RÈGLES SUR LES ENQUÊTES ADMINISTRATIVES ET PROCÉDURES ET SANCTIONS DISCIPLINAIRES
Section 1
Dispositions générales
Article premier
1. Dès qu'une enquête interne révèle la possibilité qu'un agent contractuel ou un ancien agent contractuel ait manqué aux obligations qui lui incombent au titre du règlement du personnel, l'intéressé en est rapidement tenu informé, pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l'enquête. En tout état de cause, des conclusions se rapportant nommément à un agent contractuel ne peuvent être tirées à l'issue de l'enquête sans que celui-ci ait été en mesure de présenter ses observations sur les faits concernant cette personne. Les conclusions font état de ces observations.
2. Dans les cas nécessitant le maintien d'un secret absolu aux fins de l'enquête et impliquant le recours à des procédures d'enquête relevant de la compétence d'une autorité judiciaire nationale, il peut être momentanément dérogé à l'obligation d'inviter l'agent contractuel à présenter ses observations, en accord avec le directeur. Dans ce cas, aucune procédure disciplinaire ne peut être ouverte avant que l'agent contractuel ait été en mesure de présenter ses observations.
3. Si, à la suite d'une enquête interne, aucune charge ne peut être retenue contre un agent contractuel faisant l'objet d'allégations, l'enquête le concernant est classée sans suite par décision du directeur, qui en informe par écrit l'agent contractuel. Celui-ci peut demander que cette décision figure dans son dossier personnel.
4. Le directeur informe l'intéressé de la fin de l'enquête etlui communique les conclusions du rapport d'enquête.
Article 2
1. Sur la base du rapport d'enquête, après avoir communiqué à l'agent contractuel concerné toutes les pièces du dossier et après l'avoir entendu, le directeur peut:
a) décider qu'aucune charge ne peut être retenue contre l'agent contractuel, auquel cas ce dernier en est alors informé par écrit;
b) décider, même en cas de manquement ou de manquement présumé par l'agent contractuel aux obligations qui lui incombent au titre du règlement du personnel, qu'il convient de n'adopter aucune sanction disciplinaire et, le cas échéant, adresser à l'agent contractuel une mise en garde orale; ou
c) en cas de manquement aux obligations, au sens de l'article 27 du règlement du personnel:
i) décider de l'ouverture de la procédure disciplinaire prévue à la section 4 de la présente annexe; ou
ii) décider de l'ouverture d'une procédure disciplinaire devant le conseil de discipline.
Article 3
Si, pour des raisons objectives, un agent contractuel ne peut être entendu en application des dispositions de la présente annexe, il peut être invité à formuler ses observations par écrit ou peut se faire représenter par une personne de son choix.
Section 2
Conseil de discipline
Article 4
1. Un conseil de discipline est constitué, dont les membres peuvent être choisis parmi le personnel de l'Institut ou d'une institution de l'Union européenne.
2. Le conseil de discipline est composé d'un président et de deux membres titulaires, qui peuvent être remplacés par des suppléants.
Article 5
1. Le directeur et le comité du personnel visé à l'article 36 du règlement du personnel désignent chacun, en même temps, un membre titulaire et un suppléant. Si, pour quelque raison que ce soit, aucun membre titulaire ou suppléant n'a été désigné par le comité du personnel, le directeur peut désigner des membres provisoires pour les remplacer jusqu'à leur désignation.
2. Le président assure la présidence du conseil de discipline de l'Institut. Le suppléant du président est désigné par le directeur.
3. Le président, les membres titulaires et les suppléants sont désignés pour une période de trois ans. Toutefois, l'Institut peut prévoir que les membres titulaires et les suppléants sont désignés pour une durée inférieure, qui doit être au moins égale à un an.
4. Dans les cinq jours qui suivent la constitution du conseil de discipline, l'agent contractuel concerné a le droit de récuser l'un des membres du conseil de discipline. Le directeur a également le droit de récuser l'un des membres du conseil de discipline. Dans le même délai, les membres du conseil de discipline peuvent demander à être déchargés de cette fonction pour des raisons légitimes et se désistent du conseil de discipline s'ils se trouvent en situation de conflit d'intérêts.
Article 6
1. Le président et les membres du conseil de discipline jouissent d'une indépendance totale dans l'exercice de leurs fonctions.
2. Les délibérations et les travaux du conseil de discipline sont tenus secrets.
Section 3
Sanctions disciplinaires
Article 7
1. Le directeur peut imposer l'une des sanctions disciplinaires suivantes:
a) un avertissement par écrit;
b) un blâme;
c) une suspension de l'avancement d'échelon pendant une période comprise entre un et vingt-trois mois;
d) un abaissement d'échelon;
e) la révocation, impliquant la résiliation du contrat, éventuellement accompagnée de la déchéance totale ou partielle du droit à l'indemnité de perte d'emploi.
2. Dans le cas d'un agent contractuel bénéficiant d'une pension d'ancienneté ou d'une allocation d'invalidité, le directeur peut décider, pour une durée déterminée, d'effectuer une retenue sur le montant de la pension ou de l'allocation d'invalidité. Les effets de cette mesure ne s'étendent pas aux personnes à la charge de l'agent contractuel. Le revenu de l'agent contractuel ne peut toutefois être inférieur au minimum vital correspondant au traitement de base d'un agent contractuel de grade C.1/1, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales.
3. Une même faute ne peut donner lieu qu'à une seule sanction disciplinaire.
Article 8
La sévérité des sanctions disciplinaires imposées est proportionnelle à la gravité de la faute commise. Pour déterminer la gravité de la faute commise et décider de la sanction disciplinaire à imposer, il est notamment tenu compte:
a) de la nature de la faute et des circonstances dans lesquelles elle a été commise;
b) de l'importance du préjudice porté à l'intégrité, à la réputation ou aux intérêts de l'Institut en raison de la faute commise;
c) du degré d'intentionnalité ou de négligence dans la faute commise;
d) des motifs ayant amené l'agent contractuel à commettre la faute;
e) du grade et de l'ancienneté de l'agent contractuel;
f) du degré de responsabilité personnelle de l'agent contractuel;
g) du niveau des fonctions et responsabilités de l'agent contractuel;
h) de la récidive de l'acte ou du comportement fautif;
i) de la conduite de l'agent contractuel tout au long de sa carrière.
Section 4
Procédure disciplinaire sans consultation du conseil de discipline
Article 9
Le directeur peut adresser un avertissement par écrit ou un blâme sans consultation du conseil de discipline. Dans ce cas, l'agent contractuel concerné est préalablement entendu par le directeur.
Section 5
Procédure disciplinaire devant le conseil de discipline
Article 10
1. Le conseil de discipline est saisi d'un rapport émanant du directeur, qui indique clairement les faits reprochés et, s'il y a lieu, les circonstances dans lesquelles ils ont été commis, y compris toutes les circonstances aggravantes ou atténuantes.
2. Le rapport est transmis à l'agent contractuel concerné et au président du conseil de discipline, qui le porte à la connaissance des membres du conseil de discipline.
Article 11
1. Dès réception du rapport, l'agent contractuel concerné a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel et de prendre copie de toutes les pièces de la procédure, y compris celles qui sont de nature à le disculper.
2. L'agent contractuel concerné dispose, pour préparer sa défense, d'un délai minimum de quinze jours à compter de la date de réception du rapport ouvrant la procédure disciplinaire.
3. L'agent contractuel peut être assisté d'une personne de son choix.
Article 12
Si, en présence du président du conseil de discipline, l'agent contractuel concerné reconnaît un comportement fautif de sa part et accepte sans réserve le rapport visé à l'article 10 de la présente annexe, le directeur peut retirer l'affaire au conseil de discipline, dans le respect du principe de proportionnalité entre la nature de la faute et la sanction disciplinaire envisagée. Lorsque le conseil de discipline est dessaisi de l'affaire, son président rend un avis sur la sanction disciplinaire envisagée. Dans le cadre de cette procédure, le directeur peut imposer, par dérogation à l'article 9 de la présente annexe, l'une des sanctions disciplinaires prévues à l'article 7, paragraphe 1, points a) à d), de la présente annexe.
L'agent contractuel concerné est préalablement informé des conséquences que pourrait entraîner la reconnaissance de son comportement fautif.
Article 13
Avant la première réunion du conseil de discipline, le président peut charger l'un de ses membres de faire rapport sur l'ensemble de l'affaire et en informe les autres membres du conseil de discipline en conséquence.
Article 14
1. L'agent contractuel concerné est entendu par le conseil de discipline. À cette occasion, il peut présenter des observations écrites ou orales, personnellement ou par l'intermédiaire d'un représentant. L'agent contractuel peut faire citer des témoins.
2. L'Institut est représenté devant le conseil de discipline par un agent contractuel mandaté à cet effet par le directeur.
Article 15
Au vu des pièces produites devant le conseil de discipline et compte tenu des déclarations écrites ou orales éventuelles, le conseil de discipline émet à la majorité un avis motivé quant à la réalité des faits incriminés et à la sanction disciplinaire que les faits reprochés devraient entraîner. Cet avis est signé par tous les membres du conseil de discipline. Le conseil de discipline transmet l'avis au directeur et à l'agent contractuel concerné dans un délai de deux mois à compter de la date de réception du rapport du directeur, pour autant que ce délai soit adapté à la complexité du dossier.
Article 16
1. Après avoir entendu l'agent contractuel, le directeur prend sa décision conformément aux articles 8 et 9 de la présente annexe, dans un délai de deux mois à compter de la réception de l'avis du conseil de discipline. Cette décision doit être motivée.
2. Si le directeur décide de classer l'affaire sans imposer de sanction disciplinaire, il en informe l'agent contractuel concerné par écrit et sans retard. L'agent contractuel concerné peut demander que cette décision figure dans son dossier individuel.
Article 17
1. Les frais exposés par l'agent contractuel concerné au cours de la procédure disciplinaire, notamment les honoraires versés à une personne choisie pour l'assister ou pour assurer sa défense, restent à sa charge dans le cas où la procédure disciplinaire aboutit à l'une des sanctions disciplinaires prévues à l'article 7 de la présente annexe.
2. Toutefois, le directeur peut en décider autrement dans les cas exceptionnels où cette charge serait inéquitable pour l'agent contractuel concerné.
Section 6
Suspension
Article 18
1. En cas de faute grave alléguée à l'encontre d'un agent contractuel par le directeur, qu'il s'agisse d'un manquement à ses obligations professionnelles ou d'une infraction de droit commun, le directeur peut le suspendre immédiatement, pour une période déterminée ou indéterminée.
2. Le directeur prend cette décision après avoir entendu l'agent contractuel concerné, sauf circonstances exceptionnelles.
Article 19
1. La décision prononçant la suspension d'un agent contractuel doit préciser si, pendant la période de suspension, l'intéressé conserve l'intégralité de sa rémunération ou si sa rémunération est frappée d'une retenue dont le montant doit être fixé par la même décision. Le montant versé à l'agent contractuel ne peut en aucun cas être inférieur au minimum vital correspondant au traitement de base d'un agent contractuel de grade C.1/1, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales.
2. La situation de l'agent contractuel faisant l'objet d'une mesure de suspension doit être définitivement réglée dans un délai de six mois à compter du jour où la décision de suspension a pris effet. Si aucune décision n'a été prise dans le délai de six mois, l'agent contractuel concerné a le droit de percevoir à nouveau l'intégralité de sa rémunération, sous réserve du paragraphe 3.
3. La retenue peut être maintenue au-delà du délai de six mois mentionné au paragraphe 2 si l'agent contractuel concerné fait l'objet de poursuites pénales pour les mêmes faits et qu'il se trouve détenu en raison de ces poursuites. Dans ce cas, l'agent contractuel ne perçoit à nouveau l'intégralité de sa rémunération qu'après que le tribunal compétent a prononcé la levée de la détention de l'agent contractuel.
4. L'intéressé a droit au remboursement des retenues opérées sur sa rémunération au titre du paragraphe 1 lorsque la décision définitive ne comporte qu' un avertissement par écrit, un blâme ou une suspension temporaire de l'avancement d'échelon, ou ne comporte aucune sanction disciplinaire. Dans ce dernier cas, le montant remboursé est majoré d'un intérêt composé au taux de 3,5 % par an.
Section 7
Poursuites pénales parallèles
Article 20
Lorsque l'agent contractuel fait l'objet de poursuites pénales pour les mêmes faits, sa situation n'est définitivement réglée qu'après que la décision sur les sanctions disciplinaires rendue par la juridiction saisie est devenue définitive.
Section 8
Dispositions finales
Article 21
L'agent contractuel ayant fait l'objet d'une sanction disciplinaire autre que la révocation peut, au bout de trois ans s'il s'agit d'un avertissement par écrit ou d'un blâme, et au bout de six ans s'il s'agit d'autres sanctions disciplinaires, introduire une demande visant à ce qu'aucune mention de cette sanction ne subsiste dans son dossier individuel. Le directeur décide s'il peut être fait droit à sa demande.
Article 22
En cas de faits nouveaux étayés par des preuves pertinentes, une procédure disciplinaire peut être rouverte par le directeur, à son initiative ou à la demande de l'agent contractuel concerné.
Article 23
Si aucune charge n'a été retenue contre l'agent contractuel, après que le comité disciplinaire a émis un avis en application de l'article 15 de la présente annexe, l'agent contractuel a droit, à sa demande, à la réparation du préjudice subi par une publicité adéquate de la décision du directeur.
Article 24
Le directeur adopte les modalités de mise en œuvre des présentes dispositions.