Règles de procédure du comité mixte
Article premier
Composition et présidence
1. Le comité mixte, institué conformément à l'article 41 de l'accord-cadre global de partenariat et de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Indonésie, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), exerce ses missions selon les modalités prévues à l'article 41 de l'accord.
2. Le comité mixte est composé de représentants des deux parties, au niveau le plus élevé possible.
3. La présidence du comité mixte est exercée à tour de rôle par le ministre des affaires étrangères de la République d'Indonésie et le haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité. Ceux-ci peuvent déléguer à un haut fonctionnaire leur pouvoir de présider tout ou partie des réunions du comité mixte.
Article 2
Représentation
1. Chaque partie informe l'autre partie de la liste de ses représentants au sein du comité mixte (ci-après dénommés «membres»). Cette liste est gérée par le secrétariat du comité mixte.
2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique par écrit le nom de celui-ci au président avant la réunion en question. Le suppléant d'un membre exerce tous les droits de ce membre.
Article 3
Délégations
1. Les membres du comité mixte peuvent être accompagnés d'autres fonctionnaires. Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations participantes.
2. Le cas échéant et d'un commun accord entre les parties, des experts ou des représentants d'autres organes peuvent être invités à assister aux réunions du comité mixte en tant qu'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier.
Article 4
Réunions
1. Le comité mixte se réunit normalement au moins une fois tous les deux ans, ou à la fréquence convenue par les deux parties. Les réunions du comité mixte sont convoquées par le président et ont lieu alternativement en Indonésie et à Bruxelles, à une date fixée d'un commun accord. Des réunions extraordinaires du comité mixte peuvent également être convoquées sur accord des parties.
2. À titre exceptionnel et si les deux parties y consentent, les réunions du comité mixte peuvent également se tenir avec l'aide de moyens techniques, par exemple par vidéoconférence ou téléconférence.
3. Le comité mixte se réunit au niveau le plus élevé possible, comme convenu par les parties. Les deux parties s'efforcent d'assurer une participation de niveau ministériel chaque fois que possible.
4. Les réunions du comité mixte présidées au niveau ministériel sont préparées par une réunion préparatoire au niveau des hauts fonctionnaires.
Article 5
Publicité
1. Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au comité mixte des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.
2. Le comité mixte peut faire des déclarations publiques lorsqu'il le juge opportun.
Article 6
Secrétariat
Un représentant du Service européen pour l'action extérieure et un représentant du gouvernement de la République d'Indonésie exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte. Toutes les communications destinées au président du comité mixte ou émanant de lui sont transmises aux secrétaires. Toute la correspondance destinée au président du comité mixte et émanant de lui peut s'effectuer par tous les moyens écrits disponibles, y compris par courrier électronique.
Article 7
Ordre du jour des réunions
1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est normalement transmis à l'autre partie, de même que les documents y afférents, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.
2. Le président peut proposer que des experts assistent aux réunions du comité mixte afin qu'ils fournissent des informations sur l'un ou l'autre point de l'ordre du jour.
3. Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible moyennant l'accord des deux parties.
4. Dans certaines circonstances et en accord avec les deux parties, le président peut réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences liées à une situation particulière.
Article 8
Procès-verbal agréé
1. Les conclusions de la réunion du comité mixte sont consignées sous la forme d'un procès-verbal agréé.
2. Les deux secrétaires rédigent conjointement le projet de procès-verbal agréé de chaque réunion, sur présentation par la partie hôte, normalement dans les 30 jours calendrier suivant la date de la réunion. Le projet de procès-verbal agréé est fondé sur une synthèse, établie par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le comité mixte.
3. Le procès-verbal agréé est approuvé par les deux parties dans les 45 jours calendrier suivant la date de la réunion ou à toute autre date convenue par les parties. Une fois qu'un accord est intervenu sur le procès-verbal, deux exemplaires originaux sont signés par les deux parties. Chaque partie reçoit un exemplaire original.
Article 9
Décisions et recommandations
1. Aux fins de l'exécution de ses missions définies à l'article 41 de l'accord, le comité mixte peut convenir d'adopter une décision et/ou une recommandation. Une telle décision et/ou recommandation comporte(nt) un numéro d'ordre, la date de son/leur adoption et une description de son/leur objet.
2. Lorsque les circonstances l'exigent, le comité mixte peut adopter ses décisions ou recommandations par procédure écrite.
3. Sans préjudice de l'article 5, chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations du comité mixte.
Article 10
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité mixte est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
2. Le secrétariat veille à ce que les documents adressés au comité mixte soient transmis au président et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 11.
3. Les documents émanant du président sont envoyés aux parties par le secrétariat et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 11.
Article 11
Documents
1. Lorsque les délibérations du comité mixte s'appuient sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés aux membres par le secrétariat.
2. Chaque secrétaire est responsable de la diffusion des documents à ses membres du comité mixte, une copie étant systématiquement adressée à l'autre secrétaire.
Article 12
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
Article 13
Modification des règles de procédure
Chacune des parties peut demander par écrit des modifications aux règles de procédure, qui peuvent être modifiées d'un commun accord entre les parties, conformément à l'article 9.
Article 14
Groupes de travail spécialisés et autres mécanismes
1. Le comité mixte peut créer des groupes de travail spécialisés ou d'autres mécanismes pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Les groupes de travail spécialisés et autres mécanismes font rapport au comité mixte.
2. Le comité mixte peut décider de supprimer des groupes de travail spécialisés ou autres mécanismes existants ou de créer d'autres groupes de travail spécialisés ou d'autres mécanismes pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.
3. Les groupes de travail spécialisés et les autres mécanismes rendent compte en détail de leurs activités au comité mixte lors de chacune de ses réunions.
4. Les groupes de travail spécialisés ont uniquement le pouvoir de soumettre des recommandations au comité mixte.