Article considérant 7

(7) Afin de permettre à la société de communiquer directement avec ses actionnaires actuels en vue de faciliter l’exercice des droits des actionnaires et leur engagement dans la société, la société et les intermédiaires devraient être autorisés à conserver les données à caractère personnel des actionnaires aussi longtemps qu’ils demeurent actionnaires. Cependant, il arrive souvent que les sociétés et les intermédiaires ne sachent pas qu’une personne a cessé d’être actionnaire, à moins que cette personne ne les ait informés ou qu’ils aient obtenu cette information au moyen d’un nouvel exercice d’identification des actionnaires, qui n’a souvent lieu qu’une fois par an à l’occasion de l’assemblée générale annuelle ou d’autres événements importants comme des rachats ou des fusions. C’est pourquoi les sociétés et les intermédiaires devraient être autorisés à conserver les données à caractère personnel jusqu’à la date à laquelle ils apprennent qu’une personne a cessé d’être actionnaire et pour une période maximale de 12 mois après qu’ils en aient eu connaissance. Cela s’entend sans préjudice du fait que la société ou l’intermédiaire peuvent avoir besoin de conserver les données à caractère personnel de personnes qui ont cessé d’être actionnaires à d’autres fins, par exemple pour garantir la tenue de registres appropriés afin de suivre la succession en titre des actions d’une société, pour tenir les registres nécessaires aux assemblées générales, notamment en ce qui concerne la validité de ses résolutions, ou pour honorer les obligations de la société en matière de paiement des dividendes ou des intérêts liés aux actions ou de toute autre somme à verser aux anciens actionnaires.