CONDITIONS D’AGRÉMENT
(article premier)
1. ENVIRONNEMENT INTERNE
A) Structure organisationnelle
La structure organisationnelle de l’organisme payeur lui permet d’assurer, en ce qui concerne les dépenses du FEAGA et du Feader, les principales fonctions ci-après:
i) l’ordonnancement et le contrôle des paiements, qui a pour finalité d’établir, au travers notamment des contrôles administratifs et des contrôles sur place, si les montants à payer aux bénéficiaires sont bien conformes à la réglementation de l’Union;
ii) l’exécution des paiements des montants autorisés, ou, dans le cas du développement rural, la part du cofinancement de l’Union, aux bénéficiaires (ou à leurs cessionnaires);
iii) l’enregistrement comptable des paiements, qui a pour objet d’enregistrer tous les paiements dans des comptes distincts de l’organisme payeur (un pour les dépenses du FEAGA et un pour celles du Feader), généralement au moyen d’un système d’information, et d’élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses, et notamment les déclarations mensuelles (pour le FEAGA), trimestrielles (pour le Feader) et annuelles transmises à la Commission. Les comptes de l’organisme payeur regroupent également les opérations actives financées par les fonds, notamment en ce qui concerne les stocks d’intervention, les avances non acquittées, les garanties et les débiteurs.
La structure organisationnelle de l’organisme payeur prévoit une claire répartition de l’autorité et des responsabilités à tous les niveaux opérationnels, ainsi que la séparation des trois fonctions visées au paragraphe 1, dont les responsabilités sont définies dans un organigramme. Y figurent également les services techniques et le service d’audit interne visés au point 4).
B) Normes en matière de ressources humaines
L’organisme veille à ce que:
i) des ressources humaines appropriées soient affectées à l’exécution des opérations et que les compétences techniques telles qu’exigées aux différents niveaux opérationnels existent;
ii) la répartition des tâches soit conçue de telle sorte que chaque agent n’ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d’ordonnancement, de paiement ou d’enregistrement comptable des montants imputés au FEAGA ou au Feader et qu’aucun agent n’exécute une des tâches correspondantes sans supervision par un autre agent;
iii) les compétences de chaque agent, et notamment la délimitation de ses pouvoirs en matière financière, soient définies par écrit dans une description de poste;
iv) le personnel dispose d’une formation adéquate à tous les niveaux opérationnels, y compris une sensibilisation aux fraudes, et que le personnel occupant des postes sensibles fasse l’objet d’une politique de rotation ou, à défaut, d’une supervision plus intense;
v) des mesures appropriées soient prises en vue d’écarter les risques de conflit d’intérêts lorsque des personnes détenant des responsabilités ou occupant un poste sensible en rapport avec la vérification, l’ordonnancement, le paiement et l’enregistrement comptable des demandes ou des demandes de paiement assument aussi d’autres fonctions en dehors de l’organisme payeur.
C) Délégation
C.1) Si l’organisme payeur délègue tout ou partie de ses tâches à une autre entité au titre de l’article 7 du règlement (UE) no 1306/2013, les conditions suivantes doivent être remplies:
i) Un accord écrit entre l’organisme payeur et cette entité doit spécifier, outre les tâches déléguées, la nature de l’information et des pièces justificatives à soumettre à l’organisme payeur ainsi que le délai dans lequel elles doivent être fournies. Cet accord doit permettre à l’organisme payeur de satisfaire aux conditions d’agrément.
ii) Dans tous les cas, l’organisme payeur demeure responsable de la gestion efficace du fonds concerné. Il reste pleinement responsable de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes, y compris la protection des intérêts financiers de l’Union, ainsi que de la déclaration des dépenses correspondantes à la Commission et de la préparation des comptes y afférente.
iii) Les compétences et les obligations de l’autre entité, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles de l’Union, doivent être clairement définies.
iv) L’organisme payeur veille à ce que l’autre entité dispose de moyens efficaces permettant de garantir qu’elle exécute ses tâches de manière satisfaisante.
v) L’autre entité confirme explicitement à l’organisme payeur qu’elle exécute effectivement ses tâches et décrit les moyens utilisés.
vi) L’organisme payeur passe en revue régulièrement les tâches déléguées afin de confirmer que le travail effectué est d’un niveau satisfaisant et qu’il est conforme à la réglementation de l’Union.
C.2) Les conditions énumérées au point C. 1) i), ii), iii) et v) ci-dessus s’appliquent mutatis mutandis dans les cas où les fonctions de l’organisme payeur sont exercées par une autre entité, dans le cadre de ses tâches habituelles, sur la base de la législation nationale.
2. ACTIVITÉS DE CONTRÔLE
A) Procédures d’ordonnancement des demandes
L’organisme payeur adopte les procédures présentées ci-après:
i) L’organisme payeur établit les modalités de la réception, de l’enregistrement et du traitement des demandes, ainsi qu’un descriptif de tous les documents à utiliser.
ii) Tout agent chargé de l’ordonnancement dispose d’une liste de contrôle détaillée des vérifications à effectuer et atteste dans les justificatifs accompagnant la demande que ces contrôles ont été réalisés. Cette attestation peut être établie sous forme électronique. Il doit être dûment attesté que les travaux ont fait l’objet d’un réexamen systématique, fondé sur un échantillon, un système ou un programme, effectué par un membre de l’encadrement supérieur.
iii) Une demande n’est ordonnancée qu’après la réalisation d’un nombre suffisant de contrôles garantissant qu’elle est conforme à la réglementation de l’Union.
Les contrôles comprennent ceux prévus par le règlement pertinent régissant la mesure spécifique au titre de laquelle l’aide est demandée ainsi que ceux visés à l’article 58 du règlement (UE) no 1306/2013 ayant pour objet de prévenir et de détecter toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus. Dans le cas du Feader, des procédures sont en outre mises en place pour vérifier que les conditions d’octroi de l’aide, y compris la passation des marchés, ont été remplies et que l’ensemble des règles applicables au niveau des États membres et de l’Union, incluant celles qui sont fixées dans le programme de développement rural, ont été respectées.
iv) La direction de l’organisme payeur est informée, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles administratifs et des contrôles sur place effectués, de sorte qu’il soit toujours possible d’estimer si des contrôles suffisants ont été menés avant de procéder à la liquidation d’une demande.
v) Le travail accompli est détaillé dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe de demandes ou, s’il y a lieu, dans un rapport couvrant la campagne de commercialisation. Le rapport est accompagné d’une attestation certifiant l’admissibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, la portée et les limites des activités réalisées. En outre, dans le cas du Feader, il doit être garanti que les conditions d’octroi de l’aide, y compris la passation des marchés, ont été remplies et que l’ensemble des règles applicables au niveau des États membres et de l’Union, incluant celles qui sont fixées dans le programme de développement rural, a été respecté. Dans le cas de contrôles physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes, il y a lieu d’identifier les demandes sélectionnées, de décrire la méthode d’échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l’égard des anomalies et des irrégularités constatées. Les pièces justificatives sont de nature à démontrer en suffisance que toutes les vérifications requises quant à l’admissibilité des demandes ordonnancées ont bien été effectuées.
vi) Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d’autres entités, celles-ci, ainsi que l’organisme payeur, mettent en place des procédures garantissant que l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés est bien enregistré.
B) Procédures de paiement
L’organisme payeur adopte les procédures qui s’imposent pour veiller à ce que les paiements soient effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom des bénéficiaires ou de leurs cessionnaires. Le paiement est exécuté par la banque de l’organisme payeur ou, s’il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d’imputation au FEAGA ou au Feader. Des procédures sont adoptées afin que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ne soient pas déclarés aux fonds à des fins de remboursement. Si ces paiements ont déjà été déclarés aux fonds, ils doivent être à nouveau crédités aux fonds au moyen de la déclaration mensuelle/trimestrielle suivante ou, au plus tard, dans les comptes annuels. Aucun paiement n’est effectué au comptant. L’approbation de l’ordonnateur et/ou de son supérieur peut s’effectuer par voie électronique, à condition que le moyen utilisé présente des garanties appropriées en matière de sécurité et que l’identité du signataire soit introduite dans les relevés électroniques.
C) Procédures comptables
L’organisme payeur adopte les procédures présentées ci-après:
i) Les procédures comptables sont conçues de telle sorte que les déclarations mensuelles (pour le FEAGA), trimestrielles (pour le Feader) et annuelles soient complètes, exactes et établies en temps opportun, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, au travers notamment de vérifications et de recoupements périodiques.
ii) La comptabilité relative aux stocks d’intervention est tenue de façon à garantir que les quantités et les coûts afférents soient traités correctement et rapidement puis enregistrés par lot identifiable et dans le compte correct, et ce, à tous les stades, depuis l’acceptation de l’offre jusqu’à l’écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation applicable, et que le volume ainsi que la nature des quantités stockées puissent être déterminés à tout moment pour tous les sites.
D) Procédures relatives aux avances et aux garanties
Des procédures sont adoptées pour veiller à ce que:
i) les paiements relatifs aux avances fassent l’objet d’une rubrique distincte dans les registres comptables ou enregistrements secondaires;
ii) les garanties ne soient fournies que par des établissements financiers remplissant les conditions fixées au chapitre IV du présent règlement, agréés par les autorités appropriées, et dont les garanties demeurent valables jusqu’à l’apurement ou à la mobilisation, sur simple demande de l’organisme payeur;
iii) les avances soient acquittées dans les délais établis, que celles dont l’acquittement est dû soient identifiées rapidement et que les garanties correspondantes soient exigées immédiatement.
E) Procédures relatives aux créances
Toutes les exigences posées aux points A) à D) s’appliquent mutatis mutandis aux prélèvements, aux garanties restées acquises, aux paiements remboursés, aux recettes affectées, etc., que l’organisme payeur est tenu de percevoir pour le compte du FEAGA et du Feader.
L’organisme payeur instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus et d’inscrire toutes ces créances au grand livre des débiteurs avant leur recouvrement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers, et des mesures sont prises afin de recouvrer les créances échues.
F) Piste d’audit
Les informations liées aux pièces justificatives portant sur l’ordonnancement, l’enregistrement comptable et l’exécution des paiements ainsi que sur le traitement des avances, garanties et créances demeurent disponibles dans les locaux de l’organisme payeur afin de permettre la constitution, à tout moment, d’une piste d’audit suffisamment précise.
3. INFORMATION ET COMMUNICATION
A) Communication
L’organisme payeur adopte les procédures nécessaires pour faire en sorte que toute modification des règlements de l’Union, et, en particulier, du taux des aides applicables, soit prise en compte et que les instructions, bases de données et listes de contrôle soient mises à jour en temps utile.
B) Sécurité des systèmes d’information
i) Sans préjudice du point ii) ci-après, la sécurité des systèmes d’information se fonde sur les critères établis dans une version applicable pour l’exercice budgétaire concerné d’une des normes ci-dessous:
— Organisation internationale de normalisation 27002: code de bonnes pratiques pour la gestion de la sécurité de l’information (ISO),
— Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),
— Information Systems Audit and Control Association: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).
ii) À compter du 16 octobre 2016, la sécurité des systèmes d’information sera certifiée conformément à la norme ISO 27001: systèmes de management de la sécurité de l’information – exigences (ISO).
La Commission peut autoriser les États membres à certifier la sécurité de leurs systèmes d’information conformément à d’autres normes reconnues si ces normes garantissent un niveau de sécurité au moins équivalent à celui prévu par la norme ISO 27001.
Pour les organismes payeurs chargés de la gestion et du contrôle de dépenses annuelles ne dépassant pas 400 millions d’EUR, l’État membre peut décider de ne pas appliquer les dispositions du premier alinéa. Les États membres faisant ce choix continuent à appliquer les dispositions du point i). Ils informent la Commission de leur décision.
4. SUIVI
A) Suivi continu au travers des actions de contrôle interne
Les actions de contrôle interne comprennent au minimum:
i) un suivi des services techniques et des entités ayant reçu par délégation la charge d’effectuer les contrôles et d’assumer les autres fonctions visant à assurer la bonne application des règlements, lignes directrices et procédures;
ii) l’introduction des modifications visant à améliorer les systèmes de contrôle dans leur ensemble;
iii) l’examen des demandes et requêtes soumises à l’organisme payeur ainsi que des autres informations suggérant l’existence d’irrégularités;
iv) des procédures de suivi pour prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités, notamment en ce qui concerne les domaines de dépenses de la PAC relevant de la compétence de l’organisme payeur, qui sont exposés à un risque important de fraude ou d’autres irrégularités graves.
Le suivi continu fait partie intégrante des activités opérationnelles ordinaires et de routine de l’organisme payeur. Les activités quotidiennes et les actions de contrôle de l’organisme font l’objet, à tous les niveaux, d’un suivi continu visant à constituer une piste d’audit suffisamment détaillée.
B) Évaluations menées séparément par un service d’audit interne
L’organisme payeur adopte en la matière les procédures présentées ci-après:
i) Le service d’audit interne est indépendant des autres services de l’organisme payeur et relève directement de son directeur.
ii) Le service d’audit interne vérifie que les procédures adoptées par l’organisme sont suffisantes pour contrôler le respect des règles de l’Union et garantir que les comptes soient exacts, complets et établis en temps opportun. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et à des échantillons de transactions pourvu qu’un programme d’audit garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités chargées de l’ordonnancement, soient pris en compte sur une période n’excédant pas cinq ans.
iii) Le travail du service d’audit interne s’effectue conformément aux normes internationalement reconnues; il fait l’objet de comptes rendus et se traduit par des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l’organisme payeur.