FRAIS DE MISSION
(visés à l'article 18 du règlement du personnel)
Les agents voyageant pour le service du CSUE, par ordre de mission, ont droit au remboursement intégral de leurs frais de transport et à l'allocation d'une indemnité journalière, représentative de frais de séjour hors de leur lieu de travail, en vertu des dispositions de l'article 18 du règlement du personnel.
Section I
Moyens de transport
1. Règles générales
Les déplacements des agents en mission se font par les moyens de transport les plus économiques, sous réserve des dispositions dérogatoires prévues à la présente section.
L'avion et le chemin de fer sont considérés comme les moyens de transport de droit commun. Le directeur peut toutefois autoriser un agent en mission officielle à utiliser un véhicule personnel ou de service, notamment lorsqu'un médecin certifie que l'agent ne peut voyager par avion pour des raisons médicales, et que le voyage ferroviaire s'avère inexistant, trop long ou trop cher.
Si un agent en mission officielle préfère, après y avoir été dûment autorisé, emprunter un moyen de transport autre que le moyen le plus économique, les règles suivantes sont appliquées:
a) seul est remboursé le prix du voyage par le moyen de transport le plus économique;
b) l'agent ne reçoit d'indemnité que pour la période qu'aurait duré son voyage s'il avait emprunté le moyen de transport le plus économique;
c) si, par suite de ce choix, la durée du voyage se trouve augmentée de plusieurs jours ouvrables, ceux-ci viennent en déduction du congé annuel.
2. Voyages aériens
a) Tous les agents voyagent en classe «économique» ou assimilée, sauf autorisation exceptionnelle du directeur.
b) Les agents sont autorisés à voyager en classe «affaires» ou équivalente lorsque le voyage nécessite un vol de plus de quatre heures ou lorsque sa durée totale est d'au moins quatre heures et nécessite deux vols.
3. Voyages ferroviaires
a) Les agents de grades A et B voyagent en première classe.
b) Les voyages nécessitant un trajet de nuit supérieur à six heures justifient le remboursement des suppléments «couchettes» ou «wagons-lits».
4. Voyages routiers — Utilisation de véhicule privés
a) Les agents peuvent être autorisés, dans l'intérêt du CSUE, à utiliser une voiture personnelle. Dans ce cas, ils ont droit à une indemnité kilométrique calculée sur la base de l'itinéraire usuel le plus court. Cette indemnité est calculée sur la base du taux applicable dans le pays où est établi le CSUE, quels que soient le ou les pays où s'effectue la mission; une directive administrative indiquera le taux en vigueur. La somme totale qui leur est versée ne peut excéder le montant que le CSUE aurait dû débourser autrement.
b) Si l'agent concerné a été autorisé à transporter d'autres agents du CSUE, il lui est accordé une indemnité kilométrique supplémentaire égale à 10 % du taux de l'indemnité kilométrique pour le premier passager, et à 8 % du taux de l'indemnité kilométrique pour chaque passager supplémentaire. Dans ce cas, les agents «passagers» ne bénéficient d'aucun remboursement de frais de voyage. Si l'utilisation d'un itinéraire entraîne des frais spéciaux (comme le paiement de péages, le transport de la voiture par navire transporteur ou par bac), ces frais seront remboursés sur justification, à l'exception de tous frais de transport aérien.
c) Les agents utilisant leur voiture personnelle doivent justifier au préalable qu'ils ont souscrit un contrat d'assurance pour dommages subis en cas d'accident par les tiers et en particulier pour les passagers transportés.
d) En cas d'accident, le CSUE n'effectue aucun remboursement pour les dommages matériels subis.
Section II
Indemnité journalière des agents en mission
1. Les agents en mission ont droit à une indemnité journalière dont les taux sont fixés chaque année par le conseil d'administration.
Toutefois, le directeur peut autoriser:
a) l'établissement de taux spéciaux pour les pays où le coût de la vie est supérieur ou inférieur aux taux habituels;
b) le versement d'une indemnité journalière plus élevée que celle à laquelle un agent aurait normalement droit si l'exécution du voyage en mission officielle doit s'en trouver facilitée;
c) le paiement d'une indemnité en cas de congé de maladie accordé en cours de voyage en mission officielle, sauf si le voyage en mission officielle est effectué dans la localité du domicile familial de l'agent.
2. L'indemnité journalière est calculée de la manière suivante:
a) lorsque le voyage en mission officielle comporte un hébergement hôtelier, les agents intéressés se voient allouer le montant intégral de l'indemnité journalière;
b) lorsque le voyage en mission officielle ne comporte pas d'hébergement hôtelier:
i) l'indemnité journalière n'est pas due pour toute durée inférieure à quatre heures;
ii) lorsque la mission a une durée de quatre à huit heures, les agents intéressés perçoivent 25 % de l'indemnité journalière. Pour une durée supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-quatre heures, les agents intéressés perçoivent 50 % de l'indemnité journalière;
c) les voyages officiels effectués dans la province de Madrid ne donneront pas droit au paiement d'une indemnité journalière. Les dépenses mineures dûment autorisées (taxes de stationnement, kilomètres parcourus, taxi, utilisation des transports publics, etc.) seront remboursées sur présentation de pièces justificatives;
d) pour le calcul de l'indemnité journalière, en vue de tenir compte des délais de transport vers/à partir de la gare principale ou l'aéroport, la durée réelle du voyage est augmentée d'un forfait, calculé comme suit:
i) deux heures seront ajoutées avant le début du voyage en train (heure réelle de départ du train) et deux heures supplémentaires seront ajoutées après la fin du voyage (heure réelle d'arrivée du train);
ii) trois heures seront ajoutées avant le début du voyage en avion (heure réelle de départ du vol) et trois heures supplémentaires seront ajoutées après la fin du voyage (heure réelle d'arrivée du vol);
e) les agents qui souhaitent ajouter un week-end ou un congé immédiatement avant un voyage en mission officielle recevront une indemnité journalière calculée en prenant en compte la période commençant à 15 heures le jour précédant le voyage en mission officielle;
f) les agents qui souhaitent ajouter un week-end ou un congé immédiatement après un voyage en mission officielle recevront une indemnité journalière calculée en prenant en compte la période allant jusqu'à 22 heures le dernier jour du voyage en mission officielle;
g) en cas d'hébergement de nuit, l'indemnité sera réduite de 30 % s'il est compris dans le prix du voyage (bateau de nuit, couchette ou cabine, par rail ou par air), et de 50 % s'il est assuré par un organisme extérieur.
3. L'indemnité est censée couvrir toutes les dépenses susceptibles d'être exposées par l'agent voyageant en mission officielle, sous réserve des frais indiqués ci-dessous, qui peuvent faire l'objet d'un remboursement supplémentaire:
a) sommes versées pour l'obtention de visas et autres frais de cette nature qu'entraîne un voyage en mission officielle;
b) prix du transport des excédents de bagages sur autorisation expresse du directeur;
c) frais de communication dûment justifiés (internet, expédition et correspondance télégraphique et téléphonique à longue distance, etc.), exposés pour des motifs de service;
d) frais de réception exposés par l'agent dans les conditions déterminées par le directeur;
e) frais de taxi, sous réserve de l'autorisation préalable du directeur et sur présentation des pièces justificatives.
Lorsque, dans certaines circonstances, les frais d'hébergement représentent plus de 60 % du montant des indemnités journalières, le CSUE peut accorder un remboursement partiel ou total de la différence sur présentation de pièces justificatives et à condition qu'il soit établi que ces dépenses supplémentaires étaient inévitables. Ce montant remboursé ne peut pas être supérieur à 30 % de l'indemnité journalière.