1. Le Parquet européen établit un système de gestion des dossiers, qui est tenu et géré conformément aux règles fixées dans le présent règlement et dans le règlement intérieur du Parquet européen.
2. Le système de gestion des dossiers a pour objectifs de:
a) fournir un soutien à la conduite des enquêtes et des poursuites menées par le Parquet européen, notamment en gérant les flux d’informations internes et en appuyant les activités d’enquête dans le cadre des affaires transfrontières;
b) garantir un accès sécurisé aux informations relatives aux enquêtes et aux poursuites au sein du Bureau central et par les procureurs européens délégués;
c) permettre le recoupement d’informations et l’extraction de données à des fins d’analyse opérationnelle et de statistiques;
d) faciliter le contrôle en vue de s’assurer que le traitement des données opérationnelles à caractère personnel est licite et conforme aux dispositions pertinentes du présent règlement.
3. Le système de gestion des dossiers peut être relié à l’accès aux télécommunications sécurisées visé à l’article 9 de la décision 2008/976/JAI du Conseil.
4. Le système de gestion des dossiers comprend:
a) un registre des informations obtenues par le Parquet européen conformément à l’article 24, y compris toutes les décisions liées à ces informations;
b) un index de tous les dossiers;
c) toutes les informations provenant des dossiers qui sont stockées sous forme électronique dans le système de gestion des dossiers conformément à l’article 45, paragraphe 3.
L’index ne peut comporter aucune donnée opérationnelle à caractère personnel en dehors des données nécessaires pour identifier les affaires, ou pour établir des recoupements entre différents dossiers.
5. Pour traiter des données opérationnelles à caractère personnel, le Parquet européen ne peut créer de fichiers automatisés autres que les dossiers qu’en conformité avec le présent règlement et avec le règlement intérieur du Parquet européen. Les détails relatifs à ces autres fichiers automatisés sont notifiés au Contrôleur européen de la protection des données.