La procédure de désignation repose sur les éléments de contrôle interne ci-après:
1. Environnement de contrôle interne
i) structure organisationnelle englobant les fonctions de l'autorité de gestion et la répartition des fonctions les organismes décrits dans la partie II, titre IV, chapitre 2 et au sein de chacun d'eux, dans le respect, le cas échéant, du principe de séparation des fonctions;
ii) en cas de délégation de tâches à des organismes intermédiaires, un cadre permettant de définir leurs responsabilités et obligations respectives et de vérifier s'ils ont les moyens d'effectuer les tâches qui leur sont déléguées et s'il existe des procédures de communication d'informations;
iii) des procédures de communication d'informations et de suivi concernant la prévention, la détection et la correction des irrégularités et le recouvrement des montants indûment versés;
iv) plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences nécessaires, à différents niveaux et pour différentes fonctions au sein de l'organisation.
2. Gestion des risques
En tenant compte du principe de proportionnalité, système permettant la réalisation, au moins une fois par an, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans les activités.
3. Activités de gestion et de contrôle
i) Procédures de sélection des projets, dans le respect des principes de transparence, d'égalité de traitement, d'objectivité et de concurrence équitable. Afin de respecter ces principes:
a) les projets sont sélectionnés et attribués sur la base de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés, définis dans la grille d'évaluation. Les critères de sélection servent à apprécier la capacité du demandeur à mener à terme l'action ou le programme de travail proposé. Les critères d'attribution servent à apprécier la qualité de la proposition de projet au regard des objectifs et des priorités fixés;
b) les subventions sont soumises à des règles de publicité ex ante et ex post;
c) les demandeurs sont informés par écrit des résultats des évaluations. En cas de non-octroi de la subvention demandée, l'autorité de gestion communique les motifs du rejet de la demande au regard des critères de sélection et d'attribution auxquels la demande ne satisfait pas;
d) les conflits d'intérêts sont évités;
e) tous les demandeurs sont soumis aux mêmes règles et conditions.
ii) Procédures de gestion des marchés.
iii) Procédures de vérification, y compris les procédures de vérification administrative concernant chaque demande de paiement présentée par les bénéficiaires et les vérifications sur place portant sur les projets.
iv) Procédures de traitement et d'autorisation des paiements.
v) Procédures d'établissement d'un système de collecte, d'enregistrement et de stockage électroniques des données relatives à chaque projet et procédures garantissant que les systèmes informatiques sont sécurisés conformément aux normes acceptées au niveau international.
vi) Procédures établies par l'autorité de gestion afin que les bénéficiaires tiennent à jour, soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à un projet.
vii) Procédures relatives à la mise en place de mesures antifraude efficaces et proportionnées.
viii) Procédures visant à établir les comptes et à en garantir l'exactitude, l'intégralité et la véracité, ainsi qu'à certifier que les dépenses sont conformes aux règles applicables.
ix) Procédures garantissant une piste d'audit et un système d'archivage adéquats;
x) Procédures relatives à l'établissement de la déclaration de gestion, ainsi qu'à la communication d'informations sur les contrôles effectués et les faiblesses détectées et du résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués;
xi) En cas de délégation de tâches à des organismes intermédiaires, les critères de désignation devraient inclure une appréciation des procédures en place pour garantir que l'autorité de gestion vérifie que les organismes intermédiaires ont la capacité d'effectuer les tâches qui leur sont confiées et que ces tâches sont correctement exécutées.
4. Information et communication
i) L'autorité de gestion obtient ou produit et utilise des informations utiles à l'appui du fonctionnement d'autres composantes du contrôle interne.
ii) L'autorité de gestion diffuse en interne des informations concernant notamment les objectifs et les responsabilités en matière de contrôle interne qui sont nécessaires pour soutenir d'autres composantes du contrôle interne.
iii) L'autorité de gestion communique avec des parties externes sur les questions qui influent sur le fonctionnement d'autres composantes du contrôle interne.
5. Suivi
Procédures documentées, vérifications et évaluations permettant d'établir l'existence des composantes du contrôle interne et d'en vérifier le fonctionnement.