1. L'organisation d'envoi met en place une déclaration de principes et une politique pour veiller à ce que les pratiques sur le lieu de travail répondent aux principes d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination et favorisent une culture organisationnelle inclusive.
2. La politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination visée au paragraphe 1 doit au minimum:
a) respecter la législation nationale et de l'Union applicable et chercher à éviter, ou traiter et supprimer, les politiques et les pratiques discriminatoires, entre autres les obstacles à l'emploi pour tous les groupes recensés dans cette législation et/ou dont on sait qu'ils risquent de rencontrer des préjugés dans leur recherche d'emploi et, par conséquent, d'être sous-représentés;
b) couvrir, sans s'y limiter, tous les aspects de l'expérience du volontaire, entre autres les différentes normes de comportement, les annonces de stage, le recrutement et la sélection, la formation et le développement, la gestion des performances et les conditions de travail, dont les procédures de rémunération et de licenciement;
c) clairement définir les rôles et les responsabilités de tout le personnel et de tous les volontaires, des dirigeants et des équipes d'encadrement, des services de ressources humaines et de toute autre partie prenante recensée par l'organisation;
d) être contrôlée et révisée régulièrement pour veiller à ce qu'elle reste conforme à la législation applicable et à ce qu'elle soit correctement et efficacement mise en œuvre.
3. L'organisation d'accueil transmet à l'organisation d'envoi une confirmation écrite du principe et de la politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination, et informe l'organisation d'envoi de toutes les exceptions à apporter à la définition du rôle et du profil du volontaire de l'aide de l'Union européenne, en raison de l'environnement de travail particulier.
4. L'organisation d'envoi aide l'organisation d'accueil à mettre en œuvre la politique d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination et, à titre exceptionnel, aide les organisations d'accueil à apporter à ces principes des modifications en fonction du contexte, le cas échéant.
5. Dans la mesure du possible, l'organisation d'envoi propose des formations et des séances d'information appropriées sur la politique et ses principes à tout le personnel, de manière régulière, de sorte que toutes les parties prenantes comprennent cette politique, y participent et la mettent en œuvre.