pas le montant maximal fixé au niveau du programme.
5. Sous réserve des paragraphes 1 et 2, sont éligibles les coûts directs suivants du bénéficiaire:
a) les coûts du personnel affecté au projet sous réserve du respect de l'ensemble des conditions ci-après:
— ils se rapportent aux coûts d'activités que le bénéficiaire ne réaliserait pas si le projet n'était pas entrepris;
— ils ne peuvent excéder ceux qui sont normalement supportés par le bénéficiaire à moins qu'il ne soit démontré que les excédents sont indispensables à l'exécution du projet;
— ils correspondent aux salaires bruts réels incluant les charges sociales et les autres coûts entrant dans la rémunération;
b) les frais de déplacement et de séjour du personnel et d'autres personnes participant au projet, pour autant qu'ils n'excèdent ni les coûts normalement supportés par le bénéficiaire conformément aux règles et réglementations qui lui sont applicables, ni les taux publiés par la Commission au moment de la mission, si le remboursement s'effectue sur la base de montants forfaitaires, de coûts unitaires ou de taux forfaitaires;
c) les coûts d'achat ou de location d'équipements (neufs ou d'occasion) et de fournitures pour les besoins spécifiques du projet, pour autant que ces coûts correspondent à ceux du marché;
d) le coût des consommables spécifiquement achetés pour le projet;
e) les coûts résultant de marchés passés par les bénéficiaires pour les besoins de la réalisation du projet;
f) les coûts découlant directement d'exigences posées par le présent règlement et par le projet (actions d'information et de visibilité, évaluations, audits externes, traductions, etc.), y compris les frais de services financiers (notamment les coûts des transferts bancaires et des garanties financières).
6. Conformément à l'article 4, des règles d'éligibilité supplémentaires peuvent être établies pour l'ensemble d'un programme donné.