REMUNERATION ET REMBOURSEMENT DE FRAIS
SECTION 1
Allocations familiales
Article premier
1. L'allocation de foyer est fixée à un montant de base de 171,88 EUR, majoré de 2 % du traitement de base de l'agent.
2. A droit à l'allocation de foyer:
a) l'agent marié;
b) l'agent veuf, divorcé, séparé légalement ou célibataire, ayant un ou plusieurs enfants à charge au sens de l'article 2, paragraphes 2 et 3;
c) l'agent enregistré comme partenaire stable non matrimonial, à condition que:
i) le couple fournisse un document officiel reconnu comme tel par un État membre ou par toute autorité compétente d'un État membre, attestant leur statut de partenaires non matrimoniaux;
ii) aucun des partenaires ne soit marié ni ne soit engagé dans un autre partenariat non matrimonial;
iii) les partenaires n'aient pas l'un des liens de parenté suivants: parents, parents et enfants, grands-parents et petits-enfants, frères et sœurs, tantes, oncles, neveux, nièces, gendres et belles-filles;
iv) le couple n'ait pas accès au mariage civil dans un État membre; un couple est considéré comme ayant accès au mariage civil aux fins du présent point uniquement dans les cas où les membres du couple remplissent l'ensemble des conditions fixées par la législation d'un État membre autorisant le mariage d'un tel couple;
d) par décision spéciale et motivée de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement, prise sur la base de documents probants, l'agent qui, ne remplissant pas les conditions prévues aux points a), b) et c), assume cependant effectivement des charges de famille.
3. Dans le cas où son conjoint exerce une activité professionnelle lucrative donnant lieu à des revenus professionnels supérieurs au traitement de base annuel d'un agent du grade 3 au deuxième échelon, affecté du coefficient correcteur fixé pour le pays dans lequel le conjoint exerce son activité professionnelle, avant déduction de l'impôt, l'agent ayant droit à l'allocation de foyer ne bénéficie pas de cette allocation, sauf décision spéciale de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement. Toutefois, le bénéfice de l'allocation est maintenu dans tous les cas lorsque les conjoints ont un ou plusieurs enfants à charge.
4. Lorsque, en vertu des dispositions des paragraphes 1, 2 et 3, deux conjoints employés au service de l'Agence ont tous deux droit à l'allocation de foyer, celle-ci n'est versée qu'au conjoint dont le traitement de base est le plus élevé.
5. Lorsque l'agent a droit à l'allocation de foyer uniquement au titre du paragraphe 2, point b), et que tous ses enfants à charge, au sens de l'article 2, paragraphes 2 et 3, sont confiés, en vertu de dispositions légales ou par décision de justice ou de l'autorité administrative compétente, à la garde d'une autre personne, l'allocation de foyer est versée à celle-ci pour le compte et au nom de l'agent. Pour les enfants majeurs à charge, cette condition est considérée comme étant remplie dans le cas où ils résident habituellement auprès de l'autre parent.
Toutefois, au cas où les enfants de l'agent sont confiés à la garde de plusieurs personnes, l'allocation de foyer est répartie entre celles-ci au prorata du nombre d'enfants dont elles ont la garde.
Si la personne à laquelle doit être versée l'allocation de foyer du chef d'un agent, en vertu des dispositions qui précèdent, a elle-même droit à cette allocation en raison de sa qualité d'agent, seule l'allocation dont le montant est le plus élevé lui est versée.
Article 2
1. L'agent ayant un ou plusieurs enfants à charge bénéficie, dans les conditions énumérées aux paragraphes 2 et 3, d'une allocation de 375,59 EUR par mois pour chaque enfant à sa charge.
2. Est considéré comme «enfant à charge», l'enfant légitime, naturel ou adoptif de l'agent ou de son conjoint, lorsqu'il est effectivement entretenu par l'agent.
Il en est de même de l'enfant ayant fait l'objet d'une demande d'adoption et pour lequel la procédure d'adoption a été engagée.
Tout enfant à l'égard duquel l'agent a une obligation alimentaire résultant d'une décision judiciaire fondée sur la législation d'un État membre concernant la protection des mineurs est considéré comme un enfant à charge.
Le montant visé au paragraphe 1 fait l'objet d'une révision à l'occasion de chaque examen du niveau des rémunérations effectué en application de l'article 60.
3. L'allocation est accordée:
a) d'office, pour l'enfant qui n'a pas encore atteint l'âge de 18 ans;
b) sur demande motivée de l'agent intéressé, pour l'enfant âgé de 18 ans à 26 ans qui reçoit une formation scolaire ou professionnelle.
4. Peut être exceptionnellement assimilée à un enfant à charge par décision spéciale et motivée de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement, prise sur la base de documents probants, toute personne à l'égard de laquelle l'agent a des obligations alimentaires légales et dont l'entretien lui impose de lourdes charges.
5. La prorogation du versement de l'allocation est acquise sans aucune limitation d'âge si l'enfant est atteint d'une maladie grave ou d'une infirmité qui l'empêche de subvenir à ses besoins, et pour toute la durée de cette maladie ou infirmité.
6. L'enfant à charge au sens du présent article n'ouvre droit qu'à une seule allocation pour enfant à charge.
7. Lorsque l'enfant à charge, au sens des paragraphes 2 et 3, est confié, en vertu de dispositions légales ou par décision de justice ou de l'autorité administrative compétente, à la garde d'une autre personne, l'allocation est versée à celle-ci pour le compte et au nom de l'agent.
Article 3
1. Dans les conditions fixées par les dispositions générales d'exécution du présent article, l'agent bénéficie d'une allocation scolaire destinée à couvrir les frais de scolarité engagés par lui, dans la limite d'un plafond mensuel de 254,83 EUR, pour chaque enfant à charge au sens de l'article 2, paragraphe 2, de la présente annexe, âgé de cinq ans au moins et fréquentant régulièrement et à plein temps un établissement d'enseignement primaire ou secondaire payant ou un établissement d'enseignement supérieur. La condition relative au caractère payant de l'établissement fréquenté ne s'applique pas au remboursement des frais de transport scolaire.
Le droit à l'allocation prend naissance le premier jour du mois au cours duquel l'enfant commence à fréquenter un établissement d'enseignement primaire, pour expirer à la fin du mois au cours duquel l'enfant termine ses études ou à la fin du mois au cours duquel il atteint l'âge de 26 ans, si cette date est antérieure.
L'allocation est versée à concurrence du doublement du plafond mentionné au premier alinéa pour:
— l'agent dont le lieu d'affectation est distant d'au moins 50 kilomètres:
soit d'une école européenne,
soit d'un établissement d'enseignement de sa langue que l'enfant fréquente pour des raisons pédagogiques impérieuses dûment justifiées;
— l'agent dont le lieu d'affectation est distant d'au moins 50 kilomètres d'un établissement d'enseignement supérieur du pays de sa nationalité et de sa langue, à condition que l'enfant fréquente effectivement un établissement d'enseignement supérieur distant d'au moins 50 kilomètres du lieu d'affectation et que l'agent soit bénéficiaire de l'indemnité de dépaysement; cette dernière condition n'est pas requise s'il n'y a pas un tel établissement dans le pays de la nationalité de l'agent, ou si l'enfant fréquente un établissement d'enseignement supérieur dans un pays autre que le pays dans lequel se situe le lieu d'affectation de l'agent;
— dans les mêmes conditions que pour les premier et second tirets, les ayants droit à l'allocation qui ne sont pas en position d'activité, en tenant compte du lieu de résidence à la place du lieu d'affectation.
La condition relative au caractère payant de l'établissement fréquenté ne s'applique pas à l'allocation visée au troisième alinéa.
Lorsque l'enfant ouvrant droit à l'allocation scolaire est confié, en vertu de dispositions légales ou par décision de justice ou de l'autorité administrative compétente, à la garde d'une autre personne, l'allocation scolaire est versée à celle-ci pour le compte et au nom de l'agent. Dans ce cas, la distance d'au moins 50 kilomètres prévue au troisième alinéa est calculée à partir du lieu de résidence de la personne qui a la garde de l'enfant.
2. Pour chaque enfant à charge au sens de l'article 2, paragraphe 2, de la présente annexe, âgé de moins de cinq ans ou ne fréquentant pas régulièrement et à plein temps un établissement d'enseignement primaire ou secondaire, le montant de l'allocation est fixé à 91,75 EUR par mois.
Ce montant fait l'objet d'une révision à l'occasion de chaque examen du niveau des rémunérations effectué en application de l'article 60.
SECTION 2
Indemnité de dépaysement
Article 4
1. L'indemnité de dépaysement égale à 16 % du montant total du traitement de base ainsi que de l'allocation de foyer et de l'allocation pour enfant à charge versées à l'agent, est accordée:
a) à l'agent:
— qui n'a pas et n'a jamais eu la nationalité de l'État sur le territoire duquel est situé le lieu de son affectation, et
— qui n'a pas, de façon habituelle, pendant la période de cinq années expirant six mois avant son entrée en fonctions, habité ou exercé son activité professionnelle principale sur le territoire européen dudit État. Pour l'application de cette disposition, les situations résultant de services effectués pour un autre État ou une organisation internationale ne sont pas à prendre en considération;
b) à l'agent qui, ayant ou ayant eu la nationalité de l'État sur le territoire duquel est situé le lieu de son affectation, a, de façon habituelle, pendant la période de dix années expirant lors de son entrée en fonctions, habité hors du territoire européen dudit État pour une raison autre que l'exercice de fonctions dans un service d'un État ou dans une organisation internationale.
L'indemnité de dépaysement ne peut être inférieure à 509,43 EUR par mois.
2. L'agent qui, n'ayant pas et n'ayant jamais eu la nationalité de l'État sur le territoire duquel est situé le lieu de son affectation, ne remplit pas les conditions prévues au paragraphe 1, a droit à une indemnité d'expatriation égale à un quart de l'indemnité de dépaysement.
3. Pour l'application des paragraphes 1 et 2, l'agent qui, par mariage, a acquis d'office, sans possibilité d'y renoncer, la nationalité de l'État sur le territoire duquel est situé le lieu de son affectation, est assimilé à celui visé au paragraphe 1, point a), premier tiret.
SECTION 3
Remboursement de frais
A. INDEMNITÉ D'INSTALLATION
Article 5
1. Une indemnité d'installation égale à deux mois de traitement de base s'il s'agit d'un agent qui a droit à l'allocation de foyer, ou égale à un mois de traitement de base s'il s'agit d'un agent n'ayant pas droit à cette allocation, est due à l'agent titulaire qui justifie avoir été tenu de changer de résidence pour satisfaire aux obligations de l'article 23.
Lorsque deux conjoints qui sont agents ont tous deux droit à l'indemnité d'installation, celle-ci n'est versée qu'au conjoint dont le traitement de base est le plus élevé.
L'indemnité d'installation est affectée du coefficient correcteur fixé pour le lieu d'affectation de l'agent.
2. Une indemnité d'installation d'un même montant est versée, lors d'une affectation à un nouveau lieu de service, à l'agent qui est appelé à transférer sa résidence pour satisfaire aux obligations de l'article 23.
3. L'indemnité d'installation est calculée d'après l'état civil et le traitement de l'agent, soit à la date d'effet de la titularisation, soit à celle de l'affectation à un nouveau lieu de service.
L'indemnité d'installation est versée sur production de documents justifiant de l'installation de l'agent au lieu de son affectation, ainsi que de celle de sa famille, si l'agent a droit à l'allocation de foyer.
4. Si un agent qui a droit à l'allocation de foyer ne s'installe pas avec sa famille au lieu de son affectation, il ne reçoit que la moitié de l'indemnité à laquelle il aurait normalement droit; la seconde moitié lui est versée lors de l'installation de sa famille au lieu de son affectation pour autant que cette installation ait lieu dans les délais visés à l'article 9, paragraphe 3. Si cette installation n'est pas intervenue et si l'agent est affecté au lieu où réside sa famille, il n'a pas droit, de ce fait, à une indemnité d'installation.
5. L'agent titulaire qui a perçu l'indemnité d'installation et qui, de sa propre volonté, quitte le service de l'Agence avant l'expiration d'un délai de deux ans à compter du jour de son entrée en fonctions est tenu de rembourser, lors de son départ, une partie de l'indemnité perçue calculée au prorata de la partie de ce délai qui reste à courir.
6. L'agent bénéficiaire de l'indemnité d'installation est tenu de déclarer les indemnités de même nature qu'il perçoit par ailleurs, ces indemnités venant en déduction de celle prévue au présent article.
B. INDEMNITÉ DE RÉINSTALLATION
Article 6
1. Lors de la cessation définitive de ses fonctions, l'agent titulaire qui démontre avoir changé de résidence a droit à une indemnité de réinstallation égale à deux mois de son traitement de base s'il s'agit d'un agent qui a droit à l'allocation de foyer, ou égale à un mois de son traitement de base s'il s'agit d'un agent n'ayant pas droit à cette allocation, sous réserve qu'il ait accompli quatre années de service et qu'il ne soit pas appelé à bénéficier d'une indemnité de même nature dans son nouvel emploi. Lorsque deux conjoints qui sont agents ont tous deux droit à l'indemnité de réinstallation, celle-ci n'est versée qu'au conjoint dont le traitement de base est le plus élevé.
Sont prises en considération pour le calcul de la durée de service, les années passées en activité, en congé pour services militaires et en congé parental ou familial.
L'indemnité de réinstallation est affectée du coefficient correcteur fixé pour le dernier lieu d'affectation de l'agent.
2. Si un agent titulaire vient à décéder, l'indemnité de réinstallation est versée au conjoint survivant ou, à défaut, aux personnes reconnues à charge au sens de l'article 2, même si la condition de durée de service prévue au paragraphe 1 du présent article n'est pas remplie.
3. L'indemnité de réinstallation est calculée d'après l'état civil et le traitement de l'agent au moment de la cessation définitive de ses fonctions.
4. L'indemnité de réinstallation est versée sur justification de la réinstallation de l'agent et de sa famille dans une localité située à 70 kilomètres au moins du lieu de son affectation ou, si l'agent est décédé, de la réinstallation de sa famille dans les mêmes conditions.
La réinstallation de l'agent, ou de la famille de l'agent décédé, doit avoir eu lieu au plus tard trois ans après la cessation des fonctions.
Le délai de forclusion ne peut être opposé à l'ayant droit si celui-ci peut prouver qu'il n'a pas eu connaissance des dispositions visées ci-dessus.
C. FRAIS DE VOYAGE
Article 7
1. L'agent a droit au paiement forfaitaire des frais de voyage, pour lui-même, son conjoint et les personnes à charge qui vivent effectivement sous son toit:
a) à l'occasion de l'entrée en fonctions, du lieu de recrutement au lieu d'affectation;
b) à l'occasion de la cessation définitive des fonctions au sens de l'article 96, du lieu d'affectation au lieu d'origine défini au paragraphe 3 du présent article;
c) à l'occasion de toute mutation entraînant changement du lieu d'affectation.
En cas de décès d'un agent, le conjoint survivant et les personnes à charge ont droit au paiement forfaitaire dans les mêmes conditions.
Les frais de voyage des enfants âgés de moins de 2 ans pendant toute l'année civile ne sont pas remboursés.
2. Le paiement forfaitaire est effectué sur la base d'une indemnité calculée par kilomètre de la distance géographique entre les lieux visés au paragraphe 1.
L'indemnité kilométrique est de:
— 0 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 0 et 200 km,
— 0,1895 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 201 et 1 000 km,
— 0,3158 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 1 001 et 2 000 km,
— 0,1895 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 2 001 et 3 000 km,
— 0,0631 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 3 001 et 4 000 km,
— 0,0305 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 4 001 et 10 000 km,
— 0 EUR par kilomètre pour la distance supérieure à 10 000 km.
Est ajouté à l'indemnité kilométrique ci-dessus, un montant forfaitaire supplémentaire s'élevant à:
— 94,74 EUR si la distance géographique entre les lieux visés au paragraphe 1 est comprise entre 600 et 1 200 km,
— 189,46 EUR si la distance géographique entre les lieux visés au paragraphe 1 est de plus de 1 200 km.
L'indemnité kilométrique et le montant forfaitaire supplémentaire ci-dessus sont actualisés chaque année dans la même proportion que la rémunération.
Le lieu d'origine de l'agent est déterminé lors de son entrée en fonction en tenant compte en principe de son lieu de recrutement ou, sur demande expresse et motivée, du centre de ses intérêts. Cette détermination du lieu d'origine peut pendant que l'intéressé est en fonctions et à l'occasion de son départ, être révisée par décision spéciale de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement. Toutefois, tant que l'intéressé est en fonctions, cette décision ne peut intervenir qu'exceptionnellement et après production, par l'agent, de pièces justifiant dûment sa demande. Cette révision ne peut toutefois aboutir à reconnaître comme le centre des intérêts de l'agent un lieu situé à l'extérieur du territoire des États membres ou en dehors des pays et territoires énumérés à l'annexe II du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et en dehors du territoire des États membres de l'Association européenne de libre-échange.
Article 8
1. L'agent qui a droit à une indemnité de dépaysement ou d'expatriation a droit, chaque année civile et dans la limite fixée au paragraphe 2, à un paiement forfaitaire des frais de voyage du lieu d'affectation au lieu d'origine tel qu'il est défini à l'article 7, pour lui-même et, s'il a droit à l'allocation de foyer, pour son conjoint et les personnes à sa charge au sens de l'article 2.
Lorsque deux conjoints sont agents de l'Agence, chacun a droit pour lui-même et pour les personnes à charge au paiement forfaitaire des frais de voyage, selon les dispositions visées ci-avant; chaque personne à charge n'ouvre droit qu'à un seul paiement. En ce qui concerne les enfants à charge, le paiement est déterminé suivant la demande des conjoints sur la base du lieu d'origine de l'un ou de l'autre conjoint.
En cas de mariage pendant l'année en cours et ayant pour effet l'octroi du droit à l'allocation de foyer, les frais de voyage dus pour le conjoint sont calculés au prorata de la période allant de la date du mariage jusqu'à la fin de l'année en cours.
Les modifications éventuelles de la base de calcul résultant d'un changement de la situation de famille et intervenues après la date du versement des sommes en question ne donnent pas lieu à restitution de la part de l'intéressé.
Les frais de voyage des enfants âgés de moins de 2 ans pendant toute l'année civile ne sont pas remboursés.
2. Le paiement forfaitaire est effectué sur la base d'une indemnité calculée par kilomètre de la distance géographique séparant le lieu d'affectation de l'agent de son lieu d'origine.
Lorsque le lieu d'origine défini à l'article 7 est situé à l'extérieur du territoire des États membres ou en dehors des pays et territoires énumérés à l'annexe II du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et en dehors du territoire des États membres de l'Association européenne de libre-échange, le paiement forfaitaire est effectué sur la base d'une indemnité par kilomètre de distance géographique entre le lieu d'affectation de l'agent et la capitale de l'État membre dont il possède la nationalité. Les agents dont le lieu d'origine est situé en dehors du territoire des États membres et en dehors des pays et territoires énumérés à l'annexe II du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et en dehors du territoire des États membres de l'Association européenne de libre-échange et qui ne sont pas des ressortissants de l'un des États membres n'ont pas droit à ce paiement forfaitaire.
L'indemnité kilométrique est de:
— 0 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 0 et 200 km,
— 0,3820 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 201 et 1 000 km,
— 0,6367 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 1 001 et 2 000 km,
— 0,3820 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 2 001 et 3 000 km,
— 0,1272 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 3 001 et 4 000 km,
— 0,0614 EUR par kilomètre pour la tranche de distance entre 4 001 et 10 000 km,
— 0 EUR par kilomètre pour la distance supérieure à 10 000 km.
Un montant forfaitaire supplémentaire est ajouté à l'indemnité kilométrique ci-dessus:
— 191,00 EUR si la distance en chemin de fer entre le lieu d'affectation et le lieu d'origine se situe entre 725 km et 1 450 km,
— 381,96 EUR si la distance en chemin de fer entre le lieu d'affectation et le lieu d'origine est supérieure à 1 450 km.
L'indemnité kilométrique et le montant forfaitaire supplémentaire ci-dessus sont actualisés chaque année dans la même proportion que la rémunération.
3. L'agent qui, au cours d'une année civile, vient à cesser ses fonctions pour une cause autre que le décès, ou vient à bénéficier d'un congé de convenance personnelle, n'a droit, si la période d'activité au service d'une institution de l'Union européenne est, au cours de l'année, inférieure à neuf mois, qu'à une partie du paiement forfaitaire visé aux paragraphes 1 et 2, calculée au prorata du temps passé en position d'activité.
4. Les paragraphes 1 à 3 s'appliquent aux agents dont le lieu d'affectation se trouve sur le territoire des États membres. L'agent dont le lieu d'affectation se situe en dehors du territoire d'un État membre a droit, chaque année civile, pour lui-même, et, s'il a droit à l'allocation de foyer, pour son conjoint et les personnes à charge au sens de l'article 2, au paiement forfaitaire des frais de voyage jusqu'à son lieu d'origine ou au remboursement des frais de voyage jusqu'à un autre lieu, dans la limite des frais de voyage jusqu'à son lieu d'origine. Toutefois, si le conjoint et les personnes à charge au sens de l'article 2, paragraphe 2, ne vivent pas avec l'agent sur son lieu d'affectation, ils ont droit, chaque année civile, au remboursement des frais de voyage du lieu d'origine au lieu d'affectation ou au remboursement des frais de voyage jusqu'à un autre lieu, dans la limite des frais de voyage du lieu d'origine au lieu d'affectation.
Le paiement forfaitaire se base sur le coût du voyage aérien en classe économique.
D. FRAIS DE DÉMÉNAGEMENT
Article 9
1. Dans les limites des plafonds de coûts, les agents qui sont tenus de déplacer leur résidence pour se conformer aux dispositions de l'article 23 au moment de leur entrée en service ou d'un changement ultérieur de lieu d'affectation alors qu'ils sont en service et qui n'auraient pas bénéficié par ailleurs d'un remboursement des mêmes frais, peuvent prétendre au remboursement des dépenses effectuées pour le déménagement de leur mobilier et de leurs effets personnels, y compris le coût de l'assurance contre les risques simples (dégâts matériels, vol, incendie).
Les plafonds tiennent compte de la situation familiale de l'agent au moment du déménagement, ainsi que du coût moyen du déménagement et de l'assurance connexe.
L'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement de chaque institution adopte les dispositions générales d'exécution du présent paragraphe.
2. Lors de la cessation des fonctions ou du décès de l'agent, les frais de déménagement sont remboursés du lieu d'affectation au lieu d'origine dans les limites définies au paragraphe 1. Si l'agent décédé est célibataire, ces frais sont remboursés aux ayants droit.
3. Le déménagement doit être effectué par l'agent titulaire dans l'année suivant l'expiration du stage. Lors de la cessation définitive des fonctions, le déménagement doit intervenir dans le délai de trois ans prévu à l'article 6, paragraphe 4, deuxième alinéa. Les frais de déménagement exposés après expiration des délais prévus ci-dessus ne sont remboursés qu'exceptionnellement et sur décision spéciale de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.
E. INDEMNITÉ JOURNALIÈRE
Article 10
1. L'agent qui justifie être tenu de changer de résidence pour satisfaire aux obligations de l'article 23, a droit, pour une durée déterminée au paragraphe 2 du présent article, à une indemnité journalière dont le montant est fixé comme suit:
Agent ayant droit à l'allocation de foyer: 39,48 EUR;
Agent n'ayant pas droit à l'allocation de foyer: 31,83 EUR;
Le barème ci-dessus fait l'objet d'une révision à l'occasion de chaque examen du niveau des rémunérations effectué en application de l'article 60.
2. La durée d'octroi de l'indemnité journalière est déterminée comme suit:
a) pour l'agent n'ayant pas droit à l'allocation de foyer: 120 jours;
b) pour l'agent qui a droit à l'allocation de foyer: 180 jours ou, si l'agent intéressé a la qualité de stagiaire, la durée du stage augmentée d'un mois.
Lorsque deux conjoints qui sont agents ont tous deux droit à l'indemnité journalière, la durée d'octroi prévue au point b) s'applique au conjoint dont le traitement est le plus élevé. La durée d'octroi prévue au point a) s'applique à l'autre conjoint.
En aucun cas, l'indemnité journalière n'est octroyée au-delà de la date à laquelle l'agent a effectué son déménagement en vue de satisfaire aux obligations de l'article 23.
F. FRAIS DE MISSION
Article 11
1. L'agent voyageant nanti d'un ordre de mission a droit au remboursement des frais de transport et aux indemnités journalières dans les conditions prévues ci-après.
2. L'ordre de mission fixe notamment la durée probable de la mission, sur la base de laquelle est calculée l'avance que peut obtenir l'agent en fonction de l'indemnité journalière prévue. Sauf décision spéciale, cette avance n'est pas versée lorsque la mission ne doit pas durer plus de 24 heures et a lieu dans un pays où a cours la monnaie utilisée au lieu d'affectation de l'intéressé.
3. Sauf cas particuliers, à déterminer par décision spéciale et notamment en cas d'interruption ou rappel de congé, les frais de mission sont remboursés à concurrence du coût le plus économique disponible pour les déplacements entre le lieu d'affectation et de mission, sans obligation pour l'agent en mission d'allonger significativement son séjour sur place.
Article 12
1. Chemin de fer
Les frais de transport pour les missions effectuées par chemin de fer sont remboursés, sur présentation des pièces justificatives, sur la base du prix du trajet effectué en première classe selon l'itinéraire le plus court entre le lieu d'affectation et le lieu de mission.
2. Avion
Les agents sont autorisés à voyager par avion si le voyage porte sur une distance aller-retour égale ou supérieure à 800 kilomètres calculée par chemin de fer.
3. Bateau
Les classes de voyages par bateau à utiliser ainsi que les suppléments de cabines qui peuvent être remboursés sont déterminés par l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement selon chaque cas en fonction de la durée et du coût du voyage.
4. Voiture
Les frais de transport correspondants sont remboursés forfaitairement sur la base du prix du chemin de fer, conformément au paragraphe 1 et à l'exclusion de tout autre supplément.
Toutefois, lorsque l'agent exécute une mission dans des circonstances spéciales pour lesquelles le recours aux moyens de transport public présente des inconvénients certains, l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement peut décider d'accorder à l'agent une indemnité par kilomètre accompli, en lieu et place du remboursement des frais de voyage prévus aux paragraphes 1 à 3.
Article 13
1. L'indemnité journalière de mission couvre forfaitairement toutes les dépenses du chargé de mission: le petit déjeuner, les deux repas principaux et les autres dépenses courantes, y compris le transport local. Les frais d'hébergement, y compris les taxes locales, sont remboursés sur présentation des pièces justificatives dans la limite d'un plafond fixé pour chaque pays.
2. a) Le barème des États membres est le suivant:
| Destination |
Indemnité journalière de mission
(en EUR)
|
Plafond des frais d'hébergement (hôtel)
(en EUR)
| Autriche | 95 | 130
| Belgique | 92 | 140
| Bulgarie | 58 | 169
| Croatie | 60 | 120
| République tchèque | 55 | 175
| Chypre | 93 | 145
| Danemark | 120 | 150
| Estonie | 71 | 110
| Finlande | 104 | 140
| France | 95 | 150
| Allemagne | 93 | 115
| Grèce | 82 | 140
| Espagne | 87 | 125
| Hongrie | 72 | 150
| Irlande | 104 | 150
| Italie | 95 | 135
| Lettonie | 66 | 145
| Lituanie | 68 | 115
| Luxembourg | 92 | 145
| Malte | 90 | 115
| Pays-Bas | 93 | 170
| Pologne | 72 | 145
| Portugal | 84 | 120
| Roumanie | 52 | 170
| Slovénie | 70 | 110
| Slovaquie | 80 | 125
| Suède | 97 | 160
| Royaume-Uni | 101 | 175
Lorsque l'agent en mission prend part à un repas ou bénéficie d'un logement offert ou remboursé par l'une des institutions de l'Union, une administration ou un organisme tiers, il est tenu d'en faire la déclaration. Des déductions correspondantes seront alors appliquées.
b) Le barème applicable aux missions dans des pays situés en dehors du territoire européen des États membres est fixé et adapté périodiquement par l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.
3. Les montants prévus au paragraphe 2, point a), du présent article sont réexaminés tous les deux ans sur la base du réexamen effectué conformément à l'article 13, paragraphe 3, de l'annexe VII du statut des fonctionnaires de l'UE.
Article 14
L'Agence arrête les dispositions générales d'exécution des articles 11, 12 et 13.
G. REMBOURSEMENT FORFAITAIRE DE FRAIS
Article 15
1. Si la nature des tâches confiées à certains agents appelle ceux-ci à engager régulièrement des frais de représentation, une indemnité forfaitaire de fonctions, dont le montant est arrêté par l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement, peut être accordée par ladite autorité.
Dans des cas particuliers, l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement peut, en outre, décider de mettre à la charge de l'Agence une partie des frais de logement des intéressés.
2. Pour les agents qui, en vertu d'instructions spéciales, sont appelés à engager occasionnellement des frais de représentation pour les besoins du service, le montant de l'indemnité de représentation sera fixé dans chaque cas particulier sur la base de pièces justificatives et dans les conditions fixées par l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.
Article 16
Par décision de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement, le personnel d'encadrement supérieur (directeurs généraux ou leurs équivalents aux grades AD 16 ou AD 15 et directeurs ou leurs équivalents aux grades AD 15 ou AD 14) qui ne disposent pas d'une voiture de service peuvent recevoir une indemnité qui ne peut excéder 892,42 EUR par année pour le remboursement forfaitaire de leurs frais de déplacement à l'intérieur du périmètre de la ville où ils sont affectés.
Le bénéfice de cette indemnité peut, par décision motivée de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement, être accordé à l'agent auquel ses fonctions imposent de constants déplacements qu'il est autorisé à effectuer avec sa voiture personnelle.
SECTION 4
Règlement des sommes dues
Article 17
1. La rémunération est versée à l'agent le 15 de chaque mois pour le mois courant. Le montant de cette rémunération est arrondi au cent supérieur.
2. Lorsque la rémunération du mois n'est pas due entièrement, elle est fractionnée en trentièmes et:
a) si le nombre réel des journées payables est égal ou inférieur à quinze, le nombre de trentièmes dus est égal au nombre réel de journées payables;
b) si le nombre réel des journées payables est supérieur à quinze, le nombre de trentièmes dus est égal à la différence entre trente et le nombre réel des journées non payables.
3. Lorsque le droit aux allocations familiales et à l'indemnité de dépaysement prend naissance après la date d'entrée en fonctions de l'agent, celui-ci en bénéficie à compter du premier jour du mois au cours duquel ce droit a pris naissance. Lorsque le droit à ces allocations et à cette indemnité prend fin, l'agent en bénéficie jusqu'au dernier jour du mois au cours duquel ce droit prend fin.
Article 18
1. Les sommes dues à l'agent sont payées au lieu et dans la monnaie du pays où l'agent exerce ses fonctions ou, à la demande de l'agent, en euros dans une banque au sein de l'Union.
2. Aux conditions fixées par des règles établies par l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement d'un commun accord après avis du comité du personnel, les agents peuvent demander un transfert régulier spécial d'une partie de leur rémunération.
Conformément au premier alinéa, peuvent faire l'objet d'un tel transfert, séparément ou ensemble:
a) pour tout enfant à charge qui fréquente un établissement d'enseignement dans un autre État membre, le montant maximal par enfant à charge correspondant au montant de l'allocation scolaire effectivement perçu au titre de cet enfant;
b) sur présentation de pièces justificatives valables, les versements réguliers au profit de toute autre personne résidant dans l'État membre concerné et vis-à-vis de laquelle l'agent démontre avoir des obligations en vertu d'une décision de justice ou d'une décision de l'autorité administrative compétente.
Les transferts visés au point b) ne peuvent être supérieurs à 5 % du traitement de base de l'agent.
3. Les transferts prévus au paragraphe 2 du présent article s'effectuent, dans la monnaie de l'État membre concerné, au même taux de change que celui visé à l'article 63, deuxième alinéa, du statut des fonctionnaires de l'UE. Les montants transférés sont affectés d'un coefficient représentant la différence entre le coefficient correcteur du pays vers lequel le transfert est opéré, tel qu'il est défini à l'article 3, paragraphe 5, point b), de l'annexe XI du statut des fonctionnaires de l'UE et le coefficient correcteur appliqué aux émoluments de l'agent visé à l'article 3, paragraphe 5, point a), de l'annexe XI du statut des fonctionnaires de l'UE.
4. Indépendamment de ce qui précède, l'agent peut demander un transfert régulier vers un autre État membre, en devise locale au taux de change mensuel et sans application d'un quelconque coefficient. Ce transfert ne peut dépasser 25 % du traitement de base de l'agent.