1. L'organisation d'envoi met en place une politique de sécurité organisationnelle et des procédures d'évaluation des risques qui conviennent et s'appliquent aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et qui s'y adaptent, le cas échéant.
2. S'appuyant sur la politique de sécurité organisationnelle de l'organisation d'envoi, les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un plan de gestion de la sécurité et un plan d'évacuation qui s'appliquent aux mesures prises dans l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne. Ces plans respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 5.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil préparent conjointement une évaluation écrite des risques en matière de sécurité, de déplacement et de santé dans le pays de déploiement. Ces évaluations respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 6.
4. L'évaluation des risques visée au paragraphe 3 est revue et mise à jour aussi souvent que l'impose le contexte et, à tout le moins, avant le déploiement du volontaire de l'aide de l'Union européenne. Lorsque l'évaluation des risques conduit à la conclusion que le déploiement concerne une région qui est le théâtre d'un conflit armé international ou non, ou qui est menacée par un tel conflit, il convient de ne pas envisager le déploiement ou de l'annuler si le volontaire de l'aide de l'Union européenne a déjà été sélectionné.
5. Les exigences concernant la sensibilisation à la sécurité et le comportement qu'il y a lieu d'adopter dans la gestion des risques et de la sécurité sont incluses dans la description de l'attribution des tâches et le processus de recrutement.
6. L'organisation d'envoi informe les autorités nationales compétentes des États membres et d'autres pays participants conformément à l'article 23 du règlement (UE) no 375/2014 avant de déployer l'un de leurs ressortissants comme volontaire de l'aide de l'Union européenne. Avant le déploiement, l'organisation d'envoi qui déploie des volontaires de l'aide de l'Union européenne qui ne sont pas des citoyens de l'Union vérifie les règles relatives à la protection consulaire prévue par le pays de nationalité du volontaire ou un autre pays.
7. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent à ce que toutes les informations sur les procédures de sécurité et de sûreté soient partagées avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne et comprises par celui-ci. Au cours de l'intégration, une séance d'information sur la sécurité dans le contexte donné se tient avant le départ et dans les 24 heures suivant l'arrivée dans le pays de déploiement. Cette séance aborde les résultats de l'évaluation des risques, le plan d'évacuation et le plan de gestion de la sécurité, y compris le signalement des incidents de sécurité, les procédures d'évacuation et de rapatriement, l'arbre de communication, la ou les personnes de contact pour la gestion des crises ainsi que les coordonnées des ambassades, commissariats de police et casernes de pompiers et hôpitaux.
8. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit au minimum couvert par l'assurance visée à l'article 24.
9. En plus de la formation obligatoire à la sécurité proposée dans le programme de formation, l'organisation d'envoi propose aux volontaires de l'aide de l'Union européenne les autres formations pertinentes à la sécurité qu'elle propose à son propre personnel international.
10. Au moment de signer le contrat visé à l'article 16, paragraphe 2, les volontaires de l'aide de l'Union européenne reconnaissent avoir connaissance des procédures de gestion de la sécurité et s'engagent à les respecter, entre autres leur obligation de disposer d'informations à jour sur l'état actuel de la situation en matière de sécurité, de reconnaître leur responsabilité personnelle dans la gestion de leur propre sécurité, celle des autres et de l'organisation, ainsi que de s'abstenir d'adopter un comportement à risque. Les organisations d'envoi et d'accueil sensibilisent le volontaire de l'aide de l'Union européenne aux conséquences des infractions aux procédures de sécurité, en particulier celles qui conduisent à la fin forcée et prématurée de la mission.
11. L'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de s'enregistrer auprès de l'ambassade ou du consulat de leur nationalité à leur arrivée dans le pays de déploiement et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire. Si le pays de la nationalité du volontaire de l'aide de l'Union européenne n'a pas de représentation consulaire dans le pays de déploiement, l'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne qui sont des citoyens de l'Union de s'enregistrer auprès du consulat ou de l'ambassade d'un autre État membre et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire.
12. S'appuyant sur les mises à jour de l'organisation d'accueil, les organisations d'envoi et d'accueil mettent à jour régulièrement le plan d'évacuation pour garantir qu'il reste applicable à l'environnement opérationnel en toutes circonstances. Le résultat de l'évaluation des risques détermine la fréquence à laquelle le plan doit être revu et l'organisation d'accueil utilise les données antérieures et les mises à jour actuelles pour l'ajuster, le cas échéant. Le plan d'évacuation est conservé dans un lieu facilement accessible pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
13. L'organisation d'accueil veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit informé du moindre changement dans l'environnement opérationnel et de la modification consécutive des procédures et protocoles de sécurité.
14. L'organisation d'accueil sait où se trouve le volontaire de l'aide de l'Union européenne et connaît le numéro pour le contacter à tout moment, même lorsqu'il est en congé.