1. Exigences relatives à l'attribution des tâches
L'attribution des tâches comprend au minimum les éléments suivants:
a) la mention du rôle, le titre, la description de l'équipe et du supérieur hiérarchique, la durée et le ou les lieux de la mission;
b) une description détaillée des activités concernées fondées sur les besoins, telles qu'elles sont validées par les organisations d'accueil, et les tâches bien définies que le volontaire de l'aide de l'Union européenne doit remplir, y compris les éléments qui reposent sur le plan de communication de l'initiative;
c) la mention des compétences requises pour les tâches sur la base du cadre de compétences;
d) la définition des objectifs de la performance, considérant la durée et les spécificités de la mission du volontaire de l'aide de l'Union européenne, ainsi que des rôles qui conviennent à la fonction de volontaire;
e) les indicateurs des réalisations, résultats et, dans la mesure du possible, acquis attendus de l'attribution des tâches qu'il convient d'utiliser pour la gestion des performances du volontaire de l'aide de l'Union européenne;
f) la marge de liberté qui permet au volontaire de l'aide de l'Union européenne, dans des limites réalistes, d'influencer et d'orienter les tâches selon son profil et ses intérêts personnels;
g) des renseignements sur le temps de travail, les congés, le lieu de travail et le soutien d'encadrement;
h) la répartition claire des responsabilités en matière de gestion et de gestion de la sécurité entre les organisations d'envoi et d'accueil; et
i) des informations sur la sensibilisation à la sécurité et le comportement qu'il y a lieu d'adopter dans la gestion des risques et de la sécurité, le cas échéant.
2. Exigences relatives à l'annonce
L'annonce comprend au minimum les informations suivantes:
a) des informations claires et précises sur l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, sa nature humanitaire et les finalités du volontariat;
b) une description du projet, comprenant des renseignements sur le contexte opérationnel et de sécurité et/ou des informations selon lesquelles les organisations d'envoi et/ou d'accueil sont des organisations confessionnelles;
c) la description des tâches que le volontaire de l'aide de l'Union européenne doit remplir;
d) la description des compétences et de la motivation requises pour correspondre au profil;
e) les critères d'éligibilité et d'exception (le cas échéant) rattachés aux principes d'égalité des chances et de non-discrimination;
f) les critères de sélection et les exigences minimales qui font office de critères d'exclusion, le cas échéant (par exemple, le niveau de compétences, la motivation et d'autres critères applicables comme l'expérience, les compétences linguistiques, l'aptitude médicale à voyager et travailler dans des pays en développement, la disponibilité) ainsi que la mention des profils recherchés (professionnels débutants ou professionnels expérimentés du secteur);
g) les indications sur l'éventualité qu'un stage d'apprentissage soit associé au poste;
h) les conditions du service, entre autres des renseignements sur la durée du déploiement, les possibilités d'apprentissage, les conditions de travail et de vie, dont les frais d'hébergement et de séjour, les vols, la couverture d'assurance, les vaccins médicaux et nécessaires, etc.;
i) la date et l'heure de clôture du dépôt des candidatures;
j) le calendrier de la présélection et du ou des entretiens;
k) le processus d'entretien;
l) la date attendue de la décision; et
m) le calendrier prévu (date de la formation, le cas échéant, du stage d'apprentissage, de la préparation au déploiement et de l'intégration préalable au déploiement, des activités pendant et après le déploiement).
3. Exigences relatives au temps de travail, à l'indemnité de congé et à l'espace de travail
| Facteurs | Exigences générales | Exigences minimales
| Temps de travail |
— L'organisation d'envoi et l'organisation d'accueil conviennent d'un temps de travail adéquat en fonction des politiques de cette dernière, qui est ensuite débattu et approuvé avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
— Le temps de travail convenu laisse du temps au perfectionnement du volontaire de l'aide de l'Union européenne, conformément à l'attribution des tâches et aux objectifs des performances.
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— Le temps de travail normal ne dépasse pas 40 heures par semaine en moyenne, calculé pendant une période de quatre mois.
— Les heures supplémentaires et les urgences sont négociées avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne, en tenant compte de son bien-être psychologique et physique.
— Les heures supplémentaires, les urgences et les périodes de repos respectent au minimum les exigences de la directive 2003/88/CE et le droit national applicable.
| Indemnité de congé |
— L'organisation d'envoi et l'organisation d'accueil conviennent d'une indemnité de congé adéquate en fonction des politiques de cette dernière, qui est ensuite débattue et approuvée avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
— Si l'indemnité de congé varie en fonction des catégories de poste, l'indemnité de congé correspond à celle du personnel local qui occupe le même poste ou un poste comparable.
— L'indemnité de congé comprend:
— une indemnité de congé mensuelle;
— un congé maladie;
— un congé dans les foyers, si la période de déploiement dépasse 18 mois;
— un congé parental, y compris le congé de maternité et le congé de paternité. À la demande d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne dont la période de déploiement dépasse six mois, le congé parental peut également inclure des jours de congé pour retourner dans le pays de résidence d'un ou plusieurs enfants à charge de moins de 12 ans;
— un congé spécial en cas d'enterrement ou de maladie grave médicalement attestée d'un ascendant ou d'un descendant en ligne directe, d'un conjoint ou d'un partenaire enregistré, d'une sœur ou d'un frère.
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— Lorsque les moyens locaux sont très limités, l'organisation d'envoi garantit l'utilisation des moyens du personnel international comme référence minimale pour déterminer l'indemnité de congé du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
— En tout état de cause, l'indemnité de congé mensuelle se résume à deux jours par mois que les volontaires de l'aide de l'Union européenne prennent au cours de leur déploiement.
| Période de congé |
— Le congé mensuel annuel est déconseillé au début ou à la fin du déploiement.
— Le volontaire de l'aide de l'Union européenne peut faire une demande de congé dans les foyers neuf mois après le début de la mission et suffisamment longtemps avant la fin.
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| Espace de travail |
— L'organisation d'accueil prévoit un espace de travail spécial pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne, conforme à l'attribution des tâches et aux conditions de travail sécurisées, sûres et saines convenues selon les indicateurs définis à l'annexe I, point 7.
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4. Exigences relatives à l'hébergement
1. Chaque volontaire de l'aide de l'Union européenne dispose d'une chambre propre qui ferme à clé et d'un accès à un point d'eau et des installations sanitaires propres. La chambre est située à une distance raisonnable du principal lieu de travail du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
2. L'hébergement des volontaires de l'aide de l'Union européenne peut prendre la forme, entre autres, d'une chambre au sein d'une famille d'accueil, d'un logement particulier ou d'un logement avec d'autres volontaires de l'aide de l'Union européenne.
3. Dans la mesure du possible, l'hébergement facilite l'intégration des volontaires de l'aide de l'Union européenne au sein de la communauté locale et leur permet d'interagir avec la communauté des expatriés.
4. La langue est prise en considération dans l'évaluation des options d'hébergement.
5. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne ont accès à des moyens de communication qui leur permettent de contacter les organisations d'envoi et d'accueil ainsi que leurs proches.
5. Exigences relatives à la gestion de la sécurité et au plan d'évacuation
La gestion de la sécurité et le plan d'évacuation comprennent au minimum les éléments suivants:
a) des informations sur le responsable/l'équipe de gestion des crises au sein de l'organisation d'envoi et les coordonnées utiles à partager avec l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne;
b) l'organigramme du personnel responsable de la gestion des risques de sécurité au sein des organisations d'envoi et d'accueil, ainsi que les coordonnées actuelles;
c) une présentation claire des procédures, rôles et responsabilités en cas d'urgence;
d) un dispositif de signalement des incidents de sécurité pour les organisations d'envoi et d'accueil;
e) un plan d'évacuation;
f) des dispositions relatives à l'évacuation médicale conformes aux dispositions relatives à l'assurance visées à l'article 24;
g) des informations, des lignes directrices et des règles propres au contexte transmises par l'organisation d'accueil;
h) un dispositif d'examen régulier par l'organisation d'envoi tenant compte des mises à jour transmises par l'organisation d'accueil (en fonction de l'environnement propre au pays);
i) une élaboration de scénario organisée par l'organisation d'envoi et l'organisation d'accueil pour évaluer les conditions de sécurité éventuelles et mettre à l'essai la gestion de la sécurité et le plan d'évacuation; dans la mesure du possible, des exercices sont organisés pour garantir une coopération sans heurts entre les organisations d'envoi et d'accueil en cas d'urgence; et
j) le soutien disponible au sein des organisations d'envoi et d'accueil aux fins de la sécurité et de la sûreté physiques, matérielles et psychologiques des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
6. Exigences relatives à l'évaluation des risques
L'évaluation des risques couvre au minimum les éléments suivants:
a) la situation générale dans le pays de déploiement (comme la situation économique, l'histoire récente et les changements prévus pour établir des niveaux de risque et d'insécurité en ce qui concerne l'instabilité et la complexité politique, les conflits, les troubles civils, les dynamiques ethniques et religieuses, etc., afin d'élaborer une carte des menaces, déterminer la probabilité que chaque menace se concrétise ainsi que les répercussions probables);
b) un recensement des risques de catastrophe naturelle;
c) l'attitude locale et le bon accueil réservé par les communautés et autorités locales au volontaire de l'aide de l'Union européenne/à l'initiative;
d) les autres agences actives au même endroit;
e) les plans d'urgence et d'évacuation;
f) les installations (bureaux et hébergement);
g) les dispositifs de signalement et le suivi des incidents de sécurité;
h) la connectivité et les télécommunications disponibles ainsi que le matériel de télécommunication (entre autres l'accessibilité et le niveau de fiabilité); et
i) l'accessibilité du transport et les cartes actuelles, entre autres la liberté de mouvement et la facilité d'accès.
7. Indicateurs de conditions de travail et de vie sûres et saines
Il convient d'utiliser les indicateurs suivants de conditions de travail et de vie sûres et saines:
a) recensement des maladies répandues dans la région (véhiculées par l'eau, les moustiques, l'homme, saisonnières, etc.), ainsi que le niveau de probabilité et les répercussions;
b) disponibilité et accessibilité des premiers secours (en interne et en externe), responsables et services de lutte contre les incendies, installations médicales et professionnels de la santé (par exemple les hôpitaux, les infirmières, l'accès aux médicaments);
c) état d'entretien de tous les sites (bureaux et hébergement); disponibilité de raccordements électriques, éclairage, ventilation, installations sanitaires et d'hygiène;
d) état d'entretien des véhicules, révisions et contrôles réguliers, équipements adéquats (par exemple radio, trousse de premiers secours, ceintures, eau, couverture);
e) disponibilité et qualité du bureau, des chaises, de l'équipement informatique;
f) dispositions relatives aux congés et au temps de travail; accès aux activités récréatives et aux installations sportives, aux bibliothèques, aux marchés, etc.; niveau d'isolement; accès aux espaces privés, aux édifices religieux; et
g) dispositifs de signalement des incidents liés à la santé et à la sécurité et suivi de ces incidents.