1. Les États membres veillent à ce que les autorités compétentes tiennent un registre de tous les signalements de violations reçus.
2. Les autorités compétentes envoient rapidement un accusé de réception des signalements des violations écrits, à l'adresse postale ou électronique indiquée par l'informateur, sauf demande contraire explicite de celui-ci ou à moins que l'autorité compétente ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception d'un signalement écrit compromettrait la protection de l'identité de l'informateur.
3. Lorsqu'une ligne téléphonique enregistrée est utilisée pour le signalement de violations, l'autorité compétente a le droit de consigner le signalement oral sous la forme:
a) d'un enregistrement audio de la conversation sur un support durable permettant l'accès aux informations; ou
b) d'une transcription complète et précise de la conversation, réalisée par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la transcription de l'appel par l'apposition de sa signature.
4. Lorsqu'une ligne téléphonique non enregistrée est utilisée pour le signalement de violations, l'autorité compétente a le droit de consigner le signalement oral sous la forme d'un compte-rendu précis de la conversation réalisé par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de l'appel par l'apposition de sa signature.
5. Lorsqu'une personne demande une rencontre en personne avec les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente afin de signaler une violation en vertu de l'article 6, paragraphe 3, point c), l'autorité compétente veille à ce qu'un compte-rendu complet et précis de la rencontre soit conservé sous une forme durable permettant l'accès aux informations. Elle a le droit de consigner la rencontre en personne sous la forme:
a) d'un enregistrement audio de la conversation sur un support durable permettant l'accès aux informations; ou
b) d'un compte-rendu précis de la rencontre réalisé par les membres du personnel spécialisés de l'autorité compétente. Dans le cas où l'informateur a révélé son identité, l'autorité compétente lui donne la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le compte-rendu de la rencontre par l'apposition de sa signature.