La gestion de l'organisation doit être documentée dans toutes ses parties et décrire notamment la répartition des responsabilités au sein de l'organisation et avec les sous-traitants. Elle indique comment la direction assure le contrôle aux différents niveaux de l'organisation, comment le personnel et ses représentants à tous les niveaux participent et comment l'amélioration constante est assurée.
Les exigences de base ci-après s'appliquent aux quatre fonctions de l'entité chargée de l'entretien (ECE) que doit remplir l'organisation par elle-même ou via des accords de sous-traitance:
1) Rôle directeurengagement à développer et mettre en œuvre le système d'entretien de l'organisation et à accroître constamment son efficacité.
2) Évaluation des risquesapproche structurée pour évaluer les risques liés à l'entretien des véhicules, y compris ceux découlant directement des processus opérationnels et des activités d'autres organisations ou personnes, et pour définir les mesures appropriées de maîtrise des risques.
3) Contrôleapproche structurée pour faire en sorte que des mesures de maîtrise des risques soient arrêtées, qu'elles soient efficaces et qu'elles contribuent à la réalisation des objectifs de l'organisation.
4) Amélioration constanteapproche structurée pour analyser les informations recueillies par des contrôles et audits réguliers ou provenant d'autres sources pertinentes, et pour tirer un enseignement des résultats et arrêter des mesures préventives ou correctrices afin de maintenir ou de relever le niveau de sécurité.
5) Structure et responsabilitéapproche structurée pour définir les responsabilités individuelles et collectives afin de garantir la réalisation des objectifs de sécurité de l'organisation.
6) Gestion des compétencesapproche structurée pour faire en sorte que les employés aient les compétences requises afin de garantir la réalisation des objectifs de l'organisation, de façon sûre, effective et efficace, en toutes circonstances.
7) Informationapproche structurée pour faire en sorte que ceux qui émettent des jugements et prennent des décisions, à tous les niveaux de l'organisation, disposent d'informations utiles et que ces informations soient complètes et pertinentes.
8) Documentationapproche structurée pour veiller à la traçabilité de toutes les informations pertinentes.
9) Activités de sous-traitanceapproche structurée pour faire en sorte que les activités sous-traitées soient gérées de telle façon que les objectifs de l'organisation soient atteints et que toutes les compétences et exigences soient prises en considération.
10) Activités d'entretien
approche structurée pour faire en sorte:
— que toutes les activités d'entretien touchant à la sécurité et à des éléments essentiels pour la sécurité soient répertoriées et correctement gérées et que tous les changements nécessaires à ces activités d'entretien touchant à la sécurité soient répertoriés, gérés convenablement sur la base du retour d'expérience et de l'application des méthodes de sécurité communes pour l'évaluation des risques visées à l'article 6, paragraphe 1, point a), et documentés correctement,
— d'assurer la conformité avec les exigences essentielles en matière d'interopérabilité,
— d'assurer la mise en œuvre et le contrôle des installations, équipements et outils nécessaires à l'exécution de l'entretien et spécialement mis au point à cet effet,
— d'assurer l'analyse de la documentation d'origine concernant le véhicule pour fournir le premier dossier d'entretien et la mise en œuvre correcte de ce dossier par l'élaboration de commandes de travaux d'entretien,
— que les composants (y compris les pièces détachées) et les matériaux soient utilisés comme indiqué dans les commandes de travaux d'entretien et la documentation du fournisseur; qu'ils soient stockés, manipulés et transportés comme indiqué dans les commandes de travaux d'entretien et la documentation du fournisseur et soient conformes aux règles nationales et internationales applicables ainsi qu'aux exigences figurant dans les commandes de travaux d'entretien pertinentes,
— que les installations, équipements et outils appropriés soient déterminés, recensés, fournis, consignés et maintenus à disposition pour permettre de fournir les services d'entretien conformément aux commandes de travaux et aux autres spécifications applicables, en garantissant l'exécution en toute sécurité des mesures en matière d'entretien, d'ergonomie et de protection de la santé,
— que l'organisation ait arrêté des procédures pour que ses appareils de mesures et les installations, équipements et outils soient tous correctement utilisés, étalonnés, conservés et entretenus, conformément à des procédures étayées par des documents.
11) Activités de contrôle
approche structurée pour faire en sorte:
— que les véhicules soient retirés de l'exploitation pour un entretien planifié, conditionnel ou correcteur en temps voulu ou lorsque des défauts ou d'autres besoins ont été constatés,
— que les mesures de contrôle de la qualité nécessaires soient mises en œuvre,
— que les tâches d’entretien soient effectuées conformément aux commandes de travaux d’entretien et de délivrer l’avis de remise en exploitation comprenant de possibles restrictions d’utilisation,
— que les éventuels cas de non-conformité dans l'application du système de gestion qui pourraient se traduire par des accidents, incidents, survenus ou évités de justesse, et autres événements dangereux soient signalés, examinés et analysés, et que les mesures préventives nécessaires soient prises conformément à la méthode de sécurité commune pour le contrôle prévue à l'article 6, paragraphe 1, point c),
— d'assurer un processus interne récurrent d'audit et de contrôle qui soit conforme à la méthode de sécurité commune pour le contrôle prévue à l'article 6, paragraphe 1, point c).