FRAIS DE MISSION
Les agents contractuels voyageant pour le service de l'Institut, par ordre de mission, ont droit au remboursement intégral de leurs frais de voyage et à une indemnité journalière, représentative de frais de séjour hors de leur lieu d'affectation, conformément aux dispositions de l'article 18 du règlement du personnel.
Section I
Moyens de transport
1. Les déplacements des agents contractuels en mission se font par les moyens de transport les plus économiques, sous réserve des dérogations prévues à la présente section.
2. L'avion et le chemin de fer sont considérés comme les moyens de transport normaux. Le directeur peut toutefois autoriser un agent contractuel en mission officielle à utiliser un véhicule personnel ou de service.
Tous les déplacements en avion se font en classe «économique» ou assimilée, sauf autorisation exceptionnelle du directeur.
Pour les déplacements en train, les agents du grade A voyagent en première classe, et les agents des grades B et C voyagent en deuxième classe.
3. Les agents contractuels peuvent être autorisés, dans l'intérêt de l'Institut, à utiliser une voiture personnelle. Dans ce cas, ils ont droit à une indemnité kilométrique calculée sur la base de l'itinéraire usuel le plus court. L'indemnité est calculée sur la base du taux applicable dans le pays où est établi le lieu d'affectation de l'agent contractuel, quels que soient le ou les pays où a lieu le déplacement.
La somme totale qui leur est versée pour un déplacement en voiture ne peut excéder le montant que l'Institut aurait dû débourser autrement.
Le directeur peut décider d'étendre l'application de la présente section aux agents temporaires.
Section II
Indemnité journalière des agents contractuels en mission
1. Les agents contractuels en mission pour l'Institut ont droit à une indemnité journalière dont les taux sont approuvés chaque année par le conseil d'administration sur la base de la proposition faite par le comité de coordination sur les rémunérations.
2. L'indemnité journalière est calculée comme suit:
a) Lorsque la mission comporte un hébergement hôtelier, l'agent contractuel concerné se voit allouer le montant intégral de l'indemnité journalière sur présentation de la facture correspondante.
b) Lorsque la mission ne comporte pas d'hébergement hôtelier, l'indemnité journalière n'est pas due pour une mission d'une durée inférieure à quatre heures, et lorsque la mission a une durée de quatre à huit heures, les agents contractuels concernés perçoivent 25 % de l'indemnité journalière. Pour une durée supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-quatre heures, les agents contractuels concernés perçoivent 50 % de l'indemnité journalière. Le même traitement s'applique pour les tranches horaires au-delà de toute période complète de vingt-quatre heures.
c) Les voyages officiels effectués au lieu d'affectation ou entre des lieux d'affectation ne donnent pas droit au paiement d'une indemnité journalière. Dans ce cas, les dépenses de transport telles que les taxes de stationnement et les frais de transports publics, sont remboursées sur présentation des preuves de paiement.
d) Pour le calcul de l'indemnité journalière, en vue de tenir compte des délais de transport vers la gare principale ou vers l'aéroport, la durée réelle du voyage est augmentée d'un forfait.
3. Indemnités journalières réduites
L'indemnité journalière est réduite:
a) lorsque le voyage comprend les repas ou l'hébergement de nuit, de 15 % pour chaque repas principal et de 50 % pour l'hébergement de nuit prévu dans le montant des frais;
b) pour la durée du trajet, de trois dixièmes pour les agents voyageant par bateau de nuit, couchette ou cabine, par train ou par avion;
c) des trois quarts lorsque l'hébergement est assuré par un organisme extérieur.
4. Accessoires aux indemnités journalières
L'indemnité journalière est censée couvrir toutes les dépenses susceptibles d'être exposées par l'agent contractuel en mission, sous réserve des frais indiqués ci-dessous, qui peuvent faire l'objet d'un remboursement supplémentaire:
a) les droits de visas et autres frais de cette nature qu'entraîne un voyage en mission officielle;
b) les frais pour excédent de bagage sur autorisation expresse du directeur;
c) les frais de communication dûment justifiés tels que les frais liés à internet, les frais de courrier et de téléphonie, exposés pour des motifs de service;
d) les frais de réception exposés par les agents;
e) les frais de taxi, sous réserve de l'autorisation préalable du directeur et sur présentation des pièces justificatives.
Le directeur adopte les modalités de mise en œuvre des présentes dispositions.