1. Les entités proposantes tiennent à jour les informations et informent l'État membre concerné des événements et circonstances susceptibles d'affecter sensiblement l'exécution du programme ou les intérêts financiers de l'Union.
2. Les entités proposantes et les organismes d'exécution conservent les registres et autres pièces justificatives attestant la bonne exécution du programme et les coûts déclarés comme admissibles, et en particulier:
a) pour les coûts réels: registres adéquats et autres pièces justificatives attestant les coûts déclarés, tels que contrats, contrats de sous-traitance, factures et registres comptables. Les procédures en matière de comptabilisation des coûts et de contrôle interne permettent d'établir un rapprochement direct entre les montants déclarés et ceux inscrits dans leur comptabilité ainsi que les montants indiqués dans les pièces justificatives.
En ce qui concerne les coûts de personnel, l'entité proposante et les organismes d'exécution conservent les relevés de temps de travail pour le nombre d'heures déclaré. En l'absence de relevés fiables des heures de travail consacrées à l'action, l'État membre peut accepter d'autres pièces justificatives à l'appui des heures déclarées, s'il juge que ces pièces offrent un niveau d'assurance adéquat.
Dans le cas des personnes travaillant exclusivement sur le programme, la conservation de relevés de temps de travail n'est pas requise; une déclaration signée, confirmant que les personnes concernées ont travaillé exclusivement sur l'action, est suffisante;
b) pour les coûts à taux forfaitaire: registres correspondants et autres pièces justificatives attestant l'admissibilité des coûts sur la base desquels le taux forfaitaire est calculé.