REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE D'ASSOCIATION ET DES SOUS-COMITES
Article premier
Dispositions générales
1. Le comité d'association institué conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «l'accord») assiste le conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches et effectue les tâches prévues dans l'accord et qui lui sont confiées par le conseil d'association. Conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association définit, dans son règlement intérieur, la mission et le fonctionnement du comité d'association.
2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et assure, d'une façon générale, la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord. Le comité d'association examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord. Le comité d'association soumet au conseil d'association, pour adoption, des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations.
3. Comme le prévoit l'article 464, paragraphe 2, de l'accord, le comité d'association est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires, dotés de responsabilités pour les questions spécifiques à traiter lors de chaque réunion.
4. Conformément à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, lorsque le comité d'association, dans sa configuration «Commerce», tel qu'elle est prévue à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord (ci-après dénommé «comité d'association dans sa configuration “Commerce”»), s'acquitte des tâches qui lui sont confiées en vertu du titre IV de l'accord, il se compose de hauts fonctionnaires de la Commission européenne et de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine, doté de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce, assure la présidence du comité d'association dans sa configuration «Commerce», conformément à l'article 2 du présent règlement intérieur. Un représentant du Service européen pour l'action extérieure assiste également aux réunions.
5. Comme le prévoit l'article 465, paragraphe 3, de l'accord, le comité d'association est habilité à prendre des décisions dans les cas prévus par l'accord et dans les domaines dans lesquels le conseil d'association lui a délégué des pouvoirs. Ces décisions lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre. Le comité d'association adopte ses décisions d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption.
6. Les parties au présent règlement intérieur sont définies selon les dispositions de l'article 482 de l'accord.
Article 2
Présidence
Les parties président le comité d'association, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.
Article 3
Réunions
1. Sauf accord contraire des parties, le comité d'association se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les parties en conviennent, des réunions extraordinaires du comité d'association peuvent se tenir à la demande de l'une des parties.
2. Chaque réunion du comité d'association est convoquée par son président en un lieu et à une date approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité d'association au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
3. Le comité d'association dans sa configuration «Commerce» se réunit au moins une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent. Chaque réunion est convoquée par le président du comité d'association dans sa configuration «Commerce» en un lieu, à une date et à l'aide de tout moyen approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
4. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du comité d'association est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil d'association.
5. Exceptionnellement, et si les parties en conviennent, les réunions du comité d'association peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par visioconférence.
Article 4
Délégations
Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat du comité d'association, de la composition prévue des délégations participant à la réunion pour chacune des parties.
Article 5
Secrétariat
1. Un fonctionnaire de l'Union européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, sauf dispositions contraires du présent règlement intérieur, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.
2. Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».
Article 6
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité d'association est adressée au secrétaire du comité d'association de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
2. Le secrétariat du comité d'association veille à ce que la correspondance adressée au comité d'association soit transmise au président du comité d'association et diffusée, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 7.
3. La correspondance émanant du président est envoyée aux parties par le secrétariat en son nom. La diffusion de cette correspondance est effectuée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.
Article 7
Documents
1. Les documents sont diffusés par les secrétaires du comité d'association.
2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie.
3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Ukraine.
4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Union.
Article 8
Confidentialité
Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité d'association ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au comité d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat du comité d'association établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion du comité d'association, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité d'association a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents y afférents, sont communiqués comme prévu à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant la date du début de la réunion.
3. L'ordre du jour est adopté par le comité d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.
4. Le président de la réunion du comité d'association peut, avec l'accord de l'autre partie, inviter, sur une base ad hoc, des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité.
5. Le président de la réunion du comité d'association peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.
Article 10
Procès-verbal et conclusions opérationnelles
1. Les secrétaires du comité d'association établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion du comité d'association.
2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) une liste des participants à la réunion, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion, le cas échéant;
b) les documents soumis au comité d'association;
c) les déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par le comité d'association; et
d) les conclusions opérationnelles de la réunion, comme prévu au paragraphe 4.
3. Le projet de procès-verbal est soumis au comité d'association pour approbation. Le comité d'association approuve le projet de procès-verbal lors de sa réunion suivante. Ce projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit. Le projet de procès-verbal du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion. Une copie en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.
4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire du comité d'association de la partie assurant la présidence du comité d'association, et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant la date du début de la réunion. Ce projet est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de la réunion, sauf accord contraire des parties, le comité d'association adopte les conclusions opérationnelles, qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du comité d'association. À cette fin, le comité d'association adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.
Article 11
Décisions et recommandations
1. Dans des cas spécifiques où l'accord lui confère le pouvoir de prendre des décisions, ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil d'association, le comité d'association arrête des décisions. Le comité d'association formule également des recommandations. Les décisions et recommandations sont arrêtées d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement des procédures internes respectives. Chaque décision ou recommandation est signée par le président du comité d'association et authentifiée par les secrétaires du comité d'association.
2. Le comité d'association peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, dans un délai d'au moins vingt et un jours pour faire connaître toutes réserves ou modifications. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée par le président et authentifiée par les secrétaires.
3. Les actes du comité d'association sont dénommés respectivement «décision» ou «recommandation». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption sauf si elle en dispose autrement.
4. Les décisions et les recommandations sont communiquées aux parties.
5. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions et des recommandations du comité d'association.
Article 12
Rapports
À chaque réunion ordinaire du conseil d'association, le comité d'association rend compte de ses activités et de celles de ses sous-comités, groupes de travail et autres instances au conseil d'association.
Article 13
Langues
1. Les langues officielles du comité d'association sont les langues officielles des parties.
2. Les langues de travail du comité d'association sont l'anglais et l'ukrainien. Sauf décision contraire, le comité d'association délibère sur la base de documents établis dans lesdites langues.
Article 14
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues conformément à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Les dépenses relatives à l'interprétation et à la traduction vers d'autres langues ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui fait appel à de tels services.
4. Lorsqu'il est nécessaire de traduire des documents dans les langues officielles de l'Union, les dépenses sont supportées par l'Union.
Article 15
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du conseil d'association conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord.
Article 16
Sous-comités, comités ou instances spécialisés
1. Conformément à l'article 466, paragraphes 1 et 3, de l'accord, le comité d'association peut décider de constituer, pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches, tout sous-comité dans des domaines particuliers, autres que les sous-comités prévus par l'accord, lorsque la mise en œuvre de ce dernier le requiert. Le comité d'association peut décider de supprimer tout sous-comité précité et définir ou modifier son règlement intérieur. Sauf décision contraire, tout sous-comité précité travaille sous l'autorité du comité d'association, auquel il fait rapport après chaque réunion.
2. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil d'association, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout sous-comité visé au paragraphe 1.
3. Les réunions des sous-comités peuvent être tenues de manière souple, en fonction des besoins, et prendre la forme de réunions physiques, soit à Bruxelles soit en Ukraine, ou de réunions par visioconférence, par exemple. Les sous-comités font office de plateforme permettant de suivre les progrès réalisés en matière de rapprochement dans des domaines particuliers, de débattre de certaines questions et certains défis découlant de ce processus, et de formuler des recommandations et des conclusions opérationnelles.
4. Le secrétariat du comité d'association reçoit une copie de tous les courriers, documents et communications utiles concernant tout sous-comité, tout comité ou instance spécialisé.
5. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire des parties au sein du conseil d'association, les sous-comités, les comités ou instances spécialisés ne sont habilités qu'à formuler des recommandations au comité d'association.
Article 17
Le présent règlement intérieur est applicable mutatis mutandis au comité d'association dans sa configuration «Commerce», sauf disposition contraire.