Spécifications techniques relatives à la transmission de fichiers informatiques concernant les dépenses du FEAGA et du Feader
INTRODUCTION
Ces spécifications techniques s'appliquent en ce qui concerne l'exercice financier 2017, qui a débuté le 16 octobre 2016.
1. Moyen de transmission
L'organisme de coordination de l'État membre doit assurer la transmission des fichiers informatiques et de la documentation y afférente à la Commission par l'intermédiaire de STATEL/eDAMIS ou de tout système d'information permettant des échanges électroniques d'informations en ce qui concerne les déclarations de dépenses financières du FEAGA/Feader. La Commission ne soutiendra qu'une installation STATEL/eDAMIS par État membre. La dernière version d'eDAMIS-Client et des informations supplémentaires sur son utilisation sont à télécharger sur le site internet CIRCABC des Fonds agricoles.
2. Structure des fichiers informatiques
2. 1. L'État membre est tenu de créer un enregistrement informatique pour chaque composant individuel des paiements et des recettes pour le compte du FEAGA/Feader. Ces composants sont les éléments individuels constituant le paiement (la recette) au (du) bénéficiaire.
2. 2. Les registres doivent avoir une structure unidimensionnelle (flat file). Lorsque des champs contiennent plus d'une valeur, des enregistrements séparés contenant la totalité des données sont requis. Il convient de prévenir toute double comptabilisation.
2. 3. Toutes les informations relatives à la même catégorie de paiements ou de recettes devront figurer dans le même fichier informatique. Des fichiers séparés relatifs aux mêmes paiements (par exemple, pour les opérateurs ou pour les inspections, ou encore pour les données de base et les données de mesure) ne sont pas autorisés.
2. 4. Les fichiers informatiques doivent présenter les caractéristiques suivantes:
Le premier enregistrement du fichier (ligne d'en-tête) contient la description du fichier. Les noms des champs se composent d'un «F» suivi du numéro de champ utilisé à l'annexe I («tableau des X»). Seuls les noms de champs indiqués dans ladite annexe sont autorisés.
Les enregistrements suivants du fichier sont des enregistrements de données (lignes de données), qui suivent l'ordre indiqué par le premier enregistrement décrivant la structure du fichier.
Les champs sont séparés par un point-virgule («;»). La ligne d'en-tête et les lignes de données contiennent le même nombre de points-virgules. Dans les lignes de données, les champs vides apparaissent sous la forme d'un double point-virgule («;;») à l'intérieur de l'enregistrement ou d'un point-virgule («;») à la fin de l'enregistrement.
Les enregistrements ont une longueur variable. Chaque enregistrement se termine par un code «CR LF» ou «Carriage Return — Line Feed» (en hexadécimal: «0D 0A»). La ligne d'en-tête ne se termine jamais par un point-virgule («;»). Les lignes de données ne se terminent par un point-virgule («;») que si le dernier champ est vide.
Le fichier est codé en ASCII conformément au tableau ci-après. Les autres codes (tels que EBCDIC, TAR, ZIP, etc.) ne sont pas acceptés.
| code | État membre
| ISO 8859-1 | BE, DK, DE, ES, FR, IE, IT, LU, NL, AT, PT, FI, SE et GB
| ISO 8859-2 | CZ, HU, PL, RO, SI et SK
| ISO 8859-3 | MT
| ISO 8859-5 | BG
| ISO 8859-7 | GR et CY
| ISO 8859-13 | EE, LV et LT
Champs numériques:
séparateur décimal: «.»
le signe («+» ou «–») est placé à l'extrême gauche et immédiatement suivi des chiffres. Pour les nombres positifs, le signe «+» est facultatif;
nombre fixe de décimales (le détail figure à l'annexe III);
pas d'espace à l'intérieur des nombres. Pas de séparateur des milliers.
Champ date: «AAAAMMJJ» (4 chiffres pour l'année, 2 pour le mois, 2 pour le jour).
Format requis pour le code budgétaire (champ F109) sans espaces: «999999999999999» (où «9» représente tout chiffre compris entre 0 et 9).
Les guillemets (« ») ne sont pas autorisés au début ni à la fin des enregistrements. Le point-virgule séparateur de champ «;» ne doit pas être utilisé dans des données de type texte.
Pour tous les champs: pas d'espace au début ni à la fin du champ.
Un fichier conforme à ces règles respecte la structure suivante (exemple pour l'exercice 2017):
F100;F101;F106;F107;F108;F109
BE02;154678;+152.50;EUR;20170715;050201011000016
BE02;024578;-1000.00;EUR;20170905;050208031502013
BE02;154985;9999.20;EUR;20170101;050205011100012
BE02;100078;+152.75;EUR;20170331;050208110000031
BE02;215452;+0.50;EUR;20170615;050201011000016 (Nota bene: +0.50 et non +.50)
etc.
(autres lignes de données avec les champs dans le même ordre).
2. 5. Les fichiers présentant les caractéristiques définies au point 2.4 doivent être transmis avec le type d'envoi «X-TABLE-DATA» (voir «eDAMIS-Client») par l'intermédiaire du programme de transmission.
2. 6. Le programme de vérification du format des fichiers informatiques avant leur envoi à la Commission («WinCheckCsv») est inclus dans le programme de transfert des données. À des fins de validation hors ligne, les organismes payeurs sont priés de télécharger le programme de vérification séparément à partir du site CIRCABC.
3. Déclaration annuelle
3. 1. L'organisme de coordination de l'État membre est tenu d'envoyer soit un fichier de déclaration annuelle pour l'ensemble des organismes payeurs, soit un fichier de déclaration annuelle distinct pour chaque organisme payeur. Le fichier de déclaration annuelle doit mentionner les montants totaux par organisme payeur ainsi que les codes budgétaire et monétaire, tant pour les mesures du FEAGA que pour celles du Feader [article 29, points b) et c), du règlement d'exécution (UE) no 908/2014].
3. 2. Les fichiers doivent présenter les caractéristiques décrites au point 2.4. Chaque ligne doit contenir les champs suivants (dans l'ordre indiqué ci-dessous):
a) F100code de l'organisme payeur
b) F109code budgétaire
c) F106montant exprimé dans le code devise F107
d) F107code devise
3. 3. Un fichier conforme aux règles respecte la structure suivante (exemple pour l'exercice 2017):
F100;F109;F106;F107
BE02;050201021011004;483644.90;EUR
BE02;050208110000031;29721588.82;EUR
BE02;050208120000043;299931.75;EUR
BE02;050212083120065;2778423.44;EUR
BE02;050301100010009;16403776.45;EUR
BE02;050301100010010;8123456.45;EUR
etc.
3. 4. Le fichier de déclaration annuelle est à envoyer par l'intermédiaire du programme de transmission en utilisant le type d'envoi «ANNUAL_DECLARATION».
4. Explication des écarts
4. 1. Lorsqu'il y a des écarts entre la déclaration annuelle, d'une part, et la déclaration mensuelle ou trimestrielle ou les données du tableau des X, d'autre part, l'organisme de coordination de l'État membre doit envoyer soit un fichier d'«explication de l'écart» pour l'ensemble des organismes payeurs soit un fichier d'«explication de l'écart» distinct pour chaque organisme payeur. Ce ou ces fichiers doivent expliquer, à l'aide des codes standard, l'écart pour chaque code budgétaire entre la déclaration annuelle et les déclarations mensuelles (T104); l'écart par code budgétaire et/ou domaine prioritaire entre la déclaration annuelle et les déclarations trimestrielles (SFC 2014 — période de programmation 2014-2020 du Feader) ou entre la déclaration annuelle et la somme des enregistrements (Σ F 106) des données du tableau des X.
4. 2. Les fichiers doivent présenter les caractéristiques décrites au point 2.4. Chaque ligne doit contenir les champs suivants (dans l'ordre indiqué ci-dessous):
a) F100code de l'organisme payeur
b) F109code budgétaire
c) Excocode d'explication-concordance
d) F106montant en euros de l'écart expliqué
4. 3 Le code d'explication-concordance doit être exprimé par un code conformément à la liste des codes ci-après. En ce qui concerne les écarts relatifs au FEAGA, le code d'explication ne peut figurer qu'une seule fois par code budgétaire (F109). En ce qui concerne les écarts relatifs au Feader, cette déclaration unique doit être lue à la lumière du code d'explication complet comprenant les deux chiffres supplémentaires se référant au domaine prioritaire (tel que défini ci-après).
Pour les écarts relatifs au Feader, le code d'explication (tel que décrit dans la liste ci-après — codes B01 à B99) est complété par deux chiffres supplémentaires comprenant respectivement la priorité de l'Union et le domaine prioritaire tels que décrits à l'article 5 du règlement (UE) no 1305/2013 du Parlement européen et du Conseil (par exemple: 5a pour les écarts relatifs au domaine prioritaire «développer l'utilisation efficace de l'eau par l'agriculture»). Pour les domaines prioritaires qui ne sont pas explicitement décrits à l'article 5 dudit règlement; les deux chiffres supplémentaires à utiliser sont «yy». Les écarts de dépenses non liés aux domaines prioritaires sont indiqués par l'ajout de «zz».
| Code FEAGA |
A) Type d'écart [déclaration annuelle par rapport à (=MOINS) la déclaration mensuelle (T104)]
| A01 | Erreur administrative (montants restant dus à recouvrer à la fin de l'exercice et crédités au FEAGA à l'aide de la déclaration annuelle)
| A02 | Erreur d'arrondi
| A03 | Erreur d'imputation (introduction des données sous un code budgétaire erroné)
| A04 | Erreur de césure d'exercice (montant dans la déclaration annuelle mais pas indiqué dans T104)
| A05 | Erreur de césure d'exercice (montant dans T104 mais pas indiqué dans la déclaration annuelle)
| A06 | Erreur de paiement (paiement en suspens à la banque)
| A07 | Correction pour retard de paiement
| A08 | Erreur de plafond (correction parce que les dépenses ont dépassé le plafond)
| A09 | Compensation d'un montant non récupérable
| A10 | Compensation d'un montant non récupérable (règle du 50/50)
| A11 | Correction due au recouvrement de montants restant dus
| A12 | Correction due à la double inscription de dépenses
| A13 | Réaffectation de dépenses par Fonds (à l'échelon national ou de l'Union)
| A20 | Corrections de conformité
| A21 | Ajustements relatifs aux droits
| A22 | Modulation non déclarée
| A23 | Corrections du taux de change
| A90 | Stockage public (tableaux P-STO 13e période)
| A99 | Autre erreur
| Code Feader |
B) Type d'écart [Déclaration annuelle par rapport aux (=MOINS) déclarations trimestrielles (SFC2007- SFC2014)]
| B01 | Erreur administrative (montants résiduels qui ont été récupérés mais pas encore déduits des déclarations trimestrielles pour la période de référence, ni crédités au Feader au moyen de la déclaration annuelle)
| B02 | Erreur d'arrondi
| B03 | Erreur d'imputation (introduction des données sous un code budgétaire et/ou un domaine prioritaire erroné)
| B04 | Erreur de césure d'exercice (montant dans la déclaration annuelle mais pas indiqué dans la déclaration trimestrielle)
| B05 | Erreur de césure d'exercice (montant dans la déclaration trimestrielle mais pas indiqué dans la déclaration annuelle)
| B06 | Erreur de paiement (paiement en suspens à la banque)
| B11 | Correction due au recouvrement de montants restant dus
| B12 | Correction due à la double inscription de dépenses
| B13 | Réaffectation de dépenses par Fonds (à l'échelon national ou de l'Union)
| B14 | Erreur de taux de cofinancement (montant dont le taux de cofinancement est erroné dans la déclaration annuelle)
| B15 | Erreur de taux de cofinancement (montant dont le taux de cofinancement est erroné dans la déclaration trimestrielle)
| B16 | Écart dû au taux de cofinancement dans la déclaration trimestrielle
| B23 | Corrections du taux de change
| B30 | Réaffectation du domaine prioritaire
| B99 | Autre erreur
| Code du tableau des X |
C) Type d'écart [Déclaration annuelle par rapport au (=MOINS) tableau des X (FEAGA et Feader)]
| C01 | Erreur administrative (montants restant dus à recouvrer à la fin de l'exercice et crédités au FEAGA/Feader à l'aide de la déclaration annuelle).
| C02 | Erreur d'arrondi
| C03 | Erreur d'imputation (introduction des données sous un code budgétaire erroné)
| C04 | Erreur de césure d'exercice (montant dans la déclaration annuelle mais pas indiqué dans le tableau des X)
| C05 | Erreur de césure d'exercice (montant dans le tableau des X mais pas indiqué dans la déclaration annuelle)
| C06 | Erreur de paiement (paiement en suspens à la banque)
| C07 | Correction pour retard de paiement dans la déclaration annuelle
| C08 | Erreur de plafond (correction dans la déclaration annuelle parce que les dépenses ont dépassé le plafond)
| C09 | Compensation d'un montant non récupérable
| C10 | Compensation d'un montant non récupérable (règle du 50/50)
| C11 | Correction due au recouvrement de montants restant dus
| C12 | Correction due à la double inscription de dépenses
| C13 | Réaffectation de dépenses par Fonds (à l'échelon national ou de l'Union)
| C14 | Feader: Erreur de taux de cofinancement (montant dont le taux de cofinancement est erroné dans la déclaration annuelle)
| C15 | Feader: erreur de taux de cofinancement (montant dont le taux de cofinancement est erroné dans le tableau des X)
| C20 | Corrections de conformité
| C21 | Ajustements relatifs aux droits
| C22 | Modulation non déclarée
| C23 | Corrections du taux de change
| C24 | FEAGA — retenue de 25 % sur les montants résultant de la conditionnalité
| C25 | FEAGA — retenue de 20 % sur les montants recouvrés à la suite d'irrégularités
| C98 | Données du tableau des X non requises
| C99 | Autre erreur
4. 4. Un fichier conforme à ces règles présente la structure suivante (exemple pour l'exercice 2016):
F100;F109; Exco;F106
AT01;050207991409001;A03;+505.90
Le montant indiqué dans la déclaration annuelle dépasse de 505,90 EUR le montant indiqué (erronément) dans les déclarations mensuelles [tableaux 104].
AT01;050208120000021;A03;-505.90
Le montant indiqué dans la déclaration annuelle est inférieur de 505,90 EUR au montant indiqué (erronément) dans les déclarations mensuelles [tableaux 104].
AT01;050302062120056;A01;-125.80
Le montant indiqué dans la déclaration annuelle est inférieur de 125,80 EUR au montant indiqué dans les déclarations mensuelles [tableaux 104] en raison de la correction pour «erreurs administratives».
AT01;050302072121141;C04;+31.05
Le montant indiqué dans la déclaration annuelle dépasse de 31,05 EUR le montant indiqué dans le tableau des X en raison d'un problème de césure d'exercice.
AT01;050460010153201;B011a;-100.00
AT01;050460010153201;B011c;-50.00
Le montant déclaré pour la mesure 015 dans la déclaration annuelle est inférieur de 150,00 EUR par rapport aux montants indiqués dans les déclarations trimestrielles [SFC2014] en raison d'erreurs administratives. Une erreur administrative de 100,00 EUR a été commise sur une opération comptabilisée pour la priorité 1a et une seconde erreur administrative concernant un paiement pour le domaine prioritaire 1c.
Le code utilisé pour indiquer les erreurs administratives est complété par deux chiffres indiquant le domaine prioritaire.
AT01;050460010153201;B301a;-100.00
AT01;050460010153201;B301b;+100.00
Le montant déclaré pour la mesure 15 dans la déclaration annuelle est égal aux montants indiqués dans les déclarations trimestrielles [SFC2014]. Toutefois, un montant de 100,00 EUR, indûment déclaré dans les déclarations trimestrielles pour le domaine prioritaire 1a, est à présent corrigé et indiqué pour le domaine prioritaire correct 1b.
AT01;050302072121142;C05;-81.00
AT01; 050460010153201;B02;+3.04
AT01; 050460010811101;C15;+3075.07
AT01; 050460011211101;C14;-688.23
etc.
4. 5. Le fichier d'«explication de l'écart» est à envoyer par l'intermédiaire du programme de transmission utilisant le type d'envoi «DIFFERENCE-EXPLANATION».
5. Documentation (liste des codes)
5. 1 Lorsque des codes sont utilisés pour les champs pour lesquels l'annexe III n'impose pas de code standard, l'organisme de coordination de l'État membre doit transmettre une liste des codes pour chaque organisme payeur par l'intermédiaire du programme de transmission afin d'expliquer tous les codes utilisés.
5. 2 Cette liste des codes peut ressembler à une lettre ordinaire. L'identité de l'organisme payeur et le nom ou l'unité administrative du destinataire devront être clairement indiqués.
5. 3 Le support de transmission client comprend un type d'envoi spécifique pour ce type de transmission de tableaux, à savoir «CODE-LIST».
6. Transmission des données
L'organisme de coordination est tenu d'envoyer l'ensemble des fichiers informatiques en une seule fois.
Si l'organisme de coordination constate que des données erronées ont été transmises ou qu'il y a eu un problème lors de la transmission des données, la Commission doit immédiatement en être informée. Il convient de mentionner tous les fichiers qui contiennent des informations inexactes. La Commission est alors invitée à effacer ces fichiers. Ensuite, afin d'éviter tout chevauchement entre les enregistrements informatiques ou les fichiers de données, l'organisme de coordination devra envoyer les fichiers corrigés, qui remplaceront la totalité de l'information antérieure incorrecte.