OBLIGATIONS ET PRINCIPES GÉNÉRAUX RELATIFS AUX RESPONSABILITÉS DES STOCKEURS, DEVANT ÊTRE INCLUS DANS LE CONTRAT DE STOCKAGE ÉTABLI ENTRE UN ORGANISME PAYEUR ET UN STOCKEUR
(article 3)
Le stockeur est responsable de la bonne conservation des produits faisant l’objet de mesures d’interventions de l’Union. Il supporte les conséquences financières résultant de la mauvaise conservation des produits.
I. QUALITÉ DES PRODUITS
En cas de détérioration de la qualité des produits d’intervention stockés, due à de mauvaises conditions de stockage ou à des conditions de stockage inappropriées, les pertes sont portées à la charge du stockeur et comptabilisées comme une perte résultant de la détérioration du produit, due aux conditions de stockage, dans les comptes du stockage public.
II. QUANTITÉS MANQUANTES
1. Le stockeur est responsable de la totalité des différences constatées entre les quantités en stock et les indications reprises dans les états des stocks transmis à l’organisme payeur.
2. Lorsque les quantités manquantes dépassent celles prévues par la ou les limites de tolérance applicables, conformément à l’article 4, à l’annexe II, point B. III, paragraphe 2, et à l’annexe IV, ou par la législation agricole sectorielle, elles sont, dans leur totalité, imputées au stockeur comme perte non identifiable. Si le stockeur conteste les quantités manquantes, il peut exiger le pesage ou le mesurage du produit, les frais entraînés par cette opération étant à sa charge, sauf s’il apparaît que les quantités annoncées sont effectivement présentes ou que l’écart ne dépasse pas la ou les limites de tolérance applicables, auquel cas les frais de pesage ou de mesurage sont imputables à l’organisme payeur.
Les limites de tolérances prévues à l’annexe II, point B. III, paragraphe 2, s’appliquent sans préjudice des autres tolérances visées au premier alinéa.
III. DOCUMENTS JUSTIFICATIFS ET DÉCLARATIONS MENSUELLE ET ANNUELLE
1. Documents justificatifs et déclaration mensuelle
a) Les documents relatifs à l’entrée, au séjour et à la sortie des produits qui servent de base à l’établissement des comptes annuels doivent être en possession du stockeur et comporter, au minimum, les données suivantes:
— lieu de stockage (avec le cas échéant, identification de la cellule ou de la cuve),
— quantité reportée du mois précédent,
— entrées et sorties par lot,
— stocks en fin de période.
Ces documents doivent permettre une identification certaine des quantités présentes en stocks à chaque moment, compte tenu en particulier des achats et ventes qui ont été conclus mais dont les entrées ou sorties de stocks correspondants n’ont pas encore eu lieu.
b) Les documents relatifs à l’entrée, au séjour et à la sortie des produits sont communiqués par le stockeur à l’organisme payeur une fois par mois au minimum, à l’appui d’un état récapitulatif mensuel des stocks. Ils doivent être en possession de l’organisme payeur avant le 10 du mois suivant celui concerné par l’état récapitulatif.
c) Un modèle de l’état récapitulatif mensuel des stocks (modèle indicatif) est présenté ci-après. Celui-ci est mis à la disposition des stockeurs par les organismes payeurs, par voie électronique.
État mensuel des stocks
| Produits: |
Stockeur:
Magasin: No:
Adresse:
| Mois:
| Lot | Description | Quantité (kg, tonnes, hl, cartons, pièces, etc.) | Date | Remarques
| Entrée | Sortie
| | Quantité reportée | | | |
| | Quantité à reporter | | |
(cachet et signature)
Lieu et date:
Nom:
2. Déclaration annuelle
a) Une déclaration annuelle des stocks est établie par le stockeur sur la base des états mensuels décrits au point 1. Elle est communiquée à l’organisme payeur, au plus tard le 15 octobre qui suit la clôture de l’exercice comptable.
b) La déclaration annuelle des stocks comporte un récapitulatif des quantités stockées, ventilé par produit et par lieu de stockage, et reprenant pour chaque produit les quantités en stock, les numéros des lots (sauf pour les céréales), l’année de leur entrée en stock et l’explication des anomalies éventuelles constatées.
c) Un modèle récapitulatif de déclaration annuelle des stocks (modèle indicatif) est présenté ci-après.
Celui-ci est mis à la disposition des stockeurs par les organismes payeurs, par voie électronique.
État annuel des stocks
| Produits: |
Stockeur:
Magasin: No:
Adresse:
| Année:
| Lot | Description | Quantité et/ou poids comptabilisés | Remarques
| | | |
(cachet et signature)
Lieu et date:
Nom:
IV. COMPTABILITÉ MATIÈRES INFORMATISÉE ET MISE À DISPOSITION DES INFORMATIONS
Le contrat de stockage public passé entre l’organisme payeur et le stockeur prévoit des dispositions permettant de garantir le respect de la réglementation de l’Union.
Il comporte notamment les éléments suivants:
— la tenue d’une comptabilité matières informatisée des stocks d’intervention,
— la mise à disposition de façon directe et immédiate d’un inventaire permanent,
— la mise à disposition, à tout moment, de l’ensemble des documents relatifs à l’entrée, au séjour et à la sortie des produits du stock ainsi que les documents comptables et procès-verbaux établis en application du présent règlement détenus par le stockeur,
— l’accès permanent à ces documents pour les agents de l’organisme payeur et de la Commission, ainsi qu’à toute personne dûment mandatée par eux.
V. FORME ET CONTENU DES DOCUMENTS COMMUNIQUÉS A L’ORGANISME PAYEUR
La forme et le contenu des documents, visés aux points 1 et 2 du paragraphe III, sont établis dans les conditions et selon les modalités définies à l’article 104 du règlement (UE) no 1306/2013.
VI. CONSERVATION DES DOCUMENTS
Les documents justificatifs concernant toutes les opérations relatives au stockage public sont conservés par le stockeur pendant toute la durée exigée en application de l’article 104 du règlement (UE) no 1306/2013 pour les procédures d’apurement comptable, sans préjudice des dispositions nationales applicables.