RÈGLEMENT DU PERSONNEL DE L'INSTITUT D'ÉTUDES DE SÉCURITÉ DE L'UNION EUROPÉENNE
TABLE DES MATIÈRES
PRÉAMBULE
Article 1Champ d'applicationTITRE IDISPOSITIONS APPLICABLES À L'ENSEMBLE DES MEMBRES DU PERSONNELArticle 2
1. Autorité
2. Conduite
3. Responsabilité financière
4. Sécurité
5. Assistance et indemnisation
6. Droits de propriété
7. Activités extérieures
8. Candidature à un mandat ou à une fonction publique ou politique
TITRE IIDISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS CONTRACTUELSCHAPITRE IPRIVILÈGES ET IMMUNITÉSArticle 3CHAPITRE IIRECRUTEMENT ET DURÉE DES ENGAGEMENTSArticle 4RecrutementArticle 5Âge limite d'activitéArticle 6Examens médicauxArticle 7Engagements
1. Contrats
2. Période probatoire
3. Résiliation de contrats
4. Indemnité de perte d'emploi
5. Réduction du préavis de résiliation
CHAPITRE IIITRAITEMENT ET INDEMNITÉSArticle 8Dispositions généralesArticle 9Traitement de baseArticle 10Indemnité d'expatriationArticle 11Indemnités à caractère familial et social
1. Disposition générale
2. Indemnité de foyer
3. Indemnité pour enfant ou personne à charge
4. Indemnité d'éducation
5. Indemnité pour enfant handicapé ou personne à charge handicapée
6. Indemnité de logement
Article 12Indemnité de suppléanceArticle 13Indemnité d'installation
1. Éligibilité
2. Montant de base de l'indemnité
3. Supplément pour personne à charge
4. Supplément pour mobilité
5. Versement de l'indemnité
Article 14Retenues et prélèvements
1. Impôt interne
2. Contributions au régime des pensions
3. Contributions au régime de protection sociale
4. Contributions à l'assurance complémentaire
Article 15Avances et remboursement d'avances sur traitementCHAPITRE IVFRAIS DE DÉPLACEMENTArticle 16Installation et départArticle 17Frais de déménagementArticle 18MissionsCHAPITRE VFONCTIONNEMENT INTERNEArticle 19Horaires et durée du travailArticle 20Travail à temps partielArticle 21Jours fériés et chômésArticle 22Congés
1. Congés annuels
2. Congé sans solde
3. Congé de maladie, de maternité et de paternité, congé parental et autres congés spéciaux
Article 23Congés dans les foyersCHAPITRE VIÉVALUATION ET PROMOTIONArticle 24Dispositions généralesArticle 25ProcédureArticle 26Suite donnée aux évaluationsCHAPITRE VIISANCTION DISCIPLINAIREArticle 27CHAPITRE VIIIVOIES DE RECOURS ET COMMISSION DE RECOURSArticle 28CHAPITRE IXRÉGIME DES PENSIONSArticle 29CHAPITRE XDÉTACHEMENT DES AGENTS CONTRACTUELS DE L'INSTITUTArticle 30TITRE IIIDISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS TEMPORAIRESArticle 31Dispositions généralesArticle 32ContratsArticle 33RémunérationArticle 34Dispositions particulières
1. Frais d'installation et de départ
2. Congés
TITRE IVDISPOSITIONS APPLICABLES AUX EXPERTS ET AUX STAGIAIRESArticle 35TITRE VREPRÉSENTATION DES MEMBRES DU PERSONNELArticle 36ANNEXE IINDEMNITÉ DE PERTE D'EMPLOIANNEXE IIINDEMNITÉ D'EXPATRIATIONANNEXE IIIENFANTS ET PERSONNES À CHARGEANNEXE IVPERSONNES À CHARGE HANDICAPÉESANNEXE VINDEMNITÉ DE LOGEMENTANNEXE VIFRAIS DE VOYAGE ET DE DÉMÉNAGEMENTANNEXE VIIFRAIS DE MISSIONANNEXE VIIICONGÉ DE MALADIE, DE MATERNITÉ ET DE PATERNITÉ, CONGÉ PARENTAL ET AUTRES CONGÉS SPÉCIAUXANNEXE IXRÈGLES SUR LES ENQUÊTES ADMINISTRATIVES ET PROCÉDURES ET SANCTIONS DISCIPLINAIRESANNEXE XCOMMISSION DE RECOURS
RÈGLEMENT DU PERSONNEL DE L'INSTITUT D'ÉTUDES DE SÉCURITÉ DE L'UNION EUROPÉENNE
PRÉAMBULE
L'Institut d'études de sécurité est une agence de l'Union européenne associée aux organisations coordonnées.
Article premier
Champ d'application
1. Le présent règlement du personnel s'applique au personnel recruté sous contrat par l'Institut d'études de sécurité de l'Union européenne (ci-après dénommé «Institut»), sauf décision contraire du conseil d'administration en ce qui concerne le personnel hors grade (le directeur).
2. Aux fins du présent règlement du personnel, on entend par «membre du personnel» les personnes physiques suivantes:
a) les agents titulaires d'un contrat avec l'Institut et occupant un poste budgétaire figurant au tableau des postes prévus au budget, annexé chaque année au budget de l'Institut (ci-après dénommés «agents contractuels»); et
b) les agents temporaires titulaires d'un contrat avec l'Institut.
Les experts appointés ad hoc et les stagiaires ne sont pas des membres du personnel de l'Institut et font l'objet de dispositions spécifiques contenues dans le titre IV.
3. Le tableau des agents contractuels annexé au budget de l'Institut indique le nombre de postes dans chaque catégorie et dans chaque grade.
Les postes d'agents contractuels sont des postes liés aux tâches essentielles de l'Institut ainsi qu'aux tâches à caractère permanent.
4. Toute référence, dans le présent règlement du personnel, à une personne de sexe masculin s'entend également comme faite à une personne de sexe féminin, et vice versa, à moins que le contexte n'indique clairement le contraire.
5. Des dispositions détaillées pour la mise en œuvre du présent règlement du personnel sont, au besoin, énoncées dans des modalités de mise en œuvre qui doivent être fixées par le directeur. Le conseil d'administration est dûment informé avant que de telles modalités de mise en œuvre soient adoptées.
Le directeur peut déléguer une partie de ses pouvoirs et sa signature pour la gestion quotidienne des sujets qui relèvent du champ d'application du présent règlement du personnel.
TITRE I
DISPOSITIONS APPLICABLES À L'ENSEMBLE DES MEMBRES DU PERSONNEL
Article 2
1. Autorité
Les membres du personnel sont soumis à l'autorité du directeur et sont responsables envers le directeur de l'exécution de leurs fonctions, qu'ils s'engagent à exercer aussi rigoureusement et consciencieusement que possible.
2. Conduite
Les membres du personnel s'acquittent de leurs tâches et règlent leur conduite en ayant uniquement en vue les intérêts de l'Institut. Ils exercent les fonctions qui leur sont confiées en qualité de membres du personnel en toute loyauté, discrétion et conscience. Ils ne sollicitent ni n'acceptent aucune instruction d'aucun gouvernement, autorité, organisation ou personne extérieure à l'Institut.
Les membres du personnel règlent leur conduite en toutes circonstances d'une manière qui soit compatible avec leur qualité de représentants de l'Institut. Ils s'abstiennent de tout acte ou de toute activité qui puisse en quoi que ce soit porter atteinte à la dignité de leur fonction, ou à la réputation de l'Institut.
3. Responsabilité financière
Les membres du personnel peuvent être tenus de dédommager l'Institut, en tout ou partie, de toute perte financière subie du fait de sa négligence ou de sa violation délibérée de tout règlement ou procédure approuvés par le conseil d'administration ou le directeur.
La commission des recours est compétente pour statuer sur les litiges nés de la présente disposition.
4. Sécurité
a) Dès leur entrée en fonction, les membres du personnel prennent connaissance des règlements de sécurité de l'Institut.
b) Tous les membres du personnel, les boursiers ou les stagiaires, peuvent faire l'objet d'une demande d'habilitation de sécurité à la connaissance de documents classifiés, en raison des fonctions qui leur sont dévolues. Une telle demande d'habilitation de sécurité est adressée aux autorités compétentes par l'officier de sécurité de l'Institut.
Dans l'attente de la délivrance de l'habilitation de sécurité, le directeur peut accorder une autorisation provisoire de traitement de documents classifiés.
c) Les agents informent immédiatement l'officier de sécurité en cas de soupçon de perte ou de compromission d'un document classifié.
5. Assistance et indemnisation
L'Institut procure assistance aux membres du personnel qui, en raison de leur qualité ou de leurs fonctions actuelles à l'Institut et sans qu'il y ait faute de leur part, subissent des menaces, injures, diffamations ou préjudices. Une indemnisation des dommages matériels subis peut être versée aux conditions suivantes:
a) le membre du personnel n'a pas lui-même provoqué délibérément ou par négligence les dommages en cause;
b) il n'a pas obtenu ou ne peut pas obtenir réparation des dommages;
c) il subroge l'Institut dans ses droits envers les tiers, notamment les compagnies d'assurances.
Toute décision relative à ces questions, susceptible d'engager l'action ou les finances de l'Institut, appartient au directeur qui dispose d'un pouvoir d'appréciation discrétionnaire quant aux circonstances de l'espèce, à la forme d'assistance à fournir et, le cas échéant, au montant de l'indemnisation à accorder. Le conseil d'administration est dûment informé de toute décision prise en application du présent paragraphe.
6. Droits de propriété
Tous les droits, y compris les droits de titre, les droits d'auteur et les droits de brevet, afférents à tout travail accompli par un membre du personnel dans l'exercice de fonctions officielles, sont dévolus à l'Institut.
7. Activités extérieures
a) Un membre du personnel n'occupe aucune fonction ni n'exerce aucune occupation régulière ou rémunérée à l'extérieur de l'Institut sans l'autorisation préalable du directeur.
b) Un membre du personnel ne peut accepter d'un gouvernement ni d'aucune source extérieure à l'Institut, sans l'autorisation préalable du directeur, une distinction honorifique, une décoration, une faveur, un don ou une rémunération, de quelque nature qu'ils soient, sauf pour services rendus soit avant son entrée en fonction, soit au cours d'un congé spécial pour service militaire ou national, et au titre de ce service.
c) Les membres du personnel s'abstiennent de toute action publique, déclaration ou publication si une telle action, déclaration ou publication est incompatible avec les fonctions ou obligations d'un fonctionnaire international ou est susceptible d'engager la responsabilité morale ou matérielle de l'Institut.
d) Un membre du personnel ne peut, directement ou indirectement, détenir des intérêts dans une entreprise commerciale qui pourraient, en raison de leur nature, compromettre l'indépendance du membre du personnel dans l'exercice de ses fonctions au sein de l'Institut.
e) Les fonctions d'analystes confirmés comprennent l'établissement de relations avec des organismes et des personnes extérieurs à l'Institut; les analystes confirmés sont dès lors autorisés à donner des conférences, à communiquer dans les médias et à diffuser des publications, sous réserve qu'ils aient préalablement obtenu l'accord du directeur.
f) Si le conjoint ou le partenaire enregistré d'un membre du personnel exerce une activité professionnelle rémunérée, le membre du personnel en informe le directeur. Dans le cas où cette activité se révèle, par sa nature, incompatible avec celle du membre du personnel, et si ce dernier n'est pas en mesure de garantir qu'il y sera mis fin dans un délai déterminé, le directeur, après avoir entendu le membre du personnel et après avis du comité du personnel, décide si le membre du personnel est maintenu dans ses fonctions.
8. Candidature à un mandat ou à une fonction publique ou politique
a) Les membres du personnel qui souhaitent se porter candidats à un mandat ou une fonction publique ou politique en informent le directeur.
b) Tout membre du personnel qui se porte candidat à un mandat ou une fonction publique ou politique est mis en congé sans traitement à compter de la date à laquelle il déclare commencer sa campagne électorale.
c) S'il est élu, le membre du personnel demande la résiliation du contrat. Cette résiliation n'ouvre pas droit à une indemnité de perte d'emploi.
d) Si le membre du personnel n'accepte pas le mandat ou la fonction publique ou politique, le membre du personnel a droit à la réintégration dans son emploi, aux mêmes conditions de grade et d'ancienneté (ou de rémunération pour un agent temporaire) que celles dont le membre du personnel bénéficiait à la date de la mise en congé sans rémunération.
e) Le temps passé en congé sans rémunération est interruptif d'ancienneté et n'est pas constitutif de droits à pension. Cependant, si un agent contractuel justifie de l'impossibilité d'acquérir des droits à pension auprès d'un autre régime de pension, cet agent contractuel peut demander à continuer à acquérir de nouveaux droits à pension, sous réserve qu'il supporte la totalité des contributions correspondantes, les siennes et celles de l'employeur.
TITRE II
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS CONTRACTUELS
CHAPITRE I
Privilèges et immunités
Article 3
Les privilèges et immunités dont bénéficient les agents contractuels leur sont conférés dans l'intérêt de l'Institut et non pour leur convenance personnelle. Ces privilèges et immunités ne dispensent pas les agents contractuels qui en jouissent de s'acquitter de leurs obligations privées, ni d'observer les lois ou règlements de police nationaux applicables.
Chaque fois que ces privilèges et immunités sont en cause, l'agent contractuel intéressé en rend immédiatement compte au directeur. En cas d'infraction à la législation locale, le directeur peut décider de lever les privilèges ou immunités, s'il le juge nécessaire.
CHAPITRE II
Recrutement et durée des engagements
Article 4
Recrutement
1. Les offres d'emploi sont établies par le directeur, à l'exception de celles concernant la fonction de directeur. La diffusion des postes vacants est assurée par l'Institut.
2. Les agents contractuels sont engagés par le directeur sur la base du mérite et d'une procédure de concours équitable et transparente.
3. Le recrutement des agents contractuels est limité aux ressortissants des États membres de l'Union européenne.
4. Les candidats doivent démontrer une connaissance approfondie d'une des langues de l'Union européenne et une connaissance satisfaisante d'une autre langue de l'Union européenne dans la mesure nécessaire aux fonctions qu'ils sont appelés à exercer.
5. Les agents contractuels régis par le présent règlement sont classés selon les catégories et grades des organisations coordonnées.
6. Les agents contractuels entrent en fonction au premier échelon du grade afférent à leur poste. Le directeur peut toutefois accorder un échelon supérieur si les circonstances le justifient.
7. Le directeur adopte les modalités de mise en œuvre du présent article.
Article 5
Âge limite d'activité
L'âge limite d'activité est fixé à la fin du mois au cours duquel l'agent atteint soixante-cinq ans. Dans l'intérêt du service, le directeur peut autoriser des dérogations à cette règle dans la limite de douze mois supplémentaires.
Article 6
Examens médicaux
1. Avant d'être recruté, un agent contractuel est soumis à l'examen médical d'un centre médical autorisé par l'Institut, qui certifie qu'il est physiquement apte à exercer ses fonctions.
2. Les agents contractuels sont tenus de passer chaque année un examen médical.
3. Un centre médical autorisé par l'Institut fournit des conseils spécialisés au directeur lorsque se pose la question de savoir si un agent contractuel est apte à continuer d'occuper son emploi.
4. Lorsque l'examen médical prévu aux paragraphes 1 et 3 a donné lieu à un avis médical négatif, le candidat ou l'agent contractuel peut demander, dans les vingt jours suivant la notification qui lui en est faite par l'Institut, que son cas soit soumis à l'avis d'une commission médicale composée de trois médecins, dont l'un est choisi par le directeur, l'un par l'agent contractuel et l'un par les deux autres médecins.
La commission médicale entend le médecin responsable de l'avis négatif initial. Si elle confirme la conclusion négative de l'examen médical visé:
a) au paragraphe 1, les honoraires et frais accessoires sont supportés pour moitié par le candidat;
b) au paragraphe 3, l'Institut s'efforce dans un premier temps de réaffecter le membre du personnel à un autre poste adapté à son état de santé. Si cela s'avère impossible, l'Institut résilie son contrat moyennant un préavis de six mois et la commission d'invalidité est convoquée afin d'établir son droit à une pension d'invalidité selon les modalités prévues dans le règlement général des pensions.
Article 7
Engagement
1. Contrats
Les contrats ont une durée de trois ans. Le directeur peut proroger le contrat pour une durée déterminée similaire ou plus courte. L'agent contractuel est informé au moins six mois avant l'expiration de son contrat de la prolongation éventuelle de celui-ci pour une nouvelle durée déterminée.
Pour les analystes confirmés, le nombre total de contrats proposés ne peut couvrir une période supérieure à cinq ans en tout. Pour tous les autres agents, cette période est de neuf ans. Dans des cas exceptionnels, le directeur peut, dans l'intérêt du service, prolonger le contrat au-delà de la période statutaire de neuf ans, pour une durée inférieure à douze mois.
Lorsqu'un agent contractuel a déjà accumulé dix ans de droits à pension dans le régime de pension des organisations coordonnées le 1er août 2016, aucune limite n'est appliquée à la durée totale des contrats.
Lorsqu'un agent contractuel a un contrat en cours le 1er août 2016 et aura accumulé plus de neuf ans de service continu auprès de l'Institut au terme dudit contrat, celui-ci est réputé avoir une durée indéterminée une fois qu'il a atteint dix ans de service continu.
2. Période probatoire
a) Tout contrat initial comporte une période probatoire de neuf mois à compter de la date d'entrée en service.
b) Lorsque, au cours de sa période probatoire, un agent contractuel est empêché d'exercer ses fonctions, par suite de maladie ou d'accident, pendant une durée d'un mois ou plus, le directeur peut prolonger la période probatoire d'une durée correspondante.
c) Un mois avant la fin de la période probatoire, l'agent contractuel fait l'objet d'un rapport sur son aptitude à exercer les fonctions que comporte son emploi, ainsi que sur sa conduite dans le service et son rendement. Ce rapport est communiqué à l'agent contractuel.
d) L'agent contractuel qui n'a pas fait preuve de qualités suffisantes pour être maintenu dans son emploi est licencié.
e) En cas d'inaptitude manifeste de l'agent contractuel, un rapport peut être établi à tout moment de la période probatoire. Le rapport est communiqué à la personne concernée.
f) Sur la base du rapport, le directeur peut décider de licencier l'agent contractuel avant l'expiration de la période probatoire, moyennant un préavis d'un mois. La durée du service ne peut cependant pas dépasser la durée de la période probatoire.
g) Un agent contractuel licencié au cours de la période probatoire à la suite d'un rapport négatif n'a pas droit à une indemnité de perte d'emploi.
h) La période probatoire fait partie intégrante de la durée du contrat initial. Elle est constitutive d'ancienneté et de droits à pension.
3. Résiliation de contrats
a) L'Institut peut résilier ou ne pas renouveler des contrats dans les cas suivants:
i) à la date fixée dans le contrat;
ii) en raison de la suppression du poste budgétaire occupé par l'agent contractuel ou si les fonctions liées au poste de l'agent contractuel sont modifiées de telle façon qu'il ne possède plus les qualifications ni l'expérience nécessaires pour le poste;
iii) en raison de l'insuffisance professionnelle de l'agent contractuel, dûment constatée dans deux évaluations successives en six mois, au sens de l'article 24, paragraphe 3, et de l'article 26, paragraphe 4;
iv) en raison de l'inaptitude physique de l'agent contractuel, survenue en cours de contrat et confirmée par la commission d'invalidité conformément à l'article 6, paragraphe 4;
v) à la suite du retrait du conseil d'administration de l'État membre dont l'agent contractuel a la nationalité;
vi) à la suite du transfert du lieu de travail à plus de 100 kilomètres de la localité où l'agent contractuel a été recruté et du refus de l'agent contractuel d'être transféré;
vii) à la suite d'une procédure disciplinaire ayant établi la faute ou la responsabilité de l'agent contractuel conformément au chapitre VII.
Dans les cas visés aux points i) à vi), les contrats sont résiliés ou ne sont pas prolongés moyennant un préavis de six mois; dans le cas visé au point vii), le préavis est d'un mois.
b) L'agent contractuel peut résilier son contrat moyennant un préavis de trois mois pour toute raison personnelle qu'il n'est pas tenu d'exposer.
4. Indemnité de perte d'emploi
La résiliation ou la non-prolongation d'un contrat à l'initiative de l'Institut, sauf pour motif disciplinaire, entraîne une compensation dans les conditions exposées à l'annexe I.
5. Réduction du préavis de résiliation
Si l'intérêt du service l'exige, la durée du préavis précisée au paragraphe 3, point a), peut être réduite. Dans ce cas, l'agent contractuel concerné a droit au versement d'une somme complémentaire représentant le traitement et les indemnités qu'il aurait reçus si la date d'expiration effective de son contrat avait coïncidé avec la fin d'un préavis de six mois.
Les présentes dispositions ne sont pas applicables en cas de résiliation pour motif disciplinaire.
CHAPITRE III
Traitement et indemnités
Article 8
Dispositions générales
1. La rémunération versée aux agents contractuels de l'Institut comporte le traitement de base, l'indemnité d'expatriation et des indemnités à caractère familial et social.
Sur cette rémunération sont retenus les contributions et prélèvements dont l'agent est redevable au titre de l'impôt interne, du régime des pensions et du régime de protection sociale.
Les comptes courants des agents contractuels sont crédités de la somme due au plus tard dans le courant de la dernière semaine ouvrable du mois.
Les agents contractuels sont tenus d'informer l'Institut sans retard de tout changement dans leur situation personnelle qui peut avoir des conséquences financières. Ces changements sont pris en compte avec effet rétroactif pour la rémunération du mois suivant celui de leur notification à l'administration de l'Institut.
2. Toute somme indue est redevable par l'agent contractuel à l'Institut.
Le droit de l'Institut de recouvrer tout montant indûment versé se prescrit deux ans après la date à laquelle l'Institut a constaté que le versement était indu. Si un agent contractuel est redevable d'une somme indûment versée, le recouvrement s'effectue par retenue sur le traitement mensuel ou sur d'autres montants dus à la personne concernée, compte tenu de sa situation sociale et financière. Les demandes de versement de salaires, d'indemnités, d'allocations, de prestations ou d'autres montants résultant de l'application du présent règlement du personnel doivent être présentées à l'Institut au plus tard deux ans après la date à laquelle le paiement aurait été dû ou la date à laquelle le membre du personnel a constaté ou aurait dû savoir que le paiement était dû, si ces dates ne coïncident pas.
Article 9
Traitement de base
Le traitement de base net correspond à la somme figurant en regard du grade et de l'échelon d'un agent contractuel dans le barème approuvé chaque année par le conseil d'administration sur la base de la proposition faite par le comité de coordination sur les rémunérations.
Le traitement de base brut correspond au traitement de base net majoré du montant de l'impôt interne dû par l'agent contractuel.
Article 10
Indemnité d'expatriation
1. Règles applicables aux agents contractuels recrutés avant l'entrée en vigueur du présent règlement du personnel
Une indemnité d'expatriation est versée aux agents contractuels qui, lors de leur engagement initial, n'ont pas la nationalité de l'État sur le territoire duquel est situé leur lieu d'affectation permanent et qui n'ont pas eu leur résidence habituelle sur ce territoire pendant trois ans ou plus immédiatement avant leur recrutement par l'Institut.
L'indemnité cesse d'être due en cas d'affectation d'un agent contractuel dans le pays dont il a la nationalité.
Le montant de l'indemnité est calculé conformément à l'annexe II, point 1 a).
Dans le cas où un agent est engagé par l'Institut immédiatement après avoir été employé, dans le pays où il exerce ses fonctions, par une autre organisation internationale ou par une administration, les années de service auprès de son précédent employeur sont prises en compte lors du calcul du droit à l'indemnité et de son montant.
2. Règles applicables aux agents contractuels recrutés après l'entrée en vigueur du présent règlement du personnel
a) Ont droit à l'indemnité d'expatriation les agents contractuels qui, lors de leur engagement par l'Institut:
i) n'ont pas la nationalité de l'État hôte;
ii) résident sur le territoire de cet État de façon ininterrompue depuis moins d'un an, le temps passé au service de l'administration de l'État de leur nationalité ou auprès d'autres organisations internationales n'entrant pas en ligne de compte;
iii) font l'objet d'un recrutement international en dehors des organisations coordonnées ou d'organisations associées aux organisations coordonnées en dehors du pays d'affectation; et
iv) sont recrutés en dehors d'un rayon domicile-travail du lieu d'affectation.
Le «rayon domicile-travail» se définit comme une zone dans un rayon de 100 km autour du lieu d'affectation.
b) Dans le cas où un agent contractuel bénéficiaire de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions dans un lieu d'affectation où il ne remplit pas les quatre critères visés au point a), il cesse de percevoir l'indemnité d'expatriation.
c) Dans le cas où un agent contractuel non bénéficiaire de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions dans un lieu d'affectation où il remplit ces quatre critères, il commence à percevoir l'indemnité d'expatriation.
d) Le paragraphe 2, points a) iii) et iv), ne s'applique pas dans le cas où un agent contractuel qui est employé par une organisation coordonnée ou une organisation associée aux organisations coordonnées et bénéficie de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions à l'Institut situé dans le même pays ou dans le cas où un agent en poste dans une autre organisation internationale ou au service de l'administration ou des forces armées de son pays d'origine entre en fonctions à l'Institut sans changer de pays.
e) Vérification de l'éligibilité
i) Lorsque l'un quelconque des points de la frontière du pays dont l'agent contractuel a la nationalité est situé à l'intérieur d'un rayon de 100 kilomètres de son lieu d'affectation, ledit agent n'a pas droit à l'indemnité d'expatriation, ni à l'indemnité d'éducation ni au congé dans les foyers qui y sont liés, sauf s'il prouve qu'il a établi sa résidence effective et habituelle dans son pays d'affectation ou, à titre exceptionnel et sous réserve de l'accord du directeur, dans un autre pays dont il n'a pas la nationalité, compte tenu de sa situation familiale.
ii) Les agents contractuels qui perçoivent l'indemnité d'expatriation informent l'Institut de tout changement de leur lieu de résidence.
iii) Dans certains cas particuliers et pour des raisons valables et suffisantes, le directeur est habilité à accorder des dérogations à la règle énoncée au point i).
f) Indemnités liées
La cessation, à terme, du versement de l'indemnité d'expatriation ne fait pas perdre à l'agent contractuel son droit à l'indemnité d'éducation ou au congé dans les foyers.
g) Le taux de l'indemnité est calculé conformément à l'annexe II, point 1 b).
Article 11
Indemnités à caractère familial et social
1. Disposition générale
Lorsque le comité de coordination sur les rémunérations émet une recommandation concernant ces indemnités familiales et sociales, le conseil d'administration est consulté quant à l'opportunité de l'adopter par modification du présent règlement du personnel.
Les indemnités prévues au présent article et les indemnités de même nature provenant d'autres sources auxquelles a droit un couple marié ou un agent contractuel non marié ne sont pas cumulatives.
Tout agent contractuel, son conjoint, les personnes à sa charge ou son partenaire enregistré qui perçoivent ou ont le droit de percevoir, auprès d'autres sources nationales ou internationales, une indemnité de même nature que celles prévues au présent article sont tenus d'en informer l'administration de l'Institut, afin que les indemnités qui leur sont versées par l'Institut soient réduites en conséquence.
L'administration de l'Institut a le droit de demander tout document officiel qu'elle juge nécessaire pour établir le droit à une indemnité.
2. Indemnité de foyer
a) Une indemnité de foyer est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel:
i) marié;
ii) veuf, divorcé, séparé légalement ou célibataire qui a au moins une personne à charge au sens de l'annexe III du présent règlement;
iii) enregistré comme partenaire stable non matrimonial, à condition:
— que le couple fournisse un document officiel reconnu comme tel délivré par une autorité compétente d'un État membre, attestant leur statut de partenaires non matrimoniaux,
— qu'aucun des partenaires ne soit marié ni engagé dans une autre relation non matrimoniale, et
— que les partenaires n'aient pas l'un des liens de parenté suivants: parent, enfant, grand-parent, petit-enfant, frère, sœur, tante, oncle, neveu, nièce, gendre et belle-fille.
b) L' indemnité de logement est égale à 6 % du traitement de base net.
c) Dans l'hypothèse où:
i) un agent contractuel marié qui n'a pas de personne à charge, mais dont le conjoint exerce une activité professionnelle rémunérée; ou
ii) un agent contractuel qui est enregistré comme partenaire stable non matrimonial, tel qu'il est défini au point a) iii), et qui n'a pas de personne à charge, mais dont le partenaire exerce une activité professionnelle rémunérée,
l'indemnité est égale à la différence entre le traitement de base net afférent au grade B 3, échelon 1, augmentée de la valeur de l'indemnité à laquelle l'agent contractuel aurait théoriquement droit, et le montant représenté par le revenu professionnel du conjoint ou du partenaire enregistré.
Si ce dernier montant est égal ou supérieur au premier, l'agent contractuel ne perçoit pas l'indemnité.
d) L'indemnité de logement n'est pas versée à un agent contractuel dont le conjoint ou le partenaire enregistré est lui-même agent contractuel de l'Institut, membre d'une organisation coordonnée ou d'une organisation associée aux organisations coordonnées et dont le traitement de base est plus élevé que celui de l'agent contractuel considéré.
3. L'indemnité pour enfant ou personne à charge:
a) Une indemnité est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel qui assure de façon principale et continue l'entretien d'un enfant ou d'une personne à charge au sens de l'annexe III.
b) Cette indemnité consiste en une somme forfaitaire pour chaque personne à charge, fixée chaque année dans le barème approuvé par le conseil d'administration sur la base de la proposition faite par le comité de coordination sur les rémunérations.
c) Lorsque les conjoints ou partenaires enregistrés travaillent tous deux pour l'Institut ou une organisation coordonnée, l'indemnité est versée à celui des deux qui perçoit l'indemnité de foyer ou une indemnité équivalente.
Les définitions concernant l'indemnité pour enfant ou personne à charge et les conditions d'attribution de cette indemnité figurent à l'annexe III.
4. Indemnité d'éducation
a) Une indemnité d'éducation est accordée à tout agent contractuel qui bénéficie d'une indemnité de foyer et dont les enfants à charge, au sens de l'annexe III, sont âgés d'au moins cinq ans et sont scolarisés à temps plein dans un établissement d'enseignement ordinaire primaire, secondaire ou supérieur.
Les établissements d'enseignement primaire ne comprennent pas les écoles maternelles ou assimilées.
b) L'indemnité d'éducation est égale à deux fois le montant de l'indemnité pour enfant à charge. Elle est payée pour chaque enfant à charge en une seule fois au moment de la rentrée scolaire, sur présentation de pièces justificatives.
c) Pour les agents contractuels:
i) ayant droit à une indemnité d'expatriation et dont le lieu d'affectation est distant d'au moins 50 kilomètres:
— soit d'une école européenne,
— soit d'un établissement d'enseignement supérieur du pays dont ils ont la nationalité ou dans lequel la langue d'instruction principale est leur langue maternelle, à moins qu'il n'y ait pas un tel établissement dans le pays de la nationalité de l'agent contractuel ou si l'enfant fréquente un établissement d'enseignement supérieur dans un pays autre que le pays dans lequel se situe le lieu d'affectation de l'agent contractuel; ou
ii) qui peuvent justifier la nécessité d'inscrire l'enfant qui est à leur charge dans un établissement d'enseignement travaillant dans une langue spécifique et que l'enfant fréquente pour des raisons pédagogiques impérieuses dûment justifiées,
l'indemnité d'éducation est au maximum égale à deux fois le montant de l'indemnité pour enfant à charge et est versée chaque mois sur présentation de pièces justificatives.
Le droit à l'indemnité d'éducation naît le premier jour du mois au cours duquel l'enfant commence à fréquenter un des établissements d'enseignement visés au point i) ou ii) et expire à la fin du mois au cours duquel il termine ses études ou à la fin du mois au cours duquel il atteint l'âge de vingt-six ans, la date la plus proche étant retenue.
5. Indemnité pour enfant handicapé ou personne à charge handicapée
a) L'indemnité pour enfant handicapé ou personne à charge handicapée est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel qui assure de façon principale et continue l'entretien de cet enfant handicapé ou de cette personne à charge handicapée. L'enfant ou la personne à charge doit répondre aux critères et conditions figurant à l'annexe III.
b) Les modalités d'attribution et de paiement de cette indemnité sont définies dans l'annexe IV.
6. Indemnité de logement
a) Une indemnité de logement est versée mensuellement aux agents contractuels des grades B, C et A1 qui sont domiciliés dans un logement dont ils sont locataires ou sous-locataires et qui consacrent au paiement de leur loyer, à l'exclusion de toutes charges domestiques considérées comme incombant au locataire dans le pays de résidence — une fraction de leur rémunération dépassant une certaine quote-part.
b) Le mode de calcul de l'indemnité est exposé dans l'annexe V.
c) L'agent contractuel percevant une indemnité de logement porte immédiatement à la connaissance de l'Institut tout changement de situation qui pourrait avoir une incidence sur son éligibilité à l'indemnité ou sur le montant de l'indemnité.
Article 12
Indemnité de suppléance
Un agent contractuel peut être appelé à occuper, par intérim, un emploi correspondant à un grade supérieur au sien. Au début du deuxième mois de cet intérim, l'agent contractuel reçoit une indemnité différentielle égale à la différence entre la rémunération afférente au grade et à l'échelon qui sont les siens et celle correspondant au premier échelon du grade correspondant à l'emploi dont il assure l'intérim.
L'intérim est limité à un an, sauf s'il a pour objet de pourvoir, directement ou indirectement, au remplacement d'un agent contractuel détaché ou en congé de maladie de longue durée.
Article 13
Indemnité d'installation
1. Éligibilité
a) Les agents contractuels qui, au moment de leur engagement pour une durée minimale d'un an ou de leur transfert pour au moins une année vers un lieu d'affectation différent, ont leur résidence effective et habituelle à plus de 100 km du lieu d'affectation et peuvent prouver et confirmer, en soumettant les documents pertinents, qu'ils ont effectivement changé de résidence pour prendre leurs fonctions, sont éligibles à l'indemnité d'installation.
b) Sont également éligibles à l'indemnité d'installation les agents contractuels qui remplissent les conditions visées au point a) mais qui sont engagés pour une période inférieure à un an et dont l'engagement ou les engagements successifs sont prolongés au-delà d'un an.
2. Montant de base de l'indemnité
2. 1. Agents contractuels n'ayant pas droit à l'indemnité d'expatriation
Pour les agents contractuels n'ayant pas droit à l'indemnité d'expatriation, le montant de base correspond à un traitement de base d'un mois plafonné à 2 000 EUR (base Bruxelles), ajusté par la parité de pouvoir d'achat applicable dans le pays d'affectation, afin de garantir l'équivalence du montant de l'indemnité quel que soit le pays d'affectation en fonction des tableaux créés et mis à jour par le comité de coordination sur les rémunérations.
2. 2. Agents contractuels ayant droit à l'indemnité d'expatriation
Pour les agents contractuels ayant droit à l'indemnité d'expatriation, le montant de base correspond à un traitement de base d'un mois plafonné à 5 500 EUR (base Bruxelles), ajusté par la parité de pouvoir d'achat applicable dans le pays d'affectation, afin de garantir l'équivalence du montant de l'indemnité quel que soit le pays d'affectation, en fonction des tableaux créés et mis à jour par le comité de coordination sur les rémunérations.
3. Supplément pour personne à charge
Le conjoint de l'agent contractuel ou, en l'absence de conjoint, la première personne à charge ouvre droit pour l'agent contractuel à un supplément pour personne à charge équivalent à une majoration de 20 % du montant de base. Toute autre personne à charge ouvre droit à une majoration de 10 %. Le supplément pour personne à charge ne peut excéder 100 % du montant de base.
4. Supplément pour mobilité
Un supplément pour mobilité est alloué aux agents contractuels en cas de changement de résidence effective et habituelle résultant d'un transfert pour au moins un an vers un lieu d'affectation distant de plus de 100 km. Ce supplément est égal à 75 % du montant de base.
5. Versement de l'indemnité
a) L'indemnité est payable lors de la prise de fonction de l'agent contractuel éligible ou de son transfert vers un lieu d'affectation différent.
b) Le supplément pour personne à charge visé au paragraphe 3 est calculé et versé sur justification que toute personne liée à ce supplément a établi sa résidence effective et habituelle avec l'agent contractuel sur le lieu d'affectation.
c) Un agent contractuel qui démissionne dans l'année qui suit son engagement ou son transfert vers un lieu d'affectation différent doit rembourser l'indemnité au prorata du temps restant à courir pour atteindre douze mois.
d) Un agent contractuel ne doit pas être tenu de rembourser l'indemnité si, dans l'année qui suit son engagement ou son transfert, l'Institut résilie son contrat. Cette disposition n'est toutefois pas applicable lorsque l'Institut met fin à l'engagement de l'agent contractuel à la suite d'une sanction disciplinaire, auquel cas l'agent concerné rembourse l'indemnité dans sa totalité.
e) L'agent contractuel n'est pas tenu de rembourser l'indemnité à l'Institut si l'agent contractuel est par la suite réengagé par l'Institut après la résiliation de son précédent engagement.
Article 14
Retenues et prélèvements
1. Impôt interne
L'impôt interne est égal à 40 % du salaire de base afférent au grade et à l'échelon de l'agent. Ce montant est une retenue mensuelle figurant en débit sur les feuilles de paie.
2. Contributions au régime des pensions
Une retenue mensuelle approuvée par les organisations coordonnées pour le régime des pensions appliqué aux agents contractuels et correspondant à un pourcentage du salaire de base net est effectuée sur la rémunération des agents; son montant est versé au fonds de réserve de l'Institut pour les pensions.
3. Contributions au régime de protection sociale
a) Une retenue mensuelle au titre du régime de protection sociale, égale à 5,5 % du salaire de base net, est effectuée sur la rémunération des agents contractuels. Ce montant est ajouté à la contribution de l'employeur et versé à l'organisme de sécurité sociale local en charge du recouvrement de telles contributions (URSSAF).
b) Par dérogation au point a), les agents contractuels peuvent choisir de s'affilier au régime de protection sociale de l'Institut au moment de leur recrutement ou lorsque le présent point devient applicable conformément au dernier paragraphe du présent point. Le régime de protection sociale de l'Institut couvre les soins médicaux, l'incapacité/l'infirmité et l'assurance vie.
Lorsqu'un agent contractuel choisit une telle affiliation, une retenue mensuelle au titre du régime de protection sociale est effectuée sur sa rémunération. Cette retenue mensuelle représente un tiers des contributions à verser au régime de protection sociale de l'Institut. Les deux tiers restants sont supportés par l'Institut.
Le pourcentage de la retenue mensuelle sur la rémunération de l'agent contractuel est déterminé au début de l'année pour les douze mois suivants, d'un commun accord entre l'Institut et la compagnie d'assurance qui gère le régime. Le montant déduit de la rémunération de l'agent contractuel est ajouté à la contribution de l'employeur.
Le présent point est applicable à compter de l'entrée en vigueur de l'accord bilatéral entre l'Institut et les autorités nationales compétentes autorisant sa mise en œuvre, et sous réserve d'un tel accord.
4. Contributions au régime d'assurance complémentaire
Une retenue mensuelle au titre de l'assurance complémentaire est effectuée sur la rémunération des agents contractuels qui n'ont pas choisi de s'affilier au régime de protection sociale de l'Institut. Le pourcentage est fixé en début d'année pour les douze mois à venir, d'un commun accord entre l'Institut et la compagnie d'assurance qui gère le régime. Le montant de ces retenues est ajouté à la contribution de l'employeur et versé en fin d'année à la compagnie qui fournit cette assurance.
Article 15
Avances et remboursement d'avances sur traitement
1. Sauf avis contraire du directeur et dans la limite des moyens de trésorerie disponibles, le chef de l'administration et du personnel de l'Institut peut accorder aux agents contractuels qui rencontrent des difficultés financières personnelles imprévues des avances sans intérêt sur traitement.
2. Le montant de cette avance ne peut pas excéder trois mois de traitement de base net.
3. Le remboursement de ces avances est effectué par retenue mensuelle sur la rémunération de l'agent concerné; il doit être terminé dans un délai de douze mois à compter de la fin du mois au cours duquel l'avance a été consentie.
CHAPITRE IV
Frais de déplacement
Article 16
Installation et départ
1. Les agents contractuels ont droit au remboursement de leurs frais de voyage du lieu où ils étaient en poste précédemment vers le lieu du siège de l'Institut, pour eux-mêmes et les membres de leur famille habitant sous le même toit.
2. Le même droit est ouvert lorsque les agents contractuels quittent définitivement leurs fonctions et retournent dans le pays où ils résidaient avant de rejoindre l'Institut ou s'ils s'installent dans un autre pays au sein de l'Espace économique européen.
3. Les remboursements sont effectués conformément à la section I de l'annexe VI.
Article 17
Frais de déménagement
1. Les agents contractuels ont droit au remboursement de leurs frais de déménagement du lieu où ils étaient en poste précédemment vers le lieu du siège de l'Institut.
Le même droit est ouvert lorsque les agents contractuels quittent définitivement leurs fonctions au sein de l'Institut et retournent dans le pays où ils résidaient avant de rejoindre l'Institut ou quand ils s'installent dans un autre pays au sein de l'Espace économique européen.
2. Le remboursement des frais couvre le déménagement du mobilier personnel des agents contractuels, à l'exclusion des automobiles, bateaux ou tous autres moyens de transport.
Le remboursement est effectué à l'agent contractuel lui-même, sur présentation par ce dernier d'une copie certifiée de la facture. L'Institut peut payer directement les frais de déménagement, sur présentation de la facture par la compagnie de déménagement.
Les conditions et modalités de ces remboursements sont exposées à l'annexe VI.
Article 18
Missions
Les agents contractuels en poste à l'Institut ont droit au remboursement des frais occasionnés par les missions qu'ils effectuent sur ordre du directeur.
Les remboursements portent sur les frais de voyage proprement dits ainsi que sur les frais d'hébergement et les frais accessoires au lieu où les agents sont envoyés. Les conditions, barèmes et modalités de ces remboursements figurent à l'annexe VII.
CHAPITRE V
Fonctionnement interne
Article 19
Horaires et durée du travail
1. La durée normale du travail pour tous les agents contractuels est de quarante heures par semaine, effectuées conformément à un horaire général établi par le directeur.
2. Des horaires flexibles peuvent être accordés par le directeur pour le personnel dans son ensemble ou en fonction de la situation personnelle d'un agent contractuel ou des contraintes spécifiques à son travail.
3. Si des circonstances exceptionnelles, laissées à l'appréciation du directeur, l'exigent, certains agents contractuels peuvent être tenus de travailler le week-end ou un jour férié ou chômé. Dans ce cas, les heures travaillées ouvrent droit à une récupération du même nombre d'heures.
Article 20
Travail à temps partiel
1. Un agent contractuel peut demander l'autorisation d'exercer son activité à temps partiel. Le temps de travail doit correspondre à 50 % au moins des heures de travail hebdomadaires. Pour toute la période durant laquelle l'agent contractuel travaille à temps partiel, sa rémunération ainsi que ses droits à congé sont réduits en proportion. Cette réduction en proportion ne s'applique pas à l'indemnité de foyer, à l'indemnité pour enfant ou personne à charge, à l'indemnité pour enfant handicapé ni à l'indemnité d'éducation.
2. Les droits à pension et les contributions au régime des pensions sont également réduits en proportion. Cependant, l'agent contractuel peut demander de continuer à acquérir de nouveaux droits à pension, sous réserve qu'il supporte la totalité des contributions correspondantes, y compris celles de l'employeur.
3. Le directeur peut accorder l'autorisation visée au paragraphe 1 si cela est compatible avec l'intérêt du service. L'Institut répond à la demande de l'agent contractuel dans un délai d'un mois.
4. Le directeur adopte les modalités de mise en œuvre du présent article.
Article 21
Jours fériés et chômés
La liste des jours fériés et chômés est arrêtée par le directeur compte tenu de la liste officielle des jours fériés et chômés publiée sur le lieu d'affectation et au Journal officiel de l'Union européenne.
Ces jours fériés et chômés ne sont pas inscrits dans le décompte des congés annuels des agents contractuels.
Si un ou plusieurs jours fériés tombent un samedi ou un dimanche, le directeur peut décider qu'un nombre équivalent de jours seront chômés.
Article 22
Congés
1. Congés annuels
a) Droits
Les agents contractuels ont droit à des congés annuels payés à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de service accompli. Ce droit est calculé pour chaque année civile.
Si, au 31 décembre, un agent contractuel possède un reliquat de congés non pris, le directeur peut autoriser le report d'un maximum de douze jours de congé sur l'année suivante. Le droit reporté et non pris avant le 31 décembre de l'année suivante est annulé.
b) Procédure administrative
L'agent contractuel désirant prendre un congé, dans la limite de son allocation définie au point a), doit obtenir l'autorisation préalable de son supérieur et du directeur.
Une comptabilité des congés est tenue par l'administration de l'Institut.
La procédure à suivre est décrite dans les modalités de mise en œuvre que le directeur doit adopter.
c) Congés non pris lors de la cessation de fonctions des agents contractuels
Les congés non pris à la date de cessation de fonctions des agents contractuels sont annulés. Toutefois, si le directeur atteste par écrit que tous ces congés accumulés n'ont pu être pris en raison des nécessités du service, l'agent contractuel a droit à une indemnité compensatrice d'un trentième de son traitement de base net par jour de congé non utilisé.
2. Congé sans solde
a) Le directeur peut accorder, à la demande d'un agent contractuel, un congé sans solde pour des motifs personnels justifiés et exceptionnels si cela est compatible avec l'intérêt du service. Cette demande ne peut pas être introduite avant la fin de la période probatoire d'un agent contractuel.
b) La durée totale de ce congé est limitée à un an. Tout au long de ce congé sans solde, l'agent contractuel ne peut pas exercer d'activité rémunérée.
c) Pendant la durée de son congé sans solde, l'agent contractuel n'a plus droit à l'avancement d'échelon ni à la promotion, et son affiliation au régime de protection sociale prévue aux articles 8 et 14 ainsi que la couverture des risques correspondants sont suspendues.
Toutefois, un agent contractuel peut, sur demande formulée au plus tard dans le mois qui suit le début du congé sans solde, demander à continuer de bénéficier de la couverture, sous réserve qu'il supporte la totalité des contributions correspondantes, y compris celles de l'employeur.
L'agent contractuel qui justifie de l'impossibilité d'acquérir des droits à pension auprès d'un autre régime de pension peut, à sa demande, continuer à acquérir de nouveaux droits à pension, sous réserve qu'il supporte la totalité des contributions correspondantes, y compris celles de l'employeur.
3. Congé de maladie, congés de maternité et de paternité, congé parental et autres congés spéciaux
Des congés spéciaux tels que les congés de maladie, de maternité, de paternité, le congé parental ou le congé pour circonstances exceptionnelles sont accordés en supplément des congés annuels.
Les modalités de ces congés et les procédures à suivre sont exposées dans l'annexe VIII.
Article 23
Congé dans les foyers
1. Les agents contractuels qui bénéficient de l'indemnité d'expatriation sont éligibles au congé dans les foyers pour chaque période de deux ans de service.
a) Le congé dans les foyers est de huit jours ouvrables.
b) Le congé dans les foyers peut être pris six mois avant la fin de la période à laquelle il correspond. Il doit être pris au plus tard six mois après la fin de la période à laquelle il correspond, sous peine de forclusion pour la période de deux ans au titre de laquelle il est dû. La date à laquelle le congé dans les foyers est effectivement pris, pour une période de deux ans donnée, n'entre pas en ligne de compte dans la fixation de la date du congé dans les foyers suivant.
c) Lorsque des conjoints ou des partenaires enregistrés sont l'un et l'autre employés par l'Institut et qu'ils ont tous deux droit à un congé dans les foyers, celui-ci leur est accordé dans les conditions suivantes:
i) s'ils ont tous deux leur foyer dans le même pays, ils ont chacun droit à un congé dans les foyers tous les deux ans dans ce pays;
ii) s'ils ont leurs foyers dans deux pays différents, ils ont chacun droit à un congé dans les foyers tous les deux ans dans leur pays respectif;
iii) les conjoints ou les partenaires enregistrés n'ont droit, en ce qui concerne leurs enfants à charge et, le cas échéant, la personne accompagnant ces enfants, qu'à un congé dans les foyers tous les deux ans; lorsque les parents ont leurs foyers dans deux pays différents, ce congé peut être pris dans l'un ou l'autre pays.
2. L'agent contractuel prenant un congé dans les foyers a droit, selon les modalités définies à l'article 18, au paiement de ses frais de voyage aller et retour pour lui-même, ses enfants et, s'il perçoit l'indemnité de foyer, pour son conjoint ou partenaire enregistré.
3. Les agents contractuels qui renoncent à prendre leur congé dans les foyers n'ont droit à aucune compensation.
4. Le congé dans les foyers n'est accordé qu'aux conditions suivantes:
a) l'intéressé s'engage par écrit à ne pas donner sa démission à l'Institut dans les six mois qui suivent la fin de la période à laquelle le droit au congé dans les foyers correspond, quelle que soit la date à laquelle il prend effectivement ce congé;
b) le supérieur direct doit certifier qu'il n'aura vraisemblablement pas besoin des services de l'agent contractuel pendant la période visée au paragraphe 1, point b).
Le directeur peut décider de déroger au présent paragraphe s'il estime que la stricte application du présent paragraphe exposerait l'agent contractuel concerné à une injustice ou à des difficultés particulières.
CHAPITRE VI
Évaluation et promotion
Article 24
Dispositions générales
1. Le travail de tous les agents contractuels de l'Institut, à l'exception du directeur, fait l'objet d'une évaluation une fois par an, au plus tard pour le 30 septembre.
L'évaluation porte sur la compétence relative des agents contractuels et permet à l'autorité de complimenter les agents contractuels ou, à l'inverse, de leur indiquer leurs insuffisances ou leurs lacunes à des fins d'amélioration du service rendu.
2. Les critères d'évaluation seront adaptés aux différentes fonctions et responsabilités des grades A, B et C.
Chaque année, les agents se voient attribuer une liste d'objectifs et de critères à l'aune desquels leurs prestations sont évaluées.
L'ensemble de cette évaluation est récapitulé sur une feuille d'évaluation annuelle qui est archivée dans le dossier individuel de l'agent contractuel.
3. Si l'évaluation fait ressortir une insuffisance professionnelle, le directeur peut demander une évaluation intermédiaire supplémentaire six mois plus tard.
Article 25
Procédure
1. Le directeur désigne les agents contractuels qui sont chargés de procéder à l'évaluation du personnel qui leur est subordonné, en partie ou en totalité.
2. Chaque agent contractuel est reçu personnellement par l'agent contractuel responsable de l'évaluation. Cette évaluation peut être complétée par une deuxième évaluation d'un niveau supérieur. L'agent contractuel prend connaissance de son évaluation annuelle, et signe la feuille d'évaluation.
3. L'évaluation annuelle est un acte administratif à usage interne. Elle n'est pas susceptible de recours devant une quelconque instance externe.
4. Lorsque l'exercice d'évaluation est terminé, le directeur et le chef de l'administration et du personnel se réunissent pour décider des éventuelles promotions.
Article 26
Suite donnée aux évaluations
1. Une bonne notation justifie un avancement d'échelon. Cette promotion est effective à la date anniversaire du contrat de l'agent contractuel ou l'année suivante à la même date pour les agents contractuels ayant des contrats à durée indéterminée.
2. Une notation exceptionnellement bonne peut justifier un avancement exceptionnel d'échelon, voire de grade, si le poste budgétaire autorise une telle promotion. Ces promotions sont effectives au 1er janvier de l'année suivant l'évaluation ou au 1er janvier de l'année suivante pour les agents contractuels ayant des contrats à durée indéterminée.
3. Une notation insuffisante peut justifier le maintien de l'agent contractuel dans son échelon actuel pour une année supplémentaire.
4. Deux notations insuffisantes successives peuvent justifier le non-renouvellement ou la résiliation du contrat.
CHAPITRE VII
Sanction disciplinaire
Article 27
1. Tout agent contractuel ou ancien agent contractuel qui manquerait aux obligations qui lui incombent au titre du présent règlement du personnel, soit intentionnellement, soit du fait d'une négligence de sa part, est passible d'une sanction disciplinaire.
2. Le directeur peut ouvrir une enquête administrative en vue de vérifier l'existence d'un manquement au sens du paragraphe 1, lorsque des éléments de preuve laissant présumer l'existence d'un tel manquement ont été portés à sa connaissance.
3. Les règles sur les enquêtes administratives et les procédures et sanctions disciplinaires sont établies à l'annexe IX.
CHAPITRE VIII
Voies de recours et commission de recours
Article 28
1. Toute personne à laquelle s'applique le présent règlement du personnel peut saisir le directeur d'une demande l'invitant à prendre à l'égard de cette personne une décision dans les matières couvertes par le présent règlement du personnel. Le directeur notifie sa décision motivée à l'intéressé dans un délai de deux mois à compter du jour de l'introduction de la demande. À l'expiration de ce délai, le défaut de réponse à la demande vaut décision implicite de rejet, susceptible de faire l'objet d'une réclamation conformément aux paragraphes qui suivent.
2. Toute personne à laquelle s'applique le présent règlement du personnel peut saisir le directeur d'une réclamation dirigée contre une mesure faisant grief à cette personne, soit que le directeur ait pris une décision, soit que le directeur se soit abstenu de prendre une mesure imposée par le présent règlement du personnel. La réclamation doit être introduite dans un délai de trois mois. Ce délai court:
— à compter du jour de la publication de l'acte s'il s'agit d'une mesure à caractère général;
— à compter du jour de la notification de la décision à l'intéressé, et en aucun cas au-delà du jour où l'intéressé a reçu cette notification, s'il s'agit d'une mesure à caractère individuel; si, toutefois, un acte à caractère individuel est de nature à faire grief à une personne autre que le destinataire, ce délai court à l'égard de cette autre personne à compter du jour où elle a reçu cette notification, et en aucun cas au-delà du jour de la publication;
— à compter de la date d'expiration du délai de réponse lorsque la réclamation porte sur une décision implicite de rejet ainsi que le prévoit le paragraphe 1.
3. Le directeur notifie sa décision motivée à l'intéressé dans un délai d'un mois à compter du jour de l'introduction de la réclamation. À l'expiration de ce délai, le défaut de réponse à la réclamation vaut décision implicite de rejet susceptible de faire l'objet d'un recours conformément au paragraphe 5.
En cas de réponse négative, la personne peut demander l'intervention du médiateur. Cette intervention n'est pas obligatoire.
4. Médiation
Le médiateur est un juriste compétent et indépendant, nommé par le directeur pour une période de trois ans renouvelable.
Le médiateur se fait communiquer toutes pièces que le médiateur juge nécessaires à l'étude du litige, par le directeur et par l'intéressé.
Le médiateur rend ses conclusions dans les quinze jours suivant la date à laquelle le médiateur a été saisi du litige.
Les conclusions du médiateur ne lient pas le directeur ni l'intéressé.
Les frais occasionnés par la médiation sont à la charge de l'Institut si les conclusions sont réfutées par le directeur; ils sont à 50 % à la charge de l'intéressé si c'est ce dernier qui en refuse les conclusions.
5. Recours contentieux
Après épuisement de la première voie de recours (recours gracieux), l'intéressé a la liberté de former un recours contentieux devant la commission de recours de l'Institut.
La composition, le fonctionnement et les procédures propres à cette instance sont décrits à l'annexe X.
6. Décisions de la commission de recours
a) Les décisions de la commission de recours lient les deux parties. Elles ne sont pas susceptibles d'appel.
b) La commission peut annuler la décision contestée ou la confirmer.
c) À titre accessoire, la commission peut ordonner à l'Institut de réparer tout préjudice matériel subi par la personne concernée depuis le jour où la décision annulée a commencé à produire des effets.
d) Elle peut en outre décider que l'Institut rembourse, dans des limites fixées par la commission, les frais justifiés exposés par le requérant, ainsi que les frais de transport et de séjour exposés par les témoins qui ont été entendus. Ces frais sont calculés sur la base de l'article 18 et de l'annexe VII du présent règlement du personnel.
CHAPITRE IX
Régime des pensions
Article 29
Les règles et conditions qui figurent dans le règlement général des pensions de l'Institut, conformément au règlement général des pensions des organisations coordonnées, s'appliquent aux agents contractuels. Le nouveau régime des pensions de l'Institut s'applique aux agents contractuels entrés en fonction après le 30 juin 2005.
CHAPITRE X
Détachement des agents contractuels de l'institut
Article 30
Un agent contractuel détaché est un agent contractuel qui, par décision du directeur, a été désigné pour occuper temporairement un emploi en dehors de l'Institut dans l'intérêt du service.
Le détachement dans l'intérêt du service obéit aux règles suivantes:
a) il est décidé par le directeur, l'agent contractuel ayant été entendu;
b) sa durée est fixée par le directeur; les premiers détachements sont d'une durée maximale de six mois, renouvelable pour une nouvelle période maximale de six mois;
c) l'agent contractuel détaché a droit à un traitement différentiel lorsque l'emploi de détachement comporte une rémunération globale inférieure à celle afférente à son grade et à son échelon à l'Institut; l'agent contractuel peut avoir droit également au remboursement de toute charge supplémentaire qu'entraîne pour lui son détachement, si elle est dûment justifiée;
d) lorsque l'accord de détachement prévoit que l'Institut doit continuer à payer la rémunération de l'agent contractuel tout au long de la période de détachement, si l'intéressé bénéficie de l'indemnité d'expatriation et reçoit également une indemnité journalière d'une autre source en raison de son détachement, le paiement de l'indemnité d'expatriation cesse;
e) l'agent contractuel détaché continue à supporter les contributions au régime des pensions sur la base du traitement d'activité afférent à son grade et à son échelon à l'Institut;
f) l'agent contractuel détaché conserve son emploi, ses droits à l'avancement d'échelon et sa vocation à la promotion;
g) pour autant que le contrat de l'agent contractuel coure toujours à l'expiration du détachement, l'agent contractuel réintègre immédiatement l'emploi qu'il occupait antérieurement.
TITRE III
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS TEMPORAIRES
Article 31
Dispositions générales
1. Les agents temporaires sont des auxiliaires recrutés en principe pour une période limitée. Ils n'ont pas la qualité d'agents internationaux.
2. Les agents temporaires sont des membres du personnel qui occupent temporairement des postes définis au tableau des postes budgétaires de l'Institut.
3. Sous réserve des dispositions du présent titre, le directeur adopte les règles de mise en œuvre fixant les conditions d'emploi des agents temporaires, notamment en ce qui concerne:
a) les conditions de leur engagement et de la résiliation de leur contrat;
b) leurs congés; et
c) leur rémunération.
4. Le personnel temporaire est soumis aux dispositions du titre I et aux dispositions suivantes du titre II:
— chapitre II: article 5 (Âge limite d'activité) et article 6 (Examens médicaux),
— chapitre III: article 8, paragraphe 2, article 14, paragraphe 3, point a) (Contributions au régime de protection sociale) et article 15 (Avances et remboursement d'avances sur traitement),
— chapitre IV: article 18 (Missions),
— chapitre V: article 19 (Horaires et durée du travail), article 20 (Travail à temps partiel) et article 21 (Jours fériés et chômés),
— chapitre VII: article 27 (Sanction disciplinaire),
— chapitre VIII: article 28 (Voies de recours et commission de recours), et
— toute réglementation fondée sur celles-ci.
Article 32
Contrats
Le personnel temporaire est engagé pour une période totale ne pouvant excéder 24 mois. L'Institut et l'agent temporaire peuvent résilier les contrats moyennant un préavis d'au moins un mois.
Article 33
Rémunération
1. La rémunération des agents temporaires est fixée contractuellement. Elle se compose d'un salaire mensuel net, à l'exclusion de toute indemnité complémentaire, quelle que soit la situation familiale et sociale de l'intéressé.
2. De ce montant sont retenues les contributions sociales imputables au membre du personnel soit au titre de l'assurance privée au premier franc, soit au titre de l'assurance complémentaire dans le cas où l'intéressé est déjà affilié à un régime d'assurance maladie.
3. Les agents temporaires ne bénéficiant pas du régime des pensions, aucune retenue n'est effectuée à ce titre.
Article 34
Dispositions particulières
1. Frais d'installation et de départ
Les agents temporaires ne peuvent pas prétendre au remboursement de frais d'installation ou de départ de leurs familles.
2. Congés
Les agents temporaires ont droit à 2,5 jours de congé par mois de service.
TITRE IV
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX EXPERTS ET AUX STAGIAIRES
Article 35
1. Les experts et stagiaires ont la qualité d'agents externes. Ils sont soumis aux dispositions du titre I du présent règlement du personnel, dont ils prennent connaissance dès leur entrée en fonctions.
2. La rémunération globale des experts et des stagiaires est fixée dès le début de leur activité à l'Institut. Elle est payée en fractions successives, définies par le directeur, en fonction des résultats des travaux pour lesquels ils ont été engagés ou acceptés.
3. Les experts désignés ont droit au remboursement de leurs propres frais de voyage uniquement, lorsqu'ils arrivent à l'Institut et lorsqu'ils le quittent.
TITRE V
REPRÉSENTATION DES MEMBRES DU PERSONNEL
Article 36
1. Le comité du personnel représente tous les membres du personnel de l'Institut, tels qu'ils sont définis à l'article 1er.
2. Le comité du personnel a pour objet:
a) de défendre les intérêts professionnels de tous les membres du personnel de l'Institut;
b) de présenter des propositions tendant à développer le bien-être de tous les membres du personnel;
c) de formuler des suggestions visant à favoriser les activités sociales, culturelles et sportives du personnel;
d) de représenter l'ensemble des membres du personnel auprès des associations du personnel d'autres organisations internationales.
3. Le mandat mettant en œuvre le présent article est établi par le directeur après consultation des membres du personnel.