1. Auto-évaluation et références pour les organisations d'accueil
1. L'auto-évaluation par les organisations d'accueil couvre toutes les normes et procédures, lorsqu'une organisation d'accueil demandeuse est tenue de mettre en place une politique ou une pratique, afin de répondre aux exigences nécessaires concernant les candidats volontaires et les volontaires de l'aide de l'Union européenne. Pour chaque exigence de chaque norme et procédure, l'organisation précise si:
a) l'exigence minimale est couverte dans sa politique/pratique et/ou si elle s'engage à la faire appliquer;
b) le personnel concerné connaît cette exigence et la met en pratique; et
c) il est particulièrement nécessaire de poursuivre le travail/l'action pour combler les lacunes.
2. L'auto-évaluation répond également aux questions suivantes relatives à la sûreté, la sécurité et la gestion des volontaires:
a) Comment l'organisation d'accueil garantit-elle la sûreté et la sécurité des volontaires internationaux qu'elle accueille?
b) Comment les volontaires sont-ils gérés et aidés au cours de leur séjour?
c) Dans quels domaines des normes et des procédures (le cas échéant) l'organisation d'accueil renforce-t-elle actuellement ses capacités?
3. La référence couvre ce qui est attendu d'une organisation d'accueil au cours du déploiement d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne et s'intéresse à l'expérience faite par la personne des exigences nécessaires de chaque norme et procédure lorsque cette personne est en mesure de fournir des informations. Cette personne doit notamment:
a) mentionner l'expérience de son organisation dans les exigences minimales des normes et procédures applicables que l'organisation d'accueil doit appliquer (conforme/non conforme);
b) justifier/expliquer chacune des évaluations; et
c) mentionner, le cas échéant, la nécessité de poursuivre le travail/l'action pour combler les lacunes.
4. Pour promouvoir la simplification, la Commission déterminera les normes et procédures pour lesquelles l'organisation d'accueil demandeuse ne doit pas prendre de mesure, à condition que cette dernière soit un partenaire humanitaire de la Commission ayant signé un accord-cadre (partenariat) en vigueur.
2. Auto-évaluation fondée sur des données probantes pour les organisations d'envoi
1. L'auto-évaluation fondée sur des données probantes par les organisations d'envoi couvre toutes les normes et procédures, lorsque l'organisation est tenue de mettre en place une politique ou une pratique, afin de répondre aux exigences nécessaires concernant les candidats volontaires et les volontaires de l'aide de l'Union européenne. Pour chaque exigence de chaque norme et procédure, l'organisation d'envoi précise si:
a) l'exigence minimale est couverte dans sa politique/pratique et/ou si elle s'engage à la faire appliquer;
b) le personnel concerné connaît cette exigence et la met en pratique;
c) il est particulièrement nécessaire de poursuivre le travail/l'action pour combler les lacunes; et
d) l'exigence fait l'objet d'une certification/accréditation par l'intermédiaire d'un autre dispositif approuvé (par exemple, des programmes nationaux, européens ou internationaux).
2. Pour justifier les affirmations de l'auto-évaluation, l'organisation d'envoi demandeuse démontre la conformité et joint des preuves représentatives du fait que les politiques et les pratiques visées à chaque exigence des normes et procédures sont mises en œuvre, particulièrement en ce qui concerne les volontaires, ainsi que les moyens pour le vérifier.
3. À des fins de simplification, la Commission recense les normes et procédures lorsque l'organisation d'envoi demandeuse ne doit prendre aucune mesure si cette dernière est un partenaire de l'aide humanitaire de la Commission qui a signé un accord-cadre (partenariat) en vigueur.
4. À tout moment dans le processus de certification, la Commission peut demander à l'organisation d'envoi demandeuse de fournir des preuves supplémentaires, le cas échéant.
3. Procédure de suspension ou de retrait de la certification
1. Si la Commission prévoit de suspendre ou de retirer la certification, elle le notifie formellement à l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil au préalable, explique ses raisons et invite cette dernière à présenter ses observations dans les 45 jours suivant la réception de la notification.
2. Si, après avoir examiné les observations présentées par l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil, la Commission décide d'arrêter la procédure de suspension ou de retrait, elle notifie formellement sa décision à l'organisation.
3. Si aucune observation n'est présentée ou si, malgré les observations présentées, la Commission décide de poursuivre la procédure de suspension ou de retrait, elle doit respectivement:
a) suspendre la certification en notifiant formellement la suspension à l'organisation, en expliquant les raisons et en indiquant la date indicative d'achèvement des vérifications nécessaires; ou
b) notifier formellement le retrait à l'organisation, expliquer les raisons et indiquer la date à laquelle le retrait prend effet.
4. La suspension prend effet le jour où l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil reçoit la notification visée au paragraphe 3, point a), ou à une date ultérieure indiquée dans la notification.
5. À moins d'un retrait de la certification conformément au paragraphe 3, point b), la Commission, dès qu'elle considère que les motifs de la suspension ne s'appliquent plus ou que les vérifications nécessaires ont été effectuées, notifie formellement à l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil la levée de la suspension.