RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ MIXTE
Article premier
Composition et présidence
1. Le comité mixte, établi conformément à l'article 44 de l'accord-cadre entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Corée, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), exerce ses fonctions selon les modalités prévues à l'article 44 de l'accord.
2. Le comité mixte est composé de représentants des deux parties, au niveau approprié.
3. La présidence du comité mixte est exercée à tour de rôle par chacune des parties, pendant une année civile. Le haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité ou le ministre des affaires étrangères de la République de Corée préside le comité mixte. Le président peut déléguer son autorité.
4. La première période commence à la date de la première réunion du comité mixte et s'achève le 31 décembre de la même année.
Article 2
Réunions
1. Le comité mixte se réunit généralement une fois par an. Les réunions du comité mixte sont convoquées par le président et ont lieu alternativement à Bruxelles et à Séoul, à une date fixée d'un commun accord. Des réunions extraordinaires du comité mixte peuvent avoir lieu à la demande de l'une ou l'autre des parties.
2. Le comité mixte se réunit normalement au niveau des hauts fonctionnaires, sauf si les parties en conviennent autrement.
Article 3
Publicité
Sauf décision contraire, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.
Article 4
Participants
1. Avant chaque réunion, le président est informé, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations de chacune des parties.
2. Le cas échéant et d'un commun accord entre les parties, des experts ou des représentants d'autres organes peuvent être invités à assister aux réunions du comité mixte en qualité d'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier.
Article 5
Secrétariat
Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du ministère des affaires étrangères de la République de Corée exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées au président du comité mixte ou émanant de lui sont transmises aux secrétaires. Toute la correspondance destinée au président du comité mixte et émanant de lui peut s'effectuer par tous les moyens disponibles, y compris par courrier électronique.
Article 6
Ordre du jour des réunions
1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. L'ordre du jour provisoire est transmis, de même que les documents y afférents, à l'autre partie au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire comprend les points soumis au président au plus tard 21 jours avant le début de la réunion.
3. Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible avec l'accord des deux parties.
4. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais visés au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences liées à une situation particulière.
Article 7
Procès-verbal
1. Les deux secrétaires rédigent conjointement le projet de procès-verbal de chaque réunion, normalement dans les 30 jours calendrier à compter de la date de la réunion. Le projet de procès-verbal se fonde sur une synthèse, établie par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le comité mixte.
2. Le procès-verbal est approuvé par les deux parties dans un délai de 45 jours calendrier à compter de la date de la réunion ou à toute autre date convenue par les parties. Une fois qu'un accord est intervenu sur le projet de procès-verbal, deux exemplaires originaux sont signés par le président et par les deux secrétaires. Chaque partie reçoit un exemplaire original.
Article 8
Délibérations
1. Lorsque le comité mixte adopte des décisions ou des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur. Les décisions et les recommandations du comité mixte sont arrêtées d'un commun accord entre les parties.
2. Le Comité mixte peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. D'un commun accord entre les parties, un délai peut être prévu pour l'achèvement de la procédure écrite, à l'issue duquel le président du comité mixte peut déclarer, sauf communication contraire de l'une des parties, que les parties sont parvenues à un accord.
3. Les décisions et recommandations adoptées par le comité mixte sont authentifiées par deux exemplaires originaux signés par le président du comité mixte.
4. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations du comité mixte.
Article 9
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité mixte est adressée à l'un des secrétaires, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
2. Le secrétariat veille à ce que les documents adressés au comité mixte soient transmis au président et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 10 du présent règlement intérieur.
3. Les documents émanant du président sont envoyés aux parties par le secrétariat et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 10 du présent règlement intérieur.
Article 10
Documents
1. Lorsque les délibérations du comité mixte s'appuient sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés aux membres par le secrétariat.
2. Chaque secrétaire est responsable de la diffusion des documents à ses membres du comité mixte, une copie étant systématiquement adressée à l'autre secrétaire.
Article 11
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 12
Modification du règlement intérieur
Ce règlement intérieur peut être modifié d'un commun accord entre les parties, conformément à l'article 8.
Article 13
Groupes de travail spécialisés
1. Le comité mixte peut décider de constituer des groupes de travail spécialisés supplémentaires pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.
2. Le comité mixte peut décider de supprimer des groupes de travail spécialisés existants, d'établir ou de modifier leur mandat ou de créer d'autres groupes de travail spécialisés.
3. Les groupes de travail spécialisés font rapport au comité mixte après chacune de leurs réunions.
4. Les groupes de travail spécialisés n'ont aucun pouvoir de décision, mais peuvent soumettre des recommandations au comité mixte.