OBLIGATIONS À LA CHARGE DES ORGANISMES PAYEURS ET PROCÉDURES D’INSPECTION PHYSIQUE
(article 3)
A. OBLIGATIONS DES ORGANISMES PAYEURS
I. Contrôles
1. Périodicité et représentativité
Une fois par an au moins, chaque lieu de stockage fait l’objet d’un contrôle conforme aux dispositions figurant au point B, portant en particulier:
— sur la procédure de collecte des informations relatives au stockage public,
— sur la conformité des données comptables détenues sur place par le stockeur avec celles qui ont été transmises à l’organisme payeur,
— sur la présence physique en stock des quantités mentionnées dans les états comptables du stockeur et ayant servi de base au dernier état mensuel transmis par le stockeur, évaluée visuellement ou, en cas de doute ou de contestation, en recourant à la pesée ou au mesurage,
— sur la qualité saine, loyale et marchande des produits stockés.
La présence physique est établie par une inspection physique suffisamment représentative, portant au moins sur les pourcentages figurant au point B, permettant de conclure à la présence effective dans les stocks de la totalité des quantités inscrites en comptabilité matières.
Les contrôles de qualité sont effectués de manière visuelle, olfactive et/ou organoleptique et, en cas de doute, par des analyses approfondies.
2. Contrôles supplémentaires
En cas d’anomalie constatée lors de l’inspection physique, un pourcentage supplémentaire des quantités stockées à l’intervention doit être inspecté selon la même méthode. L’inspection ira, si nécessaire, jusqu’au pesage de la totalité des produits stockés dans le lot ou l’entrepôt faisant l’objet du contrôle.
II. Procès-verbaux de contrôles
1. L’organisme de contrôle interne de l’organisme payeur ou l’entité mandatée par celui-ci rédige un procès-verbal de chacun des contrôles ou des inspections physiques effectués.
2. Le procès-verbal contient, au minimum, les éléments suivants:
a) la désignation du stockeur, l’adresse de l’entrepôt visité et la désignation des lots contrôlés;
b) la date et l’heure du début et de la fin de l’opération de contrôle;
c) le lieu où le contrôle est effectué ainsi qu’un état descriptif des conditions de stockage, d’emballage et d’accessibilité;
d) l’identité complète des personnes qui procèdent au contrôle, leur qualité professionnelle et leur mandat;
e) les actions de contrôle effectuées et les modalités de mesure volumétrique employées, telles que les méthodes de mesurage, les calculs effectués et les résultats intermédiaires et finaux obtenus ainsi que les conclusions qui en ont été tirées;
f) pour chaque lot ou qualité stocké dans l’entrepôt, la quantité figurant dans les livres de l’organisme payeur, la quantité figurant dans les livres de l’entrepôt, les divergences éventuelles constatées entre ces deux livres;
g) pour chaque lot ou qualité inspecté physiquement, les données visées au point f) ainsi que la quantité constatée sur place et les divergences éventuelles; le numéro du lot ou de la qualité, les palettes, cartons, silos, cuves ou autres récipients concernés et le poids (le cas échéant, le poids net et brut) ou le volume;
h) les déclarations faites par le stockeur en cas de divergences ou de discordances;
i) le lieu, la date et la signature du rédacteur du procès-verbal ainsi que du stockeur ou de son représentant;
j) le recours éventuel à un contrôle élargi en cas d’anomalie, en précisant le pourcentage des quantités stockées ayant fait l’objet de ce contrôle élargi, les divergences constatées et les explications données.
3. Les procès-verbaux sont envoyés immédiatement au chef du service responsable de la tenue des comptes de l’organisme payeur.
Immédiatement après réception du procès-verbal, la comptabilité de l’organisme payeur est corrigée en fonction des divergences et des discordances constatées.
4. Les procès-verbaux sont conservés au siège de l’organisme payeur, et accessibles aux agents de la Commission et aux personnes mandatées par elle.
5. Un document de synthèse est établi par l’organisme payeur, indiquant:
— les contrôles effectués, en distinguant, parmi ceux-ci, les inspections physiques (contrôles d’inventaire),
— les quantités vérifiées,
— les anomalies constatées et les raisons de ces anomalies par rapport aux états mensuels et annuels.
Les quantités vérifiées et les anomalies constatées sont indiquées, pour chaque produit concerné, en poids ou en volume et en pourcentage des quantités totales détenues.
Ce document de synthèse reprend de manière distincte les contrôles effectués pour la vérification de la qualité des produits stockés. Il est transmis à la Commission en même temps que les comptes annuels visés à l’article 7, paragraphe 3, point a), du règlement (UE) no 1306/2013.
B. PROCÉDURE D’INSPECTION PHYSIQUE PAR SECTEUR DE LA POLITIQUE AGRICOLE COMMUNE, LORS DES CONTRÔLES PRÉVUS AU POINT A
I. Beurre
1. La sélection des lots dont le contrôle est envisagé correspond à au moins 5 % de la quantité totale stockée au titre de l’intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur la base des données comptables de l’organisme payeur, mais n’est pas annoncée au stockeur.
2. La vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place comprend:
— l’identification des numéros de contrôle des lots et des cartons selon les bulletins d’achats ou d’entrée,
— le pesage des palettes (une sur dix) et des cartons (un par palette),
— la vérification visuelle du contenu d’un carton (une palette sur cinq),
— la vérification de l’état de l’emballage.
3. La description des lots inspectés physiquement et des défauts constatés est reprise dans le procès-verbal de contrôle.
II. Lait écrémé en poudre
1. La sélection des lots dont le contrôle est envisagé correspond à au moins 5 % de la quantité stockée au titre de l’intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur la base des données comptables de l’organisme payeur, mais n’est pas annoncée au stockeur.
2. La vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place comprend:
— l’identification des numéros de contrôle des lots et des sacs selon les bulletins d’achats ou d’entrée,
— le pesage des palettes (une sur dix) et des sacs (un sur dix),
— la vérification visuelle du contenu d’un sac (une palette sur cinq),
— la vérification de l’état de l’emballage.
3. La description des lots inspectés physiquement et des défauts constatés est reprise dans le procès-verbal de contrôle.
III. Céréales et riz
1. Procédure d’inspection physique
a) Sélection des cellules ou chambres à contrôler, correspondant à au moins 5 % de la quantité totale de céréales ou de riz stockés au titre de l’intervention publique.
La sélection est préparée sur la base des données disponibles dans la comptabilité matières de l’organisme payeur, mais n’est pas annoncée au stockeur.
b) Inspection physique:
— vérification de la présence de céréales ou de riz dans les cellules ou chambres sélectionnées,
— identification des céréales ou du riz,
— contrôle des conditions de stockage et vérification de la qualité des produits stockés dans les conditions prévues au règlement (UE) no 1272/2009 de la Commission,
— comparaison du lieu de stockage et de l’identité des céréales ou du riz avec les données de la comptabilité matières de l’entrepôt,
— évaluation des quantités stockées selon une méthode préalablement agréée par l’organisme payeur et dont le descriptif doit être déposé au siège de celui-ci.
c) Un plan de l’entrepôt est disponible dans chaque lieu de stockage, ainsi que le document de métrage pour chaque silo ou chambre de stockage.
Dans chaque entrepôt, les céréales ou le riz doivent être stockés de telle façon qu’une vérification volumétrique puisse être effectuée.
2. Traitement des divergences constatées
Une marge de tolérance est autorisée lors de la vérification volumétrique.
Ainsi, les règles fixées à l’annexe III, point II, s’appliquent lorsque le poids des produits stockés constaté lors de l’inspection physique diffère du poids comptable de 5 % ou plus en ce qui concerne les céréales et le riz pour le stockage en silo ou le stockage en magasin plat.
Dans le cas de stockage de céréales ou de riz en entrepôt, il peut être tenu compte des quantités enregistrées lors de la pesée à l’entrée en stock plutôt que de celles résultant d’une évaluation volumétrique lorsque celle-ci ne présente pas le degré de précision souhaitable et que l’écart observé entre ces deux valeurs n’est pas excessif.
L’organisme payeur a recours à cette possibilité lorsque les circonstances, évaluées cas par cas, le justifient et sous sa propre responsabilité. Il l’indique dans le procès-verbal de contrôle, sur la base du modèle indicatif suivant:
(Modèle indicatif)
CÉRÉALES – CONTRÔLE DU STOCK
| Produit: |
Stockeur: Magasin, silo:
Numéro de cellule:
| Date:
| Lot | Quantité selon la comptabilité matières
A. Stocks en silo
| Chambre no | Volume selon cahier m3 (A) | Volume libre constaté m3 (B) | Volume des céréales stockées m3 (A-B) | Poids spécifique constaté kg/hl = 100 | Poids de céréales ou de riz
| | | | | |
Total (A): …
B. Stocks en magasin plat
| | Chambre no | Chambre no | Chambre no
|
Surface mise …
Hauteur …
|
…m2
…
…
…m
|
…
…m3
…
|
…m2
…
…
…m
|
…
…m3
…
|
…m2
…
…
…m
|
…
…m3
…
| Corrections … | …m3 | …m3 | …m3
| Volume … | …m3 | …m3 | …m3
| Poids spécifique … | …kg/hl | …kg/hl | …kg/hl
| Poids total | …tonnes | …tonnes | …tonnes
Total (B): …
Poids total au magasin: …
Différence par rapport au poids comptable: …
En %: …
…, le
… (cachet et signature)
Contrôleur organisme payeur:
IV. Viande bovine
1. La sélection des lots dont le contrôle est envisagé, correspond à au moins 5 % de la quantité totale stockée au titre de l’intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur la base des données comptables de l’organisme payeur, mais n’est pas annoncée au stockeur.
2. Pour la viande désossée, la vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place comprend:
— l’identification des lots et palettes et la vérification du nombre de cartons,
— la vérification du poids de 10 % des palettes ou conteneurs,
— la vérification du poids de 10 % des cartons de chaque palette pesée,
— la vérification visuelle du contenu de ces cartons ainsi que de l’état de l’emballage dans le carton.
La sélection des palettes doit tenir compte des différents types de découpe stockés.
3. La description des lots inspectés physiquement et des défauts constatés est reprise dans le procès-verbal de contrôle.