PARTIE ATCO.OR
EXIGENCES APPLICABLES AUX ORGANISMES DE FORMATION DES CONTRÔLEURS DE LA CIRCULATION AÉRIENNE ET AUX CENTRES AÉROMÉDICAUX
SOUS-PARTIE A
EXIGENCES GÉNÉRALES
ATCO.OR.A.001 Champ d’application
La partie ATCO.OR, objet de la présente annexe, définit les exigences applicables aux organismes de formation des contrôleurs de la circulation aérienne et aux centres aéromédicaux pour l’obtention et le maintien d’un certificat conformément au règlement (UE) 2018/1139 et au présent règlement.
SOUS-PARTIE B
EXIGENCES APPLICABLES AUX ORGANISMES DE FORMATION DES CONTRÔLEURS DE LA CIRCULATION AÉRIENNE
ATCO.OR.B.001 Demande de certificat d’organisme de formation
a) Les demandes de certificat d’organisme de formation doivent être soumises à l’autorité compétente en temps requis afin de lui permettre d’évaluer la demande. La demande est soumise conformément à la procédure établie par cette autorité.
b) Les candidats à l’obtention d’un certificat initial doivent démontrer à l’autorité compétente la manière dont ils prévoient de satisfaire aux exigences établies dans le règlement (UE) 2018/1139 et dans le présent règlement.
c) Une demande de certificat d’organisme de formation doit inclure les informations suivantes:
1) le nom et l’adresse du candidat;
2) l’/les adresse(s) du/des lieu(x) d’exploitation (y compris, le cas échéant, la liste des unités ATC) si différente(s) de l’adresse du candidat indiquée au point 1);
3) les noms et coordonnées:
i) du dirigeant responsable;
ii) du directeur de l’organisme de formation, si différent de la personne citée au point i);
iii) de la/des personne(s) désignée(s) par l’organisme de formation comme point(s) de contact pour communiquer avec l’autorité compétente;
4) la date prévue pour le début de l’activité ou la modification;
5) une liste des types de formation à donner, incluant au moins un programme de formation prévu pour chaque type de formation;
6) la déclaration de conformité aux exigences applicables certifiant le respect constant des exigences par l’organisme de formation, signée par le dirigeant responsable;
7) les procédures du système de gestion; et
8) la date de la demande.
ATCO.OR.B.005 Moyens de conformité
a) Un organisme peut utiliser tout moyen de conformité alternatif pour établir le respect du présent règlement.
b) Si un organisme souhaite utiliser un moyen de conformité alternatif, il doit en fournir une description complète à l’autorité compétente avant de l’utiliser. La description inclut toute révision des manuels ou procédures qui pourrait être pertinente, ainsi qu’une explication indiquant comment la conformité au présent règlement est assurée.
L’organisme peut utiliser ces moyens de conformité alternatifs sous réserve de l’approbation préalable de l’autorité compétente.
ATCO.OR.B.010 Conditions d'agrément et privilèges d'un certificat d'organisme de formation
a) Les organismes de formation doivent respecter le champ d'application et les privilèges définis dans les conditions d'agrément jointes au certificat de l'organisme.
b) Afin de garantir le respect des exigences applicables selon la sous-partie D de l’annexe I (partie ATCO), le privilège de donner des formations en unité et/ou continues doit être uniquement octroyé aux organismes de formation:
1) titulaires d’un certificat de fourniture d’un service de contrôle de la circulation aérienne; ou
2) ayant conclu un accord spécifique avec le prestataire ATC.
ATCO.OR.B.015 Modifications de l’organisme de formation
a) Les modifications suivantes requièrent une approbation préalable avant leur mise en œuvre, à moins qu’elles ne soient notifiées et gérées conformément à une procédure approuvée par l’autorité compétente, comme indiqué au point ATCO.AR.E.010, point c):
1) modification apportée au champ d’application du certificat ou des termes de l’agrément de l’organisme de formation; ou
2) modification de tout élément se rapportant aux systèmes de gestion de l’organisme de formation.
b) Pour toute modification exigeant une approbation préalable en application du point a), l’organisme de formation doit faire une demande auprès de l’autorité compétente et en obtenir l’approbation. La demande doit être soumise avant que ne soit apportée ladite modification, afin de permettre à l’autorité compétente de déterminer le respect constant du présent règlement et de modifier, au besoin, le certificat d’organisme de formation ainsi que les conditions d’agrément correspondantes qui y sont jointes.
Les organismes de formation doivent fournir à l’autorité compétente toutes les documentations pertinentes.
La modification n’est mise en œuvre qu’à la réception d’une approbation officielle émanant de l’autorité compétente, conformément au point ATCO.AR.E.010.
Les organismes de formation doivent exercer leur activité dans les conditions établies par l’autorité compétente au cours de ces modifications, selon le cas.
c) Les modifications apportées aux éléments cités au point a) en raison de circonstances imprévues doivent être notifiées à l’autorité compétente sans délai afin d’en obtenir l’approbation nécessaire.
d) Toute cessation d’activité d’un organisme de formation doit être notifiée à l’autorité compétente.
ATCO.OR.B.020 Maintien de la validité
a) La certification d’un organisme de formation reste valide sous réserve que le certificat ne fasse pas l’objet d’une renonciation ou d’un retrait et que l’organisme de formation continue de respecter les exigences du règlement (UE) 2018/1139 et du présent règlement, en tenant compte des dispositions ayant trait au traitement des constatations visées point ATCO.OR.B.030.
b) Le certificat doit être restitué sans délai à l’autorité compétente dès son retrait ou dès la cessation de toutes les activités.
ATCO.OR.B.025 Accès aux installations et aux données des organismes de formation
Les organismes de formation et les candidats à un certificat d'organisme de formation doivent autoriser toute personne agréée par ou agissant au nom de l'autorité compétente à accéder aux locaux concernés afin d'examiner les dossiers, données, procédures requis et tout autre document réputé pertinent pour l'exécution des tâches de l'autorité compétente.
ATCO.OR.B.030 Constatations
Dès réception d’une notification de constatations émise par l’autorité compétente en application du point ATCO.AR.E.015, l’organisme de formation est tenu de:
a) déterminer la cause à l’origine de la constatation;
b) définir un plan d’actions correctives considéré comme acceptable par l’autorité compétente; et
c) prouver, à la satisfaction de l’autorité compétente, la mise en œuvre d’un plan d’actions correctives dans le délai convenu avec ladite autorité, conformément au point ATCO.AR.E.015.
ATCO.OR.B.035 Réaction immédiate à un problème de sécurité
L’organisme de formation doit mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité exigées par l’autorité compétente conformément point ATCO.AR.A.025, points c) et d), applicables aux activités de l’organisme de formation.
ATCO.OR.B.040 Compte rendu d’événement
a) Dans le cadre de leur système de gestion, les organismes de formation donnant des formations sur position doivent mettre en place et tenir à jour un système de comptes rendus d’événements, notamment pour les comptes rendus obligatoires et volontaires. Les organismes de formation établis dans un État membre et donnant des formations sur position dans le territoire auquel s’appliquent les traités doivent veiller à ce que leur système soit conforme aux exigences du règlement (UE) no 376/2014 et à ses actes d’exécution, ainsi qu’aux exigences du règlement (UE) 2018/1139 et à ses actes délégués et d’exécution.
b) Les organismes de formation donnant des formations sur position doivent rendre compte, à l’autorité compétente et à tout autre organisme que l’État membre dans lequel l’organisme de formation donne des formations sur position demande d’informer, de tout événement ou de toute circonstance liés à la sécurité et découlant de leur activité de formation, et en particulier de tout accident ou incident grave qui, s’ils ne sont pas corrigés ou traités, mettent en danger un aéronef, ses occupants ou toute autre personne.
c) Sans préjudice du règlement (UE) no 376/2014 et des actes délégués et d’exécution, les comptes rendus visés au point b) doivent:
1) être établis dès que possible, mais dans tous les cas dans les 72 heures après que l’organisme a eu connaissance de l’événement ou des circonstances faisant l’objet du compte rendu, sauf si des événements exceptionnels l’en empêchent;
2) être établis selon la forme et la manière spécifiées par l’autorité compétente;
3) contenir toutes les informations pertinentes relatives aux circonstances connues de l’organisme.
d) Pour les organismes de formation qui ne sont pas établis dans un État membre et qui donnent des formations sur position dans le territoire auquel s’appliquent les traités, les comptes rendus obligatoires initiaux doivent:
1) préserver de façon appropriée la confidentialité de l’identité de l’auteur du compte rendu et des autres personnes mentionnées dans le compte rendu d’événement;
2) être établis dès que possible, mais dans tous les cas dans les 72 heures à partir du moment où l’organisme a eu connaissance de l’événement, sauf si des événements exceptionnels l’en empêchent;
3) être établis selon la forme et la manière spécifiées par l’autorité compétente; et
4) contenir toutes les informations pertinentes relatives aux circonstances connues de l’organisme.
e) Sans préjudice du règlement (UE) no 376/2014 et de ses actes délégués et d’exécution, lorsque cela s’avère pertinent, un compte rendu de suivi détaillant les mesures que l’organisme a l’intention de prendre pour éviter que des événements similaires ne se répètent à l’avenir est établi dès que lesdites mesures sont déterminées; ces comptes rendus de suivi:
1) sont envoyés aux entités concernées auxquelles il a été initialement fait rapport conformément aux points b) et c); et
2) sont établis selon la forme et la manière spécifiées par l’autorité compétente.
SOUS-PARTIE C
GESTION DES ORGANISMES DE FORMATION DES CONTRÔLEURS DE LA CIRCULATION AÉRIENNE
ATCO.OR.C.001 Système de gestion des organismes de formation
Les organismes de formation doivent établir, mettre en œuvre et maintenir un système de gestion qui comprend:
a) des axes clairement définis d'affectation et de responsabilité au sein de l'organisme, notamment la responsabilité directe du cadre responsable en ce qui concerne la sécurité;
b) une description de l'ensemble des principes de l'organisme en ce qui concerne la sécurité, qualifiée de politique de sécurité;
c) l'identification des dangers pour la sécurité aéronautique, qui découlent des activités de l'organisme de formation, leur évaluation et la gestion des risques associés, y compris les mesures prises afin d'atténuer le risque et de vérifier leur efficacité;
d) le maintien de personnel formé et compétent pour effectuer les tâches de l'organisme;
e) une documentation relative aux processus principaux du système de gestion, notamment un processus visant à sensibiliser le personnel à ses responsabilités et la procédure relative aux modifications de ladite documentation;
f) une fonction de supervision de la conformité de l'organisme avec les exigences applicables. La fonction de contrôle de la conformité doit comporter un système de retour des écarts vers le cadre responsable afin d'assurer la mise en œuvre effective des actions correctives le cas échéant;
g) le système de gestion doit correspondre à la taille de l'organisme ainsi qu'à la nature de ses activités, et prendre en compte les dangers et les risques associés inhérents à ces activités.
ATCO.OR.C.001A Système de gestion de la sécurité de l’information
Outre le système de gestion visé au point ATCO.OR.C.001, l’organisme de formation établit, met en œuvre et entretient un système de gestion de la sécurité de l’information conformément au règlement d’exécution (UE) 2023/203 afin d’assurer la bonne gestion des risques liés à la sécurité de l’information susceptibles d’avoir une incidence sur la sécurité aérienne.
ATCO.OR.C.005 Activités sous-traitées
a) Les organismes de formation doivent veiller à ce que, dans le cadre de la sous-traitance ou de l'achat de toute partie de leurs activités, l'activité ou partie d'une activité sous-traitée ou achetée soit conforme aux exigences applicables.
b) Lorsqu'un organisme de formation sous-traite une partie de son activité à un organisme qui n'est pas certifié lui-même conformément au présent règlement pour mener à bien une telle activité, l'organisme sous-traitant doit travailler en vertu des conditions d'agrément stipulées sur le certificat délivré à l'organisme de formation donneur d'ordre. L'organisme de formation donneur d'ordre doit veiller à ce que l'autorité compétente ait accès à l'organisme sous-traitant, afin de déterminer le maintien de la conformité avec les exigences applicables.
ATCO.OR.C.010 Exigences en termes de personnel
a) Les organismes de formation doivent désigner un cadre responsable.
b) Une ou plusieurs personnes doivent être désignées par l'organisme de formation pour assumer la responsabilité de formation. Cette/ces personne(s) dépende(nt) directement du cadre responsable.
c) Les organismes de formation doivent disposer d'un personnel en nombre suffisant ayant les qualifications requises pour que les tâches et les activités planifiées soient exécutées conformément aux exigences applicables.
d) Les organismes de formation doivent tenir à jour un dossier des instructeurs théoriques dans lequel doivent figurer leurs qualifications professionnelles appropriées, y compris la démonstration de leurs connaissances et expérience adéquates, ainsi que les évaluations de leurs techniques pédagogiques et les sujets qu’ils sont habilités à enseigner.
e) Les organismes de formation sont tenus de mettre en place une procédure de maintien des compétences des instructeurs de formation théorique.
f) Les organismes de formation sont tenus de veiller à ce que les instructeurs de formation pratique et les examinateurs pratiques suivent avec succès une formation de maintien de compétences afin de proroger leurs mentions respectives.
g) Les organismes de formation doivent tenir à jour un dossier des personnes qualifiées pour examiner les compétences des instructeurs de formation pratique et des examinateurs pratiques, en application du point ATCO.C.045, avec les mentions correspondantes.
ATCO.OR.C.015 Installations et équipements
a) Les organismes de formation doivent disposer d'installations permettant l'exécution et la gestion de toutes les tâches et activités planifiées conformément au présent règlement.
b) L'organisme de formation doit s'assurer que les outils de simulation sont conformes aux spécifications applicables et aux exigences appropriées pour la tâche concernée.
c) Dans le cadre d'une instruction de formation sur position, l'organisme de formation doit vérifier que l'instructeur dispose des mêmes informations que la personne entreprenant la formation sur position et a les moyens d'intervenir immédiatement.
ATCO.OR.C.020 Archivage
a) Les organismes de formation doivent conserver des archives détaillées des personnes entreprenant ou ayant entrepris une formation afin d'attester le respect de toutes les exigences applicables aux programmes de formation.
b) Les organismes de formation sont tenus de mettre en place et de tenir à jour un système d’archivage des qualifications professionnelles des instructeurs et des examinateurs pratiques et des évaluations de leurs techniques pédagogiques, ainsi que, le cas échéant, des sujets qu’ils sont habilités à enseigner.
c) Les archives requises aux points a) et b) doivent être conservées pendant au moins cinq ans, sous réserve du droit national applicable en matière de protection des données:
1) après validation du cours par la personne entreprenant la formation; et
2) dès lors que l'instructeur ou l'examinateur pratique quitte ses fonctions au sein de l'organisme de formation, selon le cas.
d) Le processus d'archivage, y compris le format des dossiers, doit être précisé dans le système de gestion de l'organisme de formation.
e) Les dossiers doivent être conservés de manière sûre.
ATCO.OR.C.025 Financement et assurances
Les organismes de formation doivent démontrer qu'un financement suffisant est disponible pour exécuter la formation en application du présent règlement et que les activités font l'objet d'une couverture d'assurance suffisante au regard de la nature de la formation dispensée, et que toutes les activités peuvent être exécutées conformément au présent règlement.
SOUS-PARTIE D
EXIGENCES RELATIVES AUX PROGRAMMES DE FORMATION ET AUX PLANS DE FORMATION
ATCO.OR.D.001 Exigences relatives aux programmes de formation et aux plans de formation
Les organismes de formation doivent élaborer:
a) les plans et programmes de formation associés au(x) type(s) de formation dispensée en application des exigences exposées en annexe I (partie ATCO), sous-partie D;
b) les sujets, matières et sous-matières relatifs aux mentions de qualifications en application des exigences énoncées à l’annexe I (partie ATCO);
c) les méthodes d'évaluation en application des points ATCO.D.090, point a) 3), et ATCO.D.095, point a) 3).
ATCO.OR.D.005 Résultats des examens théoriques et pratiques et certificats
a) L'organisme de formation doit mettre à la disposition du candidat les résultats de ses examens théoriques et pratiques et, sur demande du candidat, délivrer un certificat attestant ses résultats d'examens théoriques et pratiques.
b) Après validation de la formation initiale, ou de la formation à la qualification pour la délivrance d'une qualification supplémentaire, l'organisme de formation doit délivrer un certificat.
c) Un certificat de validation du «basic training» doit être délivré uniquement sur demande du candidat si tous les sujets, matières et sous-matières figurant à l'appendice 2 de l'annexe I ont été validés et que le candidat a réussi les examens théoriques et pratiques y afférents.
SOUS-PARTIE E
EXIGENCES RELATIVES AUX CENTRES AÉROMÉDICAUX
ATCO.OR.E.001 Centres aéromédicaux
Les centres aéromédicaux (AeMC) appliquent les dispositions des sous-parties ORA.GEN et ORA.AeMC de l’annexe VII du règlement (UE) no 1178/2011 de la Commission (règlement sur le personnel navigant), en veillant à remplacer:
a) toutes les références à la classe 1 par des références à la classe 3; et
b) toutes les références à la partie MED par des références à la partie ATCO.MED.