1. GÉNÉRALITÉS
1. 1.
Informations transmises par:
— [Nom de l']État membre;
— Intitulé du programme et CCI: (tous les programmes opérationnels relevant de l'autorité de gestion/autorité de certification), en cas de système commun de gestion et de contrôle);
— Nom du point de contact principal, y compris adresse électronique: (organisme chargé de la description).
1. 2.
Les informations communiquées décrivent la situation à la date du: (jj/mm/aa)
1. 3.
Structure du système (informations générales et diagramme présentant les relations organisationnelles entre les autorités/organismes participant au système de gestion et de contrôle)
1. 3.1.
Autorité de gestion (nom, adresse et point de contact au sein de l'autorité de gestion):
Indiquez si l'autorité de gestion est également désignée en tant qu'autorité de certification, conformément à l'article 123, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013.
1. 3.2.
Autorité de certification (nom, adresse et point de contact au sein de l'autorité de certification).
1. 3.3.
Organismes intermédiaires (nom, adresse et points de contact au sein des organismes intermédiaires).
1. 3.4.
Lorsque l'article 123, paragraphe 5, du règlement (UE) no 1303/2013 s'applique, indiquez comment est garanti le principe de séparation des fonctions entre l'autorité d'audit et les autorités de gestion/certification.
2. AUTORITÉ DE GESTION
2. 1. L'autorité de gestion et ses fonctions principales
2. 1.1.
Statut de l'autorité de gestion (organisme public national, régional ou local ou organisme privé) et organisme dont elle fait partie.
2. 1.2.
Spécifications des fonctions et des tâches exécutées directement par l'autorité de gestion.
Lorsque l'autorité de gestion exerce également les fonctions de l'autorité de certification, description de la façon dont la séparation des fonctions est assurée.
2. 1.3.
Spécification des fonctions normalement déléguées par l'autorité de gestion, identification des organismes intermédiaires et forme de la délégation (l'idée sous-jacente étant que l'autorité de gestion conserve l'entière responsabilité des fonctions déléguées), conformément à l'article 123, paragraphes 6 et 7, du règlement (UE) no 1303/2013. Référence aux documents pertinents (actes juridiques avec habilitations, accords). Le cas échéant, spécification des fonctions des contrôleurs visés à l'article 23, paragraphe 4, du règlement (UE) no 1299/2013, pour les programmes de coopération territoriale européenne.
2. 1.4.
Description des procédures pour garantir des mesures antifraude efficaces et proportionnées, tenant compte des risques identifiés, y compris une référence à l'évaluation des risques réalisée [article 125, paragraphe 4, point c), du règlement (UE) no 1303/2013].
2. 2. Organisation et procédures de l'autorité de gestion
2. 2.1.
Organigramme et spécifications des fonctions des unités (y compris le plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences nécessaires). Ces informations couvrent également les organismes intermédiaires auxquels certaines fonctions ont été déléguées.
2. 2.2.
Cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans le système de gestion et de contrôle.
2. 2.3.
Description des procédures suivantes (qui doivent être communiquées par écrit au personnel de l'autorité de gestion et des organismes intermédiaires; date et référence):
2. 2.3.1. Procédures relatives au soutien des travaux du comité de suivi.
2. 2.3.2. Procédures relatives à un système de collecte, d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, y compris, le cas échéant, des données relatives à certains participants et une ventilation des données concernant les indicateurs selon le sexe, si besoin est.
2. 2.3.3. Procédures pour le contrôle des fonctions officiellement déléguées par l'autorité de gestion en vertu de l'article 123, paragraphes 6 et 7, du règlement (UE) no 1303/2013.
2. 2.3.4. Procédures pour évaluer, sélectionner et approuver les opérations et pour assurer leur conformité, pendant toute la période d'exécution, avec les règles applicables [article 125, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013], y compris les instructions et orientations garantissant que les opérations contribuent à la réalisation des objectifs et résultats spécifiques des axes prioritaires correspondants, conformément aux dispositions de l'article 125, paragraphe 3, point a) i), du règlement (UE) no 1303/2013, et les procédures visant à s'assurer qu'une opération n'est pas retenue si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant la demande de financement par le bénéficiaire (y compris les procédures appliquées par les organismes intermédiaires en cas de délégation de l'évaluation, de la sélection et de l'approbation des opérations).
2. 2.3.5. Procédures assurant que le bénéficiaire reçoit un document précisant les conditions de l'aide pour chaque opération, y compris les procédures établies afin que les bénéficiaires tiennent à jour soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à une opération.
2. 2.3.6. Procédures pour les vérifications des opérations [conformément aux dispositions de l'article 125, paragraphes 4 à 7, du règlement (UE) no 1303/2013], y compris pour assurer la conformité des opérations avec les politiques de l'Union (comme celles liées aux règles concernant le partenariat et la gouvernance à plusieurs niveaux, la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes, la non-discrimination, l'accessibilité pour les personnes handicapées, le développement durable, les marchés publics, les aides d'État et l'environnement) et l'identification des autorités ou organismes effectuant ces vérifications. La description couvre les vérifications de la gestion administrative en ce qui concerne chaque demande de remboursement émanant des bénéficiaires et les vérifications de la gestion sur place pour les opérations, pouvant être réalisées par sondage. Lorsque les vérifications de la gestion ont été déléguées à des organismes intermédiaires, la description doit inclure les procédures appliquées par les organismes intermédiaires pour ces vérifications et les procédures appliquées par l'autorité de gestion pour surveiller l'efficacité des fonctions déléguées aux organismes intermédiaires. La fréquence et la couverture sont proportionnelles au montant du soutien public à une opération et au niveau de risque identifié par ces vérifications et audits réalisés par l'autorité d'audit pour le système de gestion et de contrôle dans son ensemble.
2. 2.3.7. Description des procédures relatives à la réception, à la vérification et à la validation des demandes de remboursement émanant des bénéficiaires et des procédures relatives à l'ordonnancement, à l'exécution et à la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires, conformément aux obligations énoncées à l'article 122, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013 qui seront applicables à partir de 2016 (y compris les procédures utilisées par les organismes intermédiaires auxquels a été délégué le traitement des demandes de remboursement), afin de respecter le délai de 90 jours pour les paiements en faveur des bénéficiaires, conformément à l'article 132 du règlement (UE) no 1303/2013.
2. 2.3.8. Identification des autorités ou organismes participant à chaque étape du traitement de la demande de remboursement, y compris un diagramme indiquant tous les organismes concernés.
2. 2.3.9. Description de la façon dont les informations sont transmises à l'autorité de certification par l'autorité de gestion, notamment les informations sur les insuffisances et/ou irrégularités (y compris les cas de fraude présumée ou établie) détectées et leur suivi dans le cadre des contrôles, audits et vérifications de gestion effectués par l'Union ou des organismes nationaux.
2. 2.3.10. Description de la façon dont les informations sont transmises à l'autorité d'audit par l'autorité de gestion, y compris les informations sur les lacunes et/ou irrégularités (y compris la fraude suspectée et établie) détectées et leur suivi dans le cadre des contrôles, audits et vérifications de gestion effectués par l'Union ou les organismes nationaux.
2. 2.3.11. Référence aux règles nationales en matière d'éligibilité établies par l'État membre et applicables au programme opérationnel.
2. 2.3.12. Procédures relatives à l'établissement, et à la présentation à la Commission, du rapport annuel d'exécution et du rapport final d'exécution [article 125, paragraphe 2, point b), du règlement (UE) no 1303/2013], y compris les procédures pour recueillir et communiquer des données fiables sur les indicateurs de performance [article 125, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) no 1303/2013].
2. 2.3.13. Procédures relatives à l'établissement de la déclaration de gestion [article 125, paragraphe 4, point e), du règlement (UE) no 1303/2013].
2. 2.3.14. Procédures relatives à l'établissement du résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués, y compris une analyse de la nature et de l'étendue des erreurs et des faiblesses relevées dans les systèmes, ainsi que les mesures correctrices prises ou prévues [article 125, paragraphe 4, point e), du règlement (UE) no 1303/2013].
2. 2.3.15. Procédures concernant la communication au personnel des procédures susmentionnées, et indication de la formation organisée/prévue et de toute orientation diffusée (date et référence).
2. 2.3.16. Description, le cas échéant, des procédures de l'autorité de gestion se rapportant à la portée, aux règles et aux procédures concernant les modalités efficaces établies par l'État membre pour l'examen des plaintes concernant les Fonds ESI, dans le cadre de l'article 74, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013.
2. 3. Piste d'audit
2. 3.1.
Procédures qui garantissent une piste d'audit et un système d'archivage adéquats, notamment en ce qui concerne la sécurité des données, eu égard aux dispositions de l'article 122, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013, conformément aux règles nationales sur la certification de la conformité des documents [article 125, paragraphe 4, point d), du règlement (UE) no 1303/2013 et article 25 du règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission].
2. 3.2.
Instructions données sur les pièces justificatives tenues à disposition par les bénéficiaires/organismes intermédiaires/autorité de gestion (date et référence):
2. 3.2.1. Indication de la période durant laquelle les documents doivent être conservés.
2. 3.2.2. Format dans lequel les documents doivent être conservés.
2. 4. Irrégularités et recouvrements
2. 4.1.
Description de la procédure (qui doit être fournie par écrit au personnel de l'autorité de gestion et des organismes intermédiaires: date et référence) sur la communication et la correction des irrégularités (y compris les cas de fraude) et leur suivi et l'enregistrement des montants retirés et recouvrés, des montants à recouvrer, des montants irrécouvrables et des montants liés aux opérations suspendues par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif.
2. 4.2.
Description de la procédure (y compris un diagramme indiquant les canaux de communication) pour satisfaire à l'obligation de notifier les irrégularités à la Commission, conformément à l'article 122, paragraphe 2, du règlement (UE) no 1303/2013.
3. AUTORITÉ DE CERTIFICATION
3. 1. L'autorité de certification et ses fonctions principales
3. 1.1.
Statut de l'autorité de certification (organisme public national, régional ou local) et l'organisme dont elle fait partie.
3. 1.2.
Spécifications des fonctions exercées par l'autorité de certification. Lorsque l'autorité de gestion exerce également les fonctions de l'autorité de certification, description de la façon dont la séparation des fonctions est assurée (voir le point 2.1.2).
3. 1.3.
Fonctions officiellement déléguées par l'autorité de certification, identification des organismes intermédiaires et forme de la délégation conformément à l'article 123, paragraphe 6, du règlement (UE) no 1303/2013. Référence aux documents pertinents (actes juridiques avec habilitations, accords). Description des procédures appliquées par les organismes intermédiaires pour exécuter les tâches déléguées, et des procédures de l'autorité de certification pour surveiller l'efficacité des tâches déléguées aux organismes intermédiaires.
3. 2. Organisation de l'autorité de certification
3. 2.1.
Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences nécessaires). Ces informations couvrent également les organismes intermédiaires auxquels certaines tâches ont été déléguées.
3. 2.2.
Description des procédures à communiquer par écrit au personnel de l'autorité de certification et des organismes intermédiaires (date et référence):
3. 2.2.1. Procédures relatives à l'établissement et à la présentation des demandes de paiement:
— description des modalités en place pour que l'autorité de certification puisse accéder à toute information sur les opérations, nécessaires aux fins de l'établissement et de la présentation des demandes de paiement, y compris les résultats des vérifications de gestion [conformément à l'article 125 du règlement (UE) no 1303/2013] et de tous les audits pertinents;
— description de la procédure relative à l'établissement des demandes de paiement et à leur présentation à la Commission, y compris de la procédure garantissant l'envoi de la dernière demande de paiement intermédiaire au plus tard le 31 juillet suivant la fin de l'exercice comptable précédent.
3. 2.2.2. Description du système comptable servant de base pour la certification des compte de dépenses vis-à-vis de la Commission [article 126, point d), du règlement (UE) no 1303/2013]:
— modalités de transmission des données agrégées à l'autorité de certification en cas de système décentralisé,
— le lien entre le système comptable et le système d'information décrit au point 4.1,
— identification des transactions des Fonds structurels et d'investissement européens en cas de système commun avec d'autres Fonds.
3. 2.2.3. Description des procédures en place pour établir les comptes visés à l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 [article 126, point b), du règlement (UE) no 1303/2013]. Les modalités visant à certifier l'intégralité, l'exactitude et la véracité des comptes et à attester que les dépenses comptabilisées sont conformes au droit applicable [article 126, point c), du règlement (UE) no 1303/2013], compte tenu des résultats de l'ensemble des vérifications et audits.
3. 2.2.4. Description, le cas échéant, des procédures de l'autorité de certification se rapportant à la portée, aux règles et aux procédures concernant les modalités efficaces établies par l'État membre pour l'examen des plaintes concernant les Fonds ESI, dans le cadre de l'article 74, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013.
3. 3. Recouvrements
3. 3.1.
Description du système garantissant le recouvrement rapide des aides publiques, y compris des aides de l'Union.
3. 3.2.
Procédures visant à garantir une piste d'audit adéquate en tenant une comptabilité informatisée mentionnant notamment les montants recouvrés, les montants à recouvrer, les montants retirés d'une demande de paiement, les montants irrécouvrables et les montants liés aux opérations suspendues par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif, pour chaque opération, y compris les recouvrements résultant de l'application de l'article 71 du règlement (UE) no 1303/2013 sur la pérennité des opérations.
3. 3.3.
Modalités pour déduire des montants recouvrés ou des montants à retirer des dépenses à déclarer.
4. SYSTÈME D'INFORMATION
4. 1.
Description des systèmes d'information, comportant un diagramme (système en réseau central ou commun ou système décentralisé avec liens entre les systèmes) pour:
4. 1.1. Collecter, enregistrer et stocker, sous forme informatisée, les données relatives à chaque opération, y compris, le cas échéant, des données relatives à certains participants et une ventilation des données concernant les indicateurs selon le sexe, si besoin est, nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, conformément aux dispositions de l'article 125, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 1303/2013, et de l'article 24 du règlement délégué no 480/2014 de la Commission.
4. 1.2. Veiller à ce que les données visées au point précédent soient recueillies, saisies et conservées dans le système, et que les données relatives aux indicateurs soient ventilées par genre lorsque les annexes I et II du règlement (UE) no 1304/2013 l'exigent, conformément aux dispositions de l'article 125, paragraphe 2, point e), du règlement (UE) no 1303/2013.
4. 1.3. S'assurer qu'il existe un système d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des pièces comptables pour chaque opération, qui intègre toutes les données nécessaires à l'établissement des demandes de paiement et des comptes, comme la comptabilisation des montants à recouvrer, des montants recouvrés, des montants irrécouvrables et des montants retirés à la suite de l'annulation de tout ou partie de la contribution à une opération ou à un programme opérationnel, conformément à l'article 126, point d), et à l'article 137, point b), du règlement (UE) no 1303/2013.
4. 1.4. Tenir une comptabilité informatisée des dépenses déclarées à la Commission et de la contribution publique correspondante versée aux bénéficiaires, comme le prévoit l'article 126, point g), du règlement (UE) no 1303/2013.
4. 1.5. Tenir une comptabilité des montants à recouvrer et des montants retirés à la suite de l'annulation de tout ou partie de la contribution à une opération, conformément à l'article 126, point h), du règlement (UE) no 1303/2013.
4. 1.6. Tenir un registre des montants liés aux opérations faisant l'objet d'une suspension par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif.
4. 1.7. Indiquez si les systèmes sont opérationnels et s'ils sont aptes à enregistrer de manière fiable les données susmentionnées.
4. 2.
Description des procédures permettant de vérifier si la sécurité des systèmes informatiques est assurée.
4. 3.
Description de la situation actuelle concernant la mise en œuvre des dispositions de l'article 122, paragraphe 3, du règlement (UE) no 1303/2013.