REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D'ASSOCIATION
Article premier
Dispositions générales
1. Le conseil d'association, institué conformément à l'article 461, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «l'accord»), exerce ses fonctions selon les modalités prévues aux articles 461 et 463 de l'accord.
2. Comme le prévoit l'article 5, paragraphe 1, de l'accord, les parties tiennent régulièrement des réunions au sommet dans le cadre du dialogue politique. Conformément à l'article 5, paragraphe 2, de l'accord, au niveau ministériel, les parties mènent le dialogue politique, par accord mutuel, au sein du conseil d'association visé à l'article 460 de l'accord ainsi que dans le cadre de réunions régulières des représentants des parties au niveau des ministères des affaires étrangères.
3. Comme le prévoit l'article 462, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association est composé de membres du Conseil de l'Union européenne et de membres de la Commission européenne, d'une part, et de membres du gouvernement de l'Ukraine, d'autre part. La composition du conseil d'association prend en considération les questions spécifiques à traiter lors de chaque réunion. Le conseil d'association se réunit au niveau ministériel.
4. Comme le prévoit l'article 463, paragraphe 1, de l'accord, et aux fins de la réalisation de ses objectifs, le conseil d'association dispose du pouvoir de prendre des décisions qui lient les parties. Le conseil d'association prend les mesures appropriées pour la mise en application de ses décisions, y compris, si nécessaire, en habilitant des instances spécifiques instituées au titre de l'accord à agir en son nom. Le conseil d'association peut également formuler des recommandations. Il adopte ses décisions et recommandations d'un commun accord des parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Le conseil d'association peut déléguer ses pouvoirs au comité d'association.
5. Les parties au présent règlement intérieur sont celles définies à l'article 482 de l'accord.
Article 2
Présidence
Les parties président le conseil d'association, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.
Article 3
Réunions
1. Le conseil d'association se réunit au moins une fois par an, et lorsque les circonstances l'exigent, d'un commun accord des parties. Sauf si les parties en conviennent autrement, chaque réunion du conseil d'association se tient au lieu habituel des réunions du Conseil de l'Union européenne.
2. Chaque réunion du conseil d'association se tient à une date arrêtée d'un commun accord par les parties.
3. Le conseil d'association se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires, en accord avec son président, adressée au plus tard trente jours calendaires avant la date de la réunion.
Article 4
Représentation
1. Les membres du conseil d'association qui ne sont pas en mesure d'assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre désire se faire représenter, il informe par écrit le président du conseil d'association du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle le membre doit se faire représenter.
2. Le représentant d'un membre du conseil d'association exerce tous les droits dudit membre.
Article 5
Délégations
1. Les membres du conseil d'association peuvent se faire accompagner de fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du conseil d'association est informé, par le secrétariat du conseil d'association, de la composition prévue de la délégation de chaque partie.
2. Si les parties en conviennent, le conseil d'association peut inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou à fournir des informations sur des sujets particuliers. Les parties conviennent des modalités et conditions dans lesquelles ces observateurs peuvent assister aux réunions.
Article 6
Secrétariat
Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil d'association.
Article 7
Correspondance
1. La correspondance destinée au conseil d'association est adressée au secrétaire soit de l'Union soit de l'Ukraine, qui informe ensuite l'autre secrétaire.
2. Les secrétaires du conseil d'association assurent la transmission de cette correspondance au président du conseil d'association et, s'il y a lieu, sa diffusion auprès des membres du conseil d'association.
3. La correspondance ainsi diffusée est transmise, suivant les besoins, au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres auprès de l'Union européenne et au secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, ainsi qu'à la mission de l'Ukraine auprès de l'Union européenne.
4. Les communications émanant du président sont envoyées aux destinataires par les secrétaires, au nom du président. Ces communications sont diffusées, le cas échéant, aux membres du conseil d'association, comme prévu au paragraphe 3.
Article 8
Confidentialité
Sauf décision contraire des parties, les réunions du conseil d'association ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au conseil d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le président du conseil d'association établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est envoyé par les secrétaires du conseil d'association aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant la date de la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard vingt et un jours calendaires avant le début de la réunion. Ces points ne figurent à l'ordre du jour provisoire que si les documents justificatifs y afférents ont été transmis aux secrétaires avant la date d'envoi de cet ordre du jour.
3. L'ordre du jour est adopté par le conseil d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.
4. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.
Article 10
Procès-verbal
1. Les secrétaires du conseil d'association établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.
2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) les documents soumis au conseil d'association;
b) toutes déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par un membre du conseil d'association; et
c) les questions sur lesquelles les parties ont marqué leur accord, telles que les décisions adoptées, les déclarations approuvées et les éventuelles conclusions.
3. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil d'association. Le conseil d'association approuve ledit projet de procès-verbal lors de sa réunion suivante. Ce projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit.
Article 11
Décisions et recommandations
1. Le conseil d'association arrête des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement des procédures internes respectives.
2. Le conseil d'association peut également, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du conseil d'association aux membres de ce dernier, conformément à l'article 7; les membres disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître toutes réserves qu'ils souhaitent émettre ou toutes modifications qu'ils désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais susmentionnés afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.
3. Les actes du conseil d'association, au sens de l'article 463, paragraphe 1, de l'accord, portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Ces décisions et recommandations du conseil d'association sont revêtues de la signature du président et authentifiées par les secrétaires du conseil d'association. Ces décisions et recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7 du présent règlement intérieur. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.
4. Chaque décision du conseil d'association entre en vigueur le jour de son adoption sauf si la décision en dispose autrement.
Article 12
Langues
1. Les langues officielles du conseil d'association sont les langues officielles des parties.
2. Sauf décision contraire, le conseil d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.
Article 13
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par l'Union. Si l'Ukraine demande une interprétation ou une traduction vers ou à partir d'autres langues que celles prévues à l'article 12, les dépenses y afférentes sont supportées par l'Ukraine.
3. Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des réunions sont supportées par la partie qui organise les réunions.
Article 14
Comité d'association
1. Conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le comité d'association. Le comité d'association est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires.
2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord d'association. Le comité d'association examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application de l'accord. Le comité d'association soumet à l'approbation du conseil d'association des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. Conformément à l'article 465, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association peut déléguer au comité d'association le pouvoir de prendre des décisions.
3. Le comité d'association arrête les décisions et formule les recommandations que l'accord l'autorise à adopter.
4. Lorsque l'accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d'un commun accord de se consulter, cette consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association, sauf disposition contraire de l'accord. La consultation peut se poursuivre au sein du conseil d'association si les parties en conviennent.
Article 15
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié conformément à l'article 11.