RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE COOPÉRATION ET DES SOUS-COMITÉS OU TOUT AUTRE ORGANE SPÉCIALISÉ CONSTITUÉS PAR LE CONSEIL DE COOPÉRATION
Article premier
Dispositions générales
1. Le comité de coopération institué conformément à l'article 269, paragraphe 1, de l'accord de partenariat et de coopération renforcé entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Kazakhstan, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), assiste le conseil de coopération dans l'accomplissement de ses tâches et effectue les tâches prévues dans l'accord et qui lui sont confiées par le conseil de coopération. Conformément à l'article 269, paragraphe 7, de l'accord, le conseil de coopération détermine les tâches et le fonctionnement du comité de coopération dans son règlement intérieur.
2. Le comité de coopération prépare les réunions et les délibérations du conseil de coopération, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord. Le comité de coopération examine toute question qui lui est transmise par le conseil de coopération ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord. Le comité de coopération soumet au conseil de coopération, pour adoption, des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations.
3. Conformément à l'article 269, paragraphe 2, de l'accord, le comité de coopération est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires. Ces représentants sont responsables de toute question spécifique à traiter lors de chaque réunion du comité de coopération. Conformément à l'article 2 du présent règlement intérieur, la présidence du comité de coopération est exercée à tour de rôle par un représentant de l'Union européenne et par un représentant de la République du Kazakhstan.
4. Conformément à l'article 269, paragraphe 5, de l'accord, lorsque le comité de coopération se réunit selon une configuration spécifique pour aborder toute question concernant le titre III (Commerce et entreprises) de l'accord (configuration «Commerce»), il se compose de fonctionnaires de la Commission européenne et de la République du Kazakhstan dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce. Conformément à l'article 2 du présent règlement intérieur, un haut représentant de la Commission européenne ou de la République du Kazakhstan, doté de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce, assure la présidence du comité de coopération lorsqu'il se réunit dans sa configuration «Commerce». Un représentant du Service européen pour l'action extérieure assistera aux réunions.
5. Conformément à l'article 269, paragraphe 4, de l'accord, le comité de coopération est habilité à prendre des décisions dans les cas prévus par l'accord et dans les domaines pour lesquels les pouvoirs nécessaires lui ont été délégués par le conseil de coopération. Ces décisions sont obligatoires pour les parties, qui prennent les mesures appropriées pour les mettre en œuvre. Le comité de coopération adopte ses décisions d'un commun accord entre les parties après que celles-ci ont accompli leurs procédures d'adoption internes respectives.
6. Les parties concernées par le présent règlement intérieur sont celles prévues à l'article 285 de l'accord.
Article 2
Présidence
Les parties président le comité de coopération, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période commence à la date de la première réunion du conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année.
Article 3
Réunions
1. Sauf accord contraire des parties, le comité de coopération se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les deux parties en conviennent, des réunions extraordinaires du comité de coopération peuvent se tenir à la demande de l'une des parties.
2. Les réunions du comité de coopération sont convoquées par son président en un lieu et à une date approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité de coopération, au plus tard vingt-huit jours calendaires avant la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
3. Le comité de coopération dans sa configuration «Commerce» se réunit au moins une fois par an et, lorsque les circonstances l'exigent, d'un commun accord des parties. Les réunions sont convoquées par le président du comité de coopération dans sa configuration «Commerce» en un lieu, à une date et à l'aide de tout moyen approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité de coopération dans sa configuration «Commerce» au plus tard quinze jours calendaires avant la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.
4. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du comité de coopération est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil de coopération.
5. Exceptionnellement, et si les parties s'accordent sur ce point, les réunions du comité de coopération peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par visioconférence.
Article 4
Délégations
Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat du comité de coopération, de la composition prévue des délégations de chaque partie assistant à la réunion.
Article 5
Secrétariat
1. Un fonctionnaire du Service européen pour l'action extérieure et un fonctionnaire du ministère des affaires étrangères de la République du Kazakhstan exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité de coopération. Ils exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, sauf dispositions contraires du présent règlement intérieur, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.
2. Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de la République du Kazakhstan dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité de coopération dans sa configuration «Commerce».
Article 6
Correspondance
1. La correspondance destinée au comité de coopération est adressée à l'un des deux secrétaires du comité de coopération, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.
2. Les secrétaires du comité de coopération veillent à ce que la correspondance adressée au comité de coopération soit transmise au président du comité de coopération et diffusée, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 7.
3. La correspondance émanant du président du comité de coopération est envoyée en son nom aux destinataires par les secrétaires du comité de coopération. Cette correspondance est diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.
Article 7
Documents
1. Les documents sont diffusés par les secrétaires du comité de coopération.
2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire, qui les transmet ensuite au secrétaire de l'autre partie.
3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union concernés, avec copie systématique au secrétaire de la République du Kazakhstan.
4. Le secrétaire de la République du Kazakhstan communique les documents aux représentants de la République du Kazakhstan concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Union.
Article 8
Confidentialité
Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité de coopération se tiennent à huis clos. Lorsqu'une partie communique au conseil de coopération des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.
Article 9
Ordre du jour des réunions
1. Le secrétariat du comité de coopération établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion du comité de coopération, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément aux dispositions de l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité de coopération a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie. Les points de l'ordre du jour sont accompagnés des documents utiles et transmis au plus tard vingt-et-un jours calendaires avant la réunion.
2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, sont diffusés comme prévu à l'article 7, au plus tard quinze jours calendaires avant la réunion.
3. L'ordre du jour est adopté par le comité de coopération au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.
4. Le président de la réunion du comité de coopération peut, avec l'accord de l'autre partie, inviter ponctuellement des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions du comité de coopération afin de fournir des informations sur des sujets particuliers. Les parties veillent à ce que ces représentants ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité.
5. Le président de la réunion du comité de coopération peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.
Article 10
Procès-verbal et conclusions opérationnelles
1. Les secrétaires du comité de coopération établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion du comité de coopération.
2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) une liste des participants à la réunion, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion, le cas échéant;
b) la mention des documents soumis au comité de coopération;
c) les déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par le comité de coopération; et
d) les conclusions opérationnelles de la réunion, comme prévu au paragraphe 4.
3. Le projet de procès-verbal est soumis au conseil de coopération, qui l'approuve lors de sa réunion suivante. Cette approbation peut aussi s'effectuer par écrit. Le projet de procès-verbal du comité de coopération dans sa configuration «Commerce» est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion. Une copie en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.
4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion du comité de coopération est établi par le secrétaire du comité de coopération de la partie assurant la présidence ce dernier. Ce projet de conclusions opérationnelles est diffusé aux parties en même temps que l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours avant le début de la réunion suivante. Ce projet de conclusions opérationnelles est mis à jour pendant la réunion, de manière qu'à la fin de la celle-ci, sauf accord contraire des parties, le comité de coopération adopte les conclusions opérationnelles, qui exposent les actions de suivi des parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du comité de coopération. À cette fin, le comité de coopération adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.
Article 11
Décisions et recommandations
1. Dans les cas précis où l'accord lui confère le pouvoir d'arrêter certaines décisions ou de formuler des recommandations, ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil de coopération, le comité de coopération arrête lesdites décisions ou lesdites recommandations. Le comité de coopération arrête des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives. Chaque décision ou recommandation est signée par le président du comité de coopération et authentifiée par les secrétaires de celui-ci.
2. Le comité de coopération peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les secrétaires du comité de coopération, qui agissent en accord avec les parties. À cet effet, le projet de décision ou de recommandation est diffusé par écrit, conformément à l'article 7, dans un délai de vingt-et-un jours calendaires avant la réunion, pendant lequel toute réserve ou souhait de modification est exprimé. Le président du comité de coopération peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou recommandation est signée par le président du comité de coopération et authentifiée par les secrétaires de celui-ci.
3. Les actes du comité de coopération sont dénommés respectivement «décision» ou «recommandation». Chaque décision ou recommandation du comité de coopération entre en vigueur le jour de son adoption, sauf si elle en dispose autrement.
4. Les décisions et recommandations sont communiquées aux parties conformément à l'article 7.
5. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du comité de coopération.
Article 12
Rapports
À chaque réunion ordinaire du conseil de coopération, le comité de coopération rend compte de ses activités et de celles de ses sous-comités ou tout autre organe spécialisé au conseil de coopération.
Article 13
Régime linguistique
1. Les langues officielles du comité de coopération sont les langues officielles des parties.
2. Les langues de travail du comité de coopération sont l'anglais et le russe. Sauf décision contraire, le comité de coopération délibère sur la base de documents établis dans ces langues.
Article 14
Dépenses
1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité de coopération, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour ainsi que les frais postaux et de télécommunications.
2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions du comité de coopération et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
3. Les dépenses relatives à l'interprétation pendant les réunions du comité de coopération et à la traduction des documents à partir de l'anglais et du russe ou vers ces langues, conformément à l'article 13, paragraphe 2, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.
L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.
4. Lorsqu'il est nécessaire de traduire des documents dans les langues officielles de l'Union, les dépenses sont prises en charge par l'Union.
Article 15
Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur peut être modifié par décision du conseil de coopération, conformément à l'article 268, paragraphe 1, de l'accord.
Article 16
Sous-comités ou tout autre organe spécialisé
1. Les sous-comités sont composés de représentants des parties impliqués dans les questions spécifiques à traiter par chaque sous-comité spécialisé. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil de coopération, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tous les sous-comités ou tout autre organe.
2. Les sous-comités peuvent, entre autres, dans leurs domaines de compétence respectifs:
a) examiner toute question d'intérêt commun, notamment les mesures futures et les ressources nécessaires à leur mise en œuvre et à leur application;
b) effectuer régulièrement des consultations et contrôler la mise en œuvre de l'accord;
c) adopter des pratiques et des mesures concrètes relatives aux questions définies dans l'accord;
d) formuler des recommandations;
e) agir en leur nom pour mettre en œuvre leurs décisions, conformément à l'article 1er, paragraphe 3, du règlement intérieur du conseil de coopération, si celui-ci les a habilités à le faire.
3. Les réunions des sous-comités ou de tout autre organe peuvent être tenues de manière souple, en fonction des besoins, et prendre la forme de réunions physiques, soit à Bruxelles, soit en République du Kazakhstan, ou de réunions par visioconférence, par exemple. Les sous-comités et tout autre organe font office de plateforme permettant de suivre les progrès réalisés, de débattre de certaines questions et difficultés découlant de ce processus, et de formuler des recommandations et des conclusions opérationnelles.
4. Le secrétariat du comité de coopération reçoit une copie de tous les courriers, documents et communications utiles concernant tous les sous-comités ou tout autre organe.
Article 17
Le présent règlement intérieur est applicable mutatis mutandis au comité de coopération dans sa configuration «Commerce», sauf disposition contraire.