Le système d'information mis à disposition par la Commission est conçu de manière à protéger l'intégrité des documents détenus et notifiés. Il doit notamment:
a) assurer l'identification univoque de chaque utilisateur et comporter des mesures de contrôle efficaces des droits d'accès permettant d'empêcher tout accès, toute suppression, toute modification et tout déplacement illégaux, malveillants ou non autorisés des documents, dossiers ou métadonnées;
b) être doté de dispositifs de protection physique contre les intrusions et les incidents environnementaux et de protection logicielle contre les éventuelles attaques informatiques;
c) empêcher toute modification non autorisée et comporter des mécanismes de vérification de l'intégrité des documents permettant de contrôler si ceux-ci ont subi des modifications;
d) garder en mémoire une piste d'audit pour chaque étape essentielle de la procédure;
e) sauvegarder les données stockées dans un environnement matériel et logiciel sûr, dans le respect des dispositions du point b);
f) offrir des procédures fiables de conversion des formats et de migration permettant de garantir la lisibilité et l'accessibilité des documents pendant toute la durée de conservation requise;
g) être assorti d'une documentation fonctionnelle et technique suffisamment détaillée et actualisée couvrant le fonctionnement et les caractéristiques du système et accessible à tout moment aux entités organisationnelles chargées des spécifications fonctionnelles et/ou techniques.