Modèle de rapport d'un organisme d'audit indépendant conformément à l'article 35, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014
1. Introduction
1. 1.
Déterminer l'objectif du rapport, c'est-à-dire indiquer les résultats de l'évaluation du respect, par l'autorité de gestion et l'autorité de certification, des critères de désignation relatifs à l'environnement de contrôle interne, à la gestion des risques, aux activités de gestion et de contrôle et au suivi visés à l'annexe IV du règlement (UE) no 223/2014, afin de formuler un avis sur leur conformité par rapport aux critères de désignation.
1. 2.
Déterminer le champ d'application du rapport, c'est-à-dire l'organisme ou les organismes couverts, à savoir l'autorité de gestion et l'autorité de certification (et, le cas échéant, les fonctions déléguées de ces autorités) ainsi que leur conformité aux critères de désignation relatifs à l'environnement de contrôle interne, à la gestion des risques, aux activités de gestion et de contrôle et au suivi visés à l'annexe IV du règlement (UE) no 223/2014, avec une référence aux programmes opérationnels couverts.
1. 3.
Indiquer l'organisme qui a établi le rapport (l'«organisme d'audit indépendant») et spécifier s'il s'agit de l'autorité d'audit pour le ou les programmes opérationnels couverts.
1. 4.
Indiquer la façon dont est garantie l'indépendance fonctionnelle de l'organisme d'audit indépendant par rapport aux autorités de gestion et de certification [voir l'article 35, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014].
2. Méthodologie et portée des travaux
2. 1.
Indiquer la période et le calendrier de l'audit (date à laquelle la dernière description des fonctions et des procédures en place pour l'autorité de gestion et, le cas échéant, l'autorité de certification a été reçue par l'organisme d'audit indépendant, dates de début et de fin de l'audit et ressources allouées).
2. 2.
Spécifier: a) l'étendue de l'utilisation des travaux d'audit réalisés par d'autres organismes; et b) le contrôle de qualité réalisé sur de tels travaux d'audit eu égard à l'adéquation des travaux.
2. 3.
Décrire les travaux réalisés pour évaluer, conformément à l'article 35, paragraphe 2, du règlement (UE) no 223/2014, le respect, par les autorités de gestion et de certification désignées par [État membre], des critères relatifs à l'environnement de contrôle interne, à la gestion des risques, aux activités de gestion et de contrôle et au suivi visés à l'annexe IV du règlement (UE) no 223/2014, couvrant, entre autres éléments, ce qui suit:
2. 3.1. examen de la description des fonctions et des procédures en place pour l'autorité de gestion et, le cas échéant, l'autorité de certification, conformément au modèle figurant à l'annexe I du présent règlement;
2. 3.2. examen des autres documents pertinents concernant le système; indiquer toute révision d'actes législatifs, actes ministériels, circulaires, procédures internes/autres manuels, lignes directrices et/ou check-lists;
2. 3.3. entretiens avec le personnel des organismes principaux (y compris des organismes intermédiaires, le cas échéant). Description indiquant la méthode et les critères de sélection, les sujets couverts, le nombre d'entretiens ayant eu lieu et les personnes interrogées;
2. 3.4. examen de la description et des procédures relatives aux systèmes d'information, portant en particulier sur les exigences énoncées à l'annexe IV du règlement (UE) no 223/2014 et vérification visant à déterminer si ces systèmes sont opérationnels et s'ils ont été établis afin de veiller aux aspects suivants: i) piste d'audit adéquate; ii) protection des données à caractère personnel; iii) intégrité, disponibilité et authenticité des données; iv) informations fiables, exactes et exhaustives concernant la mise en œuvre du programme opérationnel [conformément à l'article 32, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) no 223/2014], données sur chaque opération nécessaires pour le suivi, l'évaluation, la gestion financière, la vérification et l'audit [conformément à l'article 32, paragraphe 2, points d) et e), du règlement (UE) no 223/2014] et données requises pour l'établissement des demandes de paiement et des comptes [conformément à l'article 33, points d), g) et h), du règlement (UE) no 223/2014].
2. 3.5. Lorsque des fonctions ont été déléguées par l'autorité de gestion ou l'autorité de certification à d'autres organismes, décrire les travaux d'audit effectués afin de vérifier que l'autorité de gestion et/ou de certification a évalué les capacités de ces organismes à exécuter des tâches déléguées et qu'elle a mis en place des procédures de surveillance suffisantes à l'égard de ces organismes intermédiaires et d'éventuels autres travaux d'audit pertinents.
2. 4.
Indiquer si des procédures contradictoires ont eu lieu avant la publication du présent rapport et indiquer les autorités/organismes concernés.
2. 5.
Confirmer que les travaux ont été réalisés en tenant compte des normes d'audit reconnues au niveau international.
2. 6.
Déterminer si la portée des travaux a été limitée, notamment s'il y a eu une incidence sur l'avis de l'organisme d'audit indépendant.
3. Résultats de l'évaluation pour chaque autorité/système
3. 1.
Compléter le tableau pour chaque autorité/système:
| CCI ou système (groupe de CCI) | Autorité concernée (autorité de gestion ou de certification) | Exhaustivité et exactitude de la description (O/N) | Conclusion (avis sans réserve, avec réserve, négatif) | Critères de désignation affectés | Section de description des fonctions et procédures affectées | Lacunes | Recommandations/Mesures correctives | Calendrier convenu avec l'autorité concernée pour la mise en œuvre de mesures correctives
| CCI x | Autorité de gestion | | | | | | |
| | Autorité de certification | | | | | | |
| Système y | Autorité de gestion | | | | | | |
| | Autorité de certification | | | | | | |
3. 2.
Fournir les résultats des évaluations portant sur des domaines qui ne sont pas totalement couverts par le tableau ci-dessus, notamment, mais pas exclusivement, sur les aspects suivants:
3. 2.1. procédures en place pour établir les comptes visés à l'article 59, paragraphe 5, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 [article 33, point b), du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.2. modalités visant à certifier l'intégralité, l'exactitude et la véracité des comptes et à attester que les dépenses comptabilisées sont conformes au droit applicable et ont été faites en rapport avec les opérations sélectionnées pour le financement conformément aux critères applicables au programme opérationnel et sont conformes au droit applicable [article 33, point c), du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.3. procédures en place pour garantir des mesures antifraude efficaces et proportionnées, tenant compte des risques identifiés [article 32, paragraphe 4, point c), du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.4. cadre permettant la réalisation, en cas de besoin, d'un exercice approprié de gestion des risques, en particulier en cas de changements importants intervenant dans le système de gestion et de contrôle [annexe IV, point 2, du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.5. modalités pour établir la déclaration de gestion et le résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués, ainsi que des faiblesses relevées [article 32, paragraphe 4, point e), du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.6. modalités pour collecter, enregistrer et stocker, sous une forme informatisée, des données relatives à chaque opération nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, y compris les données sur les indicateurs et les réalisations [article 32, paragraphe 2, points d) et e), du règlement (UE) no 223/2014];
3. 2.7. cadre permettant, en cas de délégation de tâches à des organismes intermédiaires, de définir leurs responsabilités et obligations respectives, de vérifier s'ils ont les moyens d'effectuer les tâches déléguées et s'il existe des procédures de communication d'informations [annexe IV, point 1 ii), du règlement (UE) no 223/2014].