1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
a) la formalisation d'une décision administrative pour le cofinancement des projets; et
b) le suivi de la décision administrative et de ses avenants éventuels à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
2. La décision administrative inclut ou indique ce qui suit:
a) le montant maximal de la contribution de l'Union;
b) le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
c) une description et un calendrier détaillés du projet;
d) le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
e) le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
f) la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
g) les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à utiliser;
h) une disposition imposant à l'autorité responsable l'obligation de collecter, et de communiquer au moins une fois par an, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme;
i) la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
j) les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
k) les conditions relatives à la piste d'audit;
l) les dispositions en matière de protection des données; et
m) les dispositions en matière de publicité.
3. De manière générale, la décision administrative est adoptée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
4. La décision administrative indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.