Modèle pour la description des fonctions et des procédures en place pour l'autorité de gestion et l'autorité de certification
1. INFORMATIONS GÉNÉRALES
1. 1.
Informations transmises par:
— [Nom de l']État membre,
— intitulé du programme et CCI: (programmes opérationnels soutenus par le FEAD relevant de l'autorité de gestion/autorité de certification, en cas de système commun de gestion et de contrôle),
— nom du point de contact principal, y compris adresse électronique: (organisme chargé de la description).
1. 2.
Les informations communiquées décrivent la situation à la date du: (jj/mm/aa)
1. 3. Structure du système (informations générales et diagramme présentant les relations organisationnelles entre les autorités/organismes participant au système de gestion et de contrôle)
1. 3.1.
Autorité de gestion (nom, adresse et point de contact au sein de l'autorité de gestion):
Indiquer si l'autorité de gestion est également désignée en tant qu'autorité de certification, conformément à l'article 31, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014.
1. 3.2.
Autorité de certification (nom, adresse et point de contact au sein de l'autorité de certification).
1. 3.3.
Organismes intermédiaires (nom, adresse et points de contact au sein des organismes intermédiaires).
1. 3.4.
Lorsque l'article 31, paragraphe 5, du règlement (UE) no 223/2014 s'applique, indiquer comment est garanti le principe de séparation des fonctions entre l'autorité d'audit et les autorités de gestion/certification.
2. AUTORITÉ DE GESTION
2. 1. L'autorité de gestion et ses fonctions principales
2. 1.1.
Statut de l'autorité de gestion (autorité ou organisme public national) et organisme dont elle fait partie.
2. 1.2.
Spécification des fonctions et des tâches exécutées directement par l'autorité de gestion.
Lorsque l'autorité de gestion exerce également les fonctions de l'autorité de certification, description de la façon dont la séparation des fonctions est assurée.
2. 1.3.
Spécification des fonctions normalement déléguées par l'autorité de gestion, identification des organismes intermédiaires et forme de la délégation (l'idée sous-jacente étant que l'autorité de gestion conserve l'entière responsabilité des fonctions déléguées), conformément à l'article 31, paragraphes 6 et 7, du règlement (UE) no 223/2014. Référence aux documents pertinents (actes juridiques avec habilitations, accords).
2. 1.4.
Description des procédures pour garantir des mesures antifraude efficaces et proportionnées, tenant compte des risques identifiés, y compris une référence à l'évaluation des risques réalisée [article 32, paragraphe 4, point c), du règlement (UE) no 223/2014].
2. 2. Organisation et procédures de l'autorité de gestion
2. 2.1.
Organigramme et spécifications des fonctions des unités (y compris le plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences nécessaires). Ces informations couvrent également les organismes intermédiaires auxquels certaines fonctions ont été déléguées.
2. 2.2.
Cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans le système de gestion et de contrôle.
2. 2.3.
Description des procédures suivantes (qui doivent être communiquées par écrit au personnel de l'autorité de gestion et des organismes intermédiaires; date et référence):
2. 2.3.1. Procédures relatives au soutien des travaux du comité de suivi, mis en place conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014, dans le cas où l'autorité de gestion est responsable de la gestion d'un programme opérationnel d'inclusion sociale («PO II»).
2. 2.3.2. Procédures relatives à un système de collecte, d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, y compris, le cas échéant, des données relatives à certains participants et une ventilation des données concernant les indicateurs selon le sexe, si besoin est.
2. 2.3.3. Procédures pour le contrôle des fonctions officiellement déléguées par l'autorité de gestion en vertu de l'article 31, paragraphes 6 et 7, du règlement (UE) no 223/2014.
2. 2.3.4. Procédures pour évaluer, sélectionner et approuver les opérations et pour assurer leur conformité, pendant toute la période d'exécution, avec les règles applicables [article 32, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014] et les procédures visant à s'assurer qu'une opération n'est pas retenue si elle a été matériellement achevée ou totalement exécutée avant la demande de financement par le bénéficiaire (y compris les procédures appliquées par les organismes intermédiaires en cas de délégation de l'évaluation, de la sélection et de l'approbation des opérations).
2. 2.3.5. Procédures assurant que le bénéficiaire reçoit un document précisant les conditions de l'aide pour chaque opération, y compris les procédures établies afin que les bénéficiaires tiennent à jour soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat pour toutes les transactions liées à une opération.
2. 2.3.6. Procédures pour les vérifications des opérations [conformément aux dispositions de l'article 32, paragraphes 4 à 7, du règlement (UE) no 223/2014], y compris pour assurer la conformité des opérations avec les politiques de l'Union (comme celles liées à la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes, la non-discrimination, l'accessibilité pour les personnes handicapées, les marchés publics et l'environnement, en particulier les règles contre le gaspillage de nourriture, la sécurité des produits de consommation et la santé publique) et l'identification des autorités ou organismes effectuant ces vérifications. La description couvre les vérifications de la gestion administrative en ce qui concerne chaque demande de remboursement émanant des bénéficiaires et les vérifications de la gestion sur place pour les opérations, pouvant être réalisées par sondage. Lorsque les vérifications de la gestion ont été déléguées à des organismes intermédiaires, la description doit inclure les procédures appliquées par les organismes intermédiaires pour ces vérifications et les procédures appliquées par l'autorité de gestion pour surveiller l'efficacité des fonctions déléguées aux organismes intermédiaires. La fréquence et la couverture sont proportionnelles au montant du soutien public à une opération et au niveau de risque identifié par ces vérifications et audits réalisés par l'autorité d'audit pour le système de gestion et de contrôle dans son ensemble.
2. 2.3.7. Description des procédures relatives à la réception, à la vérification et à la validation des demandes de remboursement émanant des bénéficiaires et des procédures relatives à l'ordonnancement, à l'exécution et à la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires (y compris les procédures utilisées par les organismes intermédiaires en cas de délégation du traitement des demandes de remboursement), afin de respecter le délai de quatre-vingt-dix jours pour les paiements en faveur des bénéficiaires, conformément à l'article 42, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014.
2. 2.3.8. Identification des autorités ou organismes participant à chaque étape du traitement de la demande de remboursement, y compris un diagramme indiquant tous les organismes concernés.
2. 2.3.9. Description de la façon dont les informations sont transmises à l'autorité de certification par l'autorité de gestion, notamment les informations sur les insuffisances et/ou irrégularités (y compris les cas de fraude présumée ou établie) détectées et leur suivi dans le cadre des contrôles, audits et vérifications de gestion effectués par l'Union ou des organismes nationaux.
2. 2.3.10. Description de la façon dont les informations sont transmises à l'autorité d'audit par l'autorité de gestion, y compris les informations sur les lacunes et/ou irrégularités (y compris la fraude suspectée et établie) détectées et leur suivi dans le cadre des contrôles, audits et vérifications de gestion effectués par l'Union ou des organismes nationaux.
2. 2.3.11. Référence aux règles nationales en matière d'éligibilité établies par l'État membre et applicables au programme opérationnel.
2. 2.3.12. Procédures relatives à l'établissement, et à la présentation à la Commission, du rapport annuel d'exécution et du rapport final d'exécution [article 32, paragraphe 2, point b), du règlement (UE) no 223/2014] et, pour les PO, les procédures pour recueillir et communiquer des données fiables sur les indicateurs [article 32, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) no 223/2014].
2. 2.3.13. Procédures relatives à l'établissement de la déclaration de gestion [article 32, paragraphe 4, point e), du règlement (UE) no 223/2014].
2. 2.3.14. Procédures relatives à l'établissement du résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués, y compris une analyse de la nature et de l'étendue des erreurs et des faiblesses relevées dans les systèmes, ainsi que les mesures correctrices prises ou prévues [article 32, paragraphe 4, point e), du règlement (UE) no 223/2014].
2. 2.3.15. Procédures concernant la communication au personnel des procédures susmentionnées, ainsi qu'indication de la formation organisée/prévue et de toute orientation diffusée (date et référence).
2. 2.3.16. Description, le cas échéant, des procédures de l'autorité de gestion se rapportant à la portée, aux règles et aux procédures concernant les dispositifs efficaces établis par l'État membre pour l'examen des plaintes concernant le FEAD, dans le cadre de l'article 30, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014.
2. 3. Piste d'audit
2. 3.1.
Procédures qui garantissent une piste d'audit et un système d'archivage adéquats, notamment en ce qui concerne la sécurité des données, conformément aux règles nationales sur la certification de la conformité des documents [article 32, paragraphe 4, point d), du règlement (UE) no 223/2014 et article 3 du règlement délégué (UE) no 532/2014 de la Commission].
2. 3.2.
Instructions données sur les pièces justificatives tenues à disposition par les bénéficiaires/organismes intermédiaires/autorité de gestion (date et référence):
2. 3.2.1. Indication de la période durant laquelle les documents doivent être conservés.
2. 3.2.2. Format dans lequel les documents doivent être conservés.
2. 4. Irrégularités et recouvrements
2. 4.1.
Description de la procédure (qui doit être remise par écrit au personnel de l'autorité de gestion et des organismes intermédiaires: date et référence) sur la communication et la correction des irrégularités (y compris les cas de fraude) et leur suivi et l'enregistrement des montants retirés et recouvrés, des montants à recouvrer, des montants irrécouvrables et des montants liés aux opérations suspendues par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif.
2. 4.2.
Description de la procédure (y compris un diagramme indiquant les canaux de communication) pour satisfaire à l'obligation de notifier les irrégularités à la Commission, conformément à l'article 30, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014.
3. AUTORITÉ DE CERTIFICATION
3. 1. L'autorité de certification et ses fonctions principales
3. 1.1.
Statut de l'autorité de certification (autorité ou organisme public national) et organisme dont elle fait partie.
3. 1.2.
Spécification des fonctions exercées par l'autorité de certification. Lorsque l'autorité de gestion exerce également les fonctions de l'autorité de certification, description de la façon dont la séparation des fonctions est assurée (voir le point 2.1.2).
3. 1.3.
Fonctions officiellement déléguées par l'autorité de certification, identification des organismes intermédiaires et forme de la délégation conformément à l'article 31, paragraphe 6, du règlement (UE) no 223/2014. Référence aux documents pertinents (actes juridiques avec habilitations, accords). Description des procédures appliquées par les organismes intermédiaires pour exécuter les tâches déléguées, et des procédures de l'autorité de certification pour surveiller l'efficacité des tâches déléguées aux organismes intermédiaires.
3. 2. Organisation de l'autorité de certification
3. 2.1.
Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le plan d'attribution de ressources humaines adéquates, dotées des compétences nécessaires). Ces informations couvrent également les organismes intermédiaires auxquels certaines tâches ont été déléguées.
3. 2.2.
Description des procédures à communiquer par écrit au personnel de l'autorité de certification et des organismes intermédiaires (date et référence):
3. 2.2.1. Procédures relatives à l'établissement et à la présentation des demandes de paiement:
— description des modalités en place pour que l'autorité de certification puisse accéder à toute information sur les opérations nécessaire aux fins de l'établissement et de la présentation des demandes de paiement, y compris les résultats des vérifications de gestion [conformément à l'article 32 du règlement (UE) no 223/2014] et de tous les audits pertinents,
— description de la procédure relative à l'établissement des demandes de paiement et à leur présentation à la Commission, y compris de la procédure garantissant l'envoi de la dernière demande de paiement intermédiaire au plus tard le 31 juillet suivant la fin de l'exercice comptable précédent.
3. 2.2.2. Description du système comptable servant de base pour la certification des comptes de dépenses vis-à-vis de la Commission [article 33, point d), du règlement (UE) no 223/2014]:
— modalités de transmission des données agrégées à l'autorité de certification en cas de système décentralisé,
— lien entre le système comptable et le système d'information décrit au point 4.1,
— identification des transactions du FEAD en cas de système commun avec d'autres Fonds.
3. 2.2.3. Description des procédures en place pour établir les comptes visés à l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil [article 33, point b), du règlement (UE) no 223/2014]. Modalités visant à certifier l'intégralité, l'exactitude et la véracité des comptes et à attester que les dépenses comptabilisées sont conformes au droit applicable [article 33, point c), du règlement (UE) no 223/2014], compte tenu des résultats de l'ensemble des vérifications et audits.
3. 2.2.4. Description, le cas échéant, des procédures de l'autorité de certification se rapportant à la portée, aux règles et aux procédures concernant les dispositifs efficaces établis par l'État membre pour l'examen des plaintes concernant le FEAD, dans le cadre de l'article 30, paragraphe 3, du règlement (UE) no 223/2014.
3. 3. Recouvrements
3. 3.1.
Description du système garantissant le recouvrement rapide des aides publiques, y compris des aides de l'Union.
3. 3.2.
Procédures visant à garantir une piste d'audit adéquate en tenant une comptabilité informatisée mentionnant, notamment, les montants recouvrés, les montants à recouvrer, les montants retirés d'une demande de paiement, les montants irrécouvrables et les montants liés aux opérations suspendues par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif, pour chaque opération.
3. 3.3.
Modalités pour déduire des montants recouvrés ou des montants à retirer des dépenses à déclarer.
4. SYSTÈME D'INFORMATION
4. 1.
Description des systèmes d'information, comportant un diagramme (système en réseau central ou commun ou système décentralisé avec liens entre les systèmes), pour:
4. 1.1. collecter, enregistrer et stocker, sous forme informatisée, les données relatives à chaque opération, y compris, le cas échéant, des données relatives aux différents participants et une ventilation des données concernant les indicateurs selon le sexe, si besoin est, nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, conformément aux dispositions de l'article 32, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 223/2014 et de l'article 2 du règlement délégué (UE) no 532/2014;
4. 1.2. veiller à ce que les données visées au point précédent soient recueillies, saisies et conservées dans le système, et, en cas d'opérations soutenues par des PO II, que les données relatives aux indicateurs soient ventilées par sexe, si disponibles, conformément aux dispositions de l'article 32, paragraphe 2, point e), du règlement (UE) no 223/2014;
4. 1.3. s'assurer qu'il existe un système d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des pièces comptables pour chaque opération, qui intègre toutes les données nécessaires à l'établissement des demandes de paiement et des comptes, comme la comptabilisation des montants à recouvrer, des montants recouvrés, des montants irrécouvrables et des montants retirés à la suite de l'annulation de tout ou partie de la contribution à une opération ou à un programme opérationnel, conformément à l'article 33, point d), et à l'article 49, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 223/2014;
4. 1.4. tenir une comptabilité informatisée des dépenses déclarées à la Commission et de la contribution publique correspondante versée aux bénéficiaires, comme le prévoit l'article 33, point g), du règlement (UE) no 223/2014;
4. 1.5. tenir une comptabilité des montants à recouvrer et des montants retirés à la suite de l'annulation de tout ou partie de la contribution à une opération, conformément à l'article 33, point h), du règlement (UE) no 223/2014;
4. 1.6. tenir un registre des montants liés aux opérations faisant l'objet d'une suspension par une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif;
4. 1.7 indiquer si les systèmes sont opérationnels et s'ils sont aptes à enregistrer de manière fiable les données susmentionnées.
4. 2.
Description des procédures permettant de vérifier si la sécurité des systèmes informatiques est assurée.