1. Environnement interne
A) Structure organisationnelle
1) Structure organisationnelle permettant à l'autorité responsable d'exécuter ses tâches visées à l'article 4.
2) Structure organisationnelle, définie dans un organigramme, qui montre une répartition claire des rôles et responsabilités.
B) Normes en matière de ressources humaines
1) Ressources humaines adéquates pour exécuter les tâches décrites à l'article 4.
2) Séparation des tâches conçue de telle sorte que chaque membre du personnel n'ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d'ordonnancement, de paiement ou d'enregistrement comptable des montants imputés au programme national, et qu'aucun membre du personnel n'exécute une des tâches correspondantes sans supervision par un autre membre du personnel.
3) Définition écrite des responsabilités de chaque membre du personnel, y compris la délimitation de ses pouvoirs en matière financière.
4) Formation appropriée du personnel.
5) Procédures visant à éviter les conflits d'intérêts, notamment lorsque des personnes détenant des responsabilités ou occupant un poste sensible en rapport avec la vérification, l'ordonnancement, le paiement et l'enregistrement comptable des demandes assument aussi d'autres fonctions en dehors de l'autorité responsable.
2. Activités de contrôle
A) Sélection de projets
1) Procédures concernant la sélection et l'attribution de subventions conformément à l'article 9.
2) Procédures concernant le contenu et la signature des conventions de subvention et des décisions administratives conformément aux articles 10 et 11.
B) Procédures en matière de contrôles administratifs et sur place
1) Procédures d'information de la direction de l'autorité responsable, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles effectués, afin de permettre la révision de la stratégie de contrôle et des procédures de contrôle internes lorsque des insuffisances systémiques sont décelées ou en cas de besoin.
2) Description de la méthode d'échantillonnage utilisée lorsque les contrôles administratifs ou sur place ne sont pas exhaustifs, mais effectués sur la base d'un échantillon, et d'une procédure visant à rendre compte des anomalies et irrégularités.
3) Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des contrôles réalisés sur des demandes de paiement sont conservés par d'autres entités, celles-ci, ainsi que l'autorité responsable, mettent en place des procédures garantissant l'accès de l'autorité responsable à ces documents.
C) Procédures en matière d'ordonnancement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire
1) Procédures visant à garantir le suivi de la mise en œuvre des conventions de subvention, des décisions administratives et des contrats conformément aux conditions contractuelles.
2) Modalités de la réception, de l'enregistrement et du traitement des demandes de paiement présentées par un bénéficiaire, ainsi qu'un descriptif des documents à utiliser et de la procédure d'examen des travaux effectués.
3) Liste de contrôle des vérifications à effectuer par chaque membre du personnel chargé de l'ordonnancement, y compris un examen des travaux effectués.
4) Procédure d'ordonnancement, y compris la vérification de la conformité avec les règles nationales et de l'Union et comprenant les contrôles requis par l'article 5, paragraphe 2, et l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014 ayant pour objet de prévenir et de détecter toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus.
D) Procédures de paiement
1) Procédures visant à garantir que les paiements sont effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom des bénéficiaires et qu'aucun paiement n'est effectué au comptant.
2) Procédures visant à garantir que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués sont crédités à nouveau au profit du programme national.
E) Procédures comptables
Procédures comptables visant à garantir que les comptes annuels sont complets, exacts et établis en temps opportun, et que toute erreur ou omission est décelée et corrigée, au travers notamment de contrôles et de recoupements périodiques.
F) Procédures relatives aux avances
1) Procédures visant à ce que les paiements relatifs aux avances fassent l'objet d'une rubrique distincte dans les registres comptables.
2) Procédures visant à ce que les avances soient acquittées dans les délais établis et que celles dont l'acquittement est dû soient identifiées.
G) Procédures relatives aux créances
1) Procédures visant à garantir que les exigences posées aux points A) à D) s'appliquent mutatis mutandis aux montants que l'autorité responsable est tenue de percevoir conformément à l'article 21, point h), du règlement (UE) no 514/2014.
2) Procédures visant à garantir le suivi correct des ordres de recouvrement émis et, le cas échéant, des intérêts de retard.
3) Procédures visant à garantir que si le recouvrement ne peut être effectué, la cause en est identifiée, de manière à apprécier si l'État membre doit rembourser le budget de l'Union.
4) Système permettant de reconnaître tous les montants dus et d'inscrire toutes ces créances au grand livre des débiteurs avant leur recouvrement.
5) Procédures visant à garantir que ce grand livre des débiteurs est vérifié à intervalles réguliers et qu'il est fiable et complet.
H) Procédures de détection des irrégularités et de lutte antifraude
1) Définition des irrégularités conformément aux exigences de l'Union.
2) Mécanismes visant à ce que les irrégularités soient décelées en temps opportun et que des mesures correctives puissent être prises dans l'immédiat.
3) Procédures visant à mettre en place des mesures proportionnelles de lutte antifraude.
4) Procédures visant à garantir que la Commission est tenue informée des irrégularités décelées et, le cas échéant, des mesures correctives prises dans les comptes annuels.
I) Piste d'audit
Procédure visant à garantir une piste d'audit appropriée conformément au règlement d'exécution adopté sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014, en fournissant les pièces justificatives, à conserver dans les locaux de l'autorité responsable, portant sur la sélection des projets, l'ordonnancement, l'enregistrement comptable et l'exécution des paiements des demandes présentées par un bénéficiaire et sur le traitement des avances et des créances.
3. Information et communication internes
A) Communication
1) Procédures visant à garantir que:
a) tout changement de la législation de l'Union est enregistré;
b) les instructions, bases de données et listes de contrôle sont mises à jour en temps utile afin de refléter ces changements;
c) toutes les parties intéressées, comme l'autorité déléguée, sont informées de ces changements en temps utile.
2) Procédures visant à garantir que tous les bénéficiaires disposent des informations nécessaires pour exécuter leurs tâches et réaliser les opérations.
3) Procédures visant à garantir que des informations ex post appropriées sur les résultats du procédé de sélection sont fournies aux demandeurs.
B) Sécurité des systèmes d'information
1) La sécurité du (des) système(s) d'information utilisé(s) est conforme aux normes les plus récentes reconnues au niveau international.
2) Procédures visant à garantir que les mesures financières et technologiques appliquées sont proportionnelles aux risques.
4. Suivi et rapports internes
A) Documents et rapports internes
1) Procédures documentées et listes de contrôle à compléter afin de:
a) soutenir les travaux du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014 et de lui fournir les informations nécessaires à l'exécution de ses tâches, notamment des données portant sur les progrès du programme national réalisés en vue d'atteindre ses objectifs, des données financières et des données portant sur les indicateurs et les étapes;
b) rédiger les rapports annuels définitifs de mise en œuvre et de les soumettre à la Commission;
c) rédiger les documents constituant la demande de paiement du solde annuel visé à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014;
d) veiller à ce que la direction dispose de tous les rapports et informations nécessaires pour suivre de manière efficace la mise en œuvre des programmes dont elle est responsable;
e) veiller à ce que la direction dispose des rapports des évaluations ou audits indépendants sur le fonctionnement de leurs systèmes.
2) Procédures documentées de rapport et de suivi, si l'autorité responsable a chargé une autre entité de l'exécution des tâches.
B) Suivi d'autres tâches non exécuté par les autorités elles-mêmes
1) Lorsque des organes agissent sous la responsabilité de l'autorité responsable, à l'exclusion des autorités déléguées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour veiller à une bonne gestion financière.
2) Lorsque des activités de contrôle sont sous-traitées, procédures visant à garantir que des mécanismes de surveillance sont en place pour garantir une méthodologie de contrôle commune et la cohérence des travaux.
3) Lorsque l'autorité responsable délègue des activités, procédures visant à garantir que l'article 5, paragraphe 4, du présent règlement est respecté.