1. Outre l'obligation de tenir un registre au sens de l'article 111, l'Office collecte et conserve dans une base de données électronique toutes les informations fournies par les demandeurs ou toute autre partie à la procédure au titre du présent règlement ou des actes adoptés en vertu de celui-ci.
2. La base de données électronique peut contenir des données à caractère personnel en plus de celles figurant dans le registre en vertu de l'article 111, dans la mesure où ces informations sont prescrites par le présent règlement ou par des actes adoptés en vertu de celui-ci. La collecte, la conservation et le traitement de ces données servent aux objectifs suivants:
a) la gestion des demandes et/ou des enregistrements décrits dans le présent règlement et dans les actes adoptés en vertu de celui-ci;
b) l'accès aux informations nécessaires pour conduire plus aisément et plus efficacement la procédure correspondante;
c) la communication avec les demandeurs et les autres parties à la procédure;
d) l'établissement de rapports et de statistiques permettant à l'Office d'optimiser ses activités et d'améliorer le fonctionnement du système.
3. Le directeur exécutif arrête les conditions d'accès à la base de données électronique et les modalités de diffusion de son contenu, à l'exception des données à caractère personnel visées au paragraphe 2 du présent article mais y compris celles énumérées à l'article 111, sous une forme exploitable par ordinateur, y compris les tarifs à acquitter pour cet accès.
4. L'accès aux données à caractère personnel visées au paragraphe 2 est limité et ces données ne sont pas rendues publiques, à moins que la partie concernée n'ait donné son consentement explicite.
5. Toutes les données sont conservées pour une durée illimitée. Cependant, la partie concernée peut demander la suppression de toute donnée à caractère personnel figurant dans la base de données dix-huit mois à compter de l'expiration de la marque de l'Union européenne ou de la clôture de la procédure inter partes correspondante. La partie concernée a le droit d'obtenir à tout moment la rectification des données inexactes ou erronées.