GESTION DES INFORMATIONS FIDUCIA
I. INTRODUCTION
1. La présente annexe énonce les modalités d'application de l'article 9 de la décision. Elle prévoit les mesures administratives visant à protéger les informations FIDUCIA tout au long de la procédure devant le Tribunal et au plus tard jusqu'à l'expiration du délai visé à l'article 56, premier alinéa, du statut de la Cour de justice de l'Union européenne, et à les contrôler en vue de contribuer à la prévention et à la détection d'une compromission ou d'une perte délibérée ou accidentelle de telles informations.
II. REGISTRE DES INFORMATIONS FIDUCIA
2. Il est institué un registre des informations FIDUCIA. Ce registre est tenu, par le bureau FIDUCIA, sur un poste de travail situé dans les locaux du bureau FIDUCIA. Le système d'information et de communication utilisé aux fins de la tenue de ce registre est conforme aux exigences de sécurité fixées à l'article 10 de la décision ainsi qu'à l'annexe IV.
III. ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS FIDUCIA
3. Aux fins de la présente décision, on entend par enregistrement à des fins de sécurité (ci-après «enregistrement») l'application de procédures permettant de garder la trace du cycle de vie d'une information FIDUCIA, y compris de sa destruction.
4. L'enregistrement des informations FIDUCIA est assuré par le bureau FIDUCIA.
5. Le bureau FIDUCIA attribue automatiquement le marquage FIDUCIA aux renseignements ou pièces produits au titre de l'article 105, paragraphe 1 ou 2, du règlement de procédure. Le bureau FIDUCIA enregistre l'information FIDUCIA dans le registre des informations FIDUCIA.
6. Le bureau FIDUCIA établit un rapport annexé au registre des informations FIDUCIA en précisant les conditions de réception de l'information. Cette dernière est ensuite traitée selon les modalités fixées au paragraphe précédent.
7. L'enregistrement, conformément aux paragraphes 5 et 6, de l'information FIDUCIA dans le registre des informations FIDUCIA s'effectue sans préjudice de l'enregistrement procédural réalisé par les personnes ayant été autorisées à accéder à des informations FIDUCIA au sein du greffe.
IV. GESTION DES INFORMATIONS FIDUCIA
Marquage
8. Lorsqu'une ICUE ou toute autre information, dont il est signalé que la communication porterait atteinte à la sûreté de l'Union ou à celle d'un ou de plusieurs de ses États membres ou à la conduite de leurs relations internationales, est produite dans le cadre de l'article 105, paragraphe 1 ou 2, du règlement de procédure, le marquage FIDUCIA lui est attribué par le bureau FIDUCIA.
9. Le marquage FIDUCIA est clairement et correctement indiqué sur chaque partie de document, indépendamment de la forme sous laquelle se présente l'information: format papier, forme audio, électronique ou autre.
Création d'une information FIDUCIA
10. Seule une personne ayant été autorisée à accéder à des informations FIDUCIA ou une personne réputée autorisée peut créer une information FIDUCIA telle que précisée à l'article 4, paragraphes 2 et 3, de la présente décision.
11. Toute information créée FIDUCIA est enregistrée par le bureau FIDUCIA dans le registre des informations FIDUCIA.
12. Toute information créée FIDUCIA est soumise à l'ensemble des règles relatives au traitement des informations FIDUCIA, telles qu'établies dans la présente décision et ses annexes.
Suppression du marquage FIDUCIA
13. Les informations FIDUCIA perdent leur marquage dans deux cas:
a) lorsque la partie principale qui a produit l'information FIDUCIA en autorise la transmission à l'autre partie principale, l'information initialement transmise ainsi que toutes les informations créées sur base de cette information perdent leur marquage FIDUCIA;
b) lorsque l'information FIDUCIA est restituée à la partie principale qui l'a produite.
14. La suppression du marquage FIDUCIA est réalisée par le bureau FIDUCIA qui enregistre cette suppression dans le registre des informations FIDUCIA.
15. La suppression du marquage FIDUCIA n'implique pas la déclassification des ICUE.
V. COPIES DES INFORMATIONS FIDUCIA
16. Les informations FIDUCIA ne font pas l'objet de copies, à moins que celles-ci ne soient indispensables. Dans ce dernier cas, les copies sont réalisées par le bureau FIDUCIA qui les numérote et les enregistre.
17. Les copies sont soumises à l'ensemble des règles de sécurité établies dans la présente décision et ses annexes.
VI. DESTRUCTION DES INFORMATIONS FIDUCIA
18. Lorsque des renseignements ou pièces produits conformément à l'article 105, paragraphe 1 ou 2, du règlement de procédure sont restitués à la partie principale qui les a produits, toutes les informations reprenant, en tout ou en partie, le contenu de tels renseignements ou pièces ainsi que les éventuelles copies réalisées sont détruites.
19. La destruction des informations FIDUCIA, visée au point 18, est effectuée par le bureau FIDUCIA en utilisant des méthodes répondant aux règles applicables au sein des institutions de l'Union en matière de protection des ICUE pour empêcher leur reconstruction totale ou partielle.
20. La destruction des informations FIDUCIA, visée au point 18, est effectuée en présence d'un témoin ayant été autorisé à accéder à des informations FIDUCIA.
21. Le bureau FIDUCIA établit un procès-verbal de destruction.
22. Le procès-verbal de destruction est annexé au registre des informations FIDUCIA. Une copie en est transmise à la partie principale qui a produit le document concerné.