FRAIS DE VOYAGE ET DE DÉMÉNAGEMENT
Section I
Frais de voyage des agents contractuels et de leurs familles entre leur lieu de résidence et le lieu d'affectation
1. Les agents contractuels dont le lieu de résidence est situé à plus de 100 km de leur lieu d'affectation ont droit, sous réserve des dispositions de l'article 16 du règlement du personnel, au remboursement des frais de voyage réellement exposés:
a) lors de leur entrée en fonctions, pour le déplacement de leur lieu de résidence à leur lieu d'affectation;
b) lors de leur transfert du lieu d'affectation où ils ont été recrutés vers un autre lieu d'affectation situé à plus de 100 km;
c) lors de la cessation de leurs fonctions:
— soit pour le déplacement de leur lieu d'affectation vers le lieu où ils résidaient lors de leur recrutement,
— soit pour le déplacement de leur lieu d'affectation vers un lieu de résidence autre que celui visé au premier tiret, à condition que ce dernier se trouve au sein de l'Espace économique européen ou, s'il est ailleurs, que le montant des dépenses à rembourser ne soit pas supérieur.
2. Le remboursement des frais de voyage visés au paragraphe 1 est refusé en tout ou partie dans les cas suivants:
a) si le droit n'a pas été ouvert au moment où l'agent contractuel est entré en fonctions;
b) si tout ou partie des dépenses en question est supporté par un gouvernement ou par un autre organisme;
c) lors de la cessation de fonctions, si le voyage n'a pas été effectué dans un délai de trois mois à compter de la cessation de fonctions ou si la demande de remboursement n'a pas été adressée à l'administration dans les trente jours qui ont suivi le déplacement;
d) lors de la cessation de fonctions, si l'intéressé a démissionné avant d'avoir accompli douze mois de service à l'Institut.
3. Les agents contractuels qui répondent aux conditions énumérées aux paragraphes 1 et 2 et qui perçoivent l'indemnité de foyer ont droit en outre:
a) au remboursement des frais de voyage réellement exposés pour leur conjoint ou partenaire enregistré et leurs enfants à charge lorsque ces derniers ont rejoint l'agent contractuel au lieu d'affectation;
b) au remboursement des frais de voyage réellement exposés pour leur conjoint ou partenaire enregistré et leurs enfants à charge lors d'un transfert d'un lieu d'affectation vers un autre lieu d'affectation situé à plus de 100 km, si la durée du transfert est indéterminée et dépasse deux mois;
c) au remboursement des frais de voyage réellement exposés pour leur conjoint ou partenaire enregistré et leurs enfants à charge lors de la cessation de fonctions, avec cette réserve que le remboursement peut être refusé si l'agent contractuel démissionne avant d'avoir accompli douze mois de service à l'Institut.
4. Les conjoints, partenaires enregistrés et enfants à charge ou personnes à charge au sens des annexes III et IV sont assimilés à des agents de même grade que l'intéressé.
Section II
Frais de déménagement
1. Les agents contractuels dont le lieu de résidence est situé à plus de 100 km de leur lieu d'affectation ont droit au remboursement des frais réellement exposés pour le déménagement de leur mobilier personnel dans les cas suivants:
a) à l'occasion de leur entrée en fonctions;
b) à l'occasion de leur transfert, pour une durée indéterminée dépassant deux mois, d'un lieu d'affectation vers un autre lieu d'affectation situé à plus de 100 km;
c) à l'occasion de la cessation de leurs fonctions au sein de l'Institut, avec cette réserve que le remboursement peut être refusé si l'agent contractuel démissionne avant d'avoir accompli douze mois de service à l'Institut.
2. Le paiement couvre les frais de transport du mobilier personnel, y compris les frais d'emballage et les frais d'assurance pour la couverture des risques simples tels que le bris, le vol ou l'incendie.
Pour bénéficier des dispositions de la présente section, les agents contractuels doivent soumettre au moins deux devis à l'approbation préalable du chef de l'administration et du personnel. Les devis doivent porter sur le même poids ou cubage et sur la même distance.
Le chef de l'administration et du personnel peut, s'il juge les devis excessifs, demander des devis provenant d'autres sociétés de déménagement.
Le remboursement est accordé sur la base du devis le moins-disant.
3. Les agents contractuels ne peuvent prétendre au paiement prévu par la présente section que si les dépenses en question ne sont pas remboursées par un gouvernement ou par une autre autorité.