1. Chaque État membre et Europol veillent à ce que toutes les opérations de traitement de données résultant de demandes d’accès aux données de l’EES conformément au chapitre IV soient consignées dans un registre ou fassent l’objet d’une documentation, à des fins de vérification de la recevabilité de la demande, et de contrôle de la licéité du traitement des données et de l’intégrité et de la sécurité des données, ainsi qu’à des fins d’autocontrôle.
2. Le registre ou la documentation mentionnent dans tous les cas:
a) l’objet précis de la demande d’accès aux données de l’EES, notamment l’infraction terroriste ou l’autre infraction pénale grave dont il est question et, dans le cas d’Europol, l’objet précis de la demande d’accès;
b) les motifs raisonnables invoqués pour ne pas effectuer de comparaisons avec d’autres États membres au titre de la décision 2008/615/JAI conformément à l’article 32, paragraphe 2, point b), du présent règlement;
c) la référence du fichier national;
d) la date et l’heure exacte de la demande d’accès adressée au système central de l’EES par le point d’accès central;
e) la dénomination de l’autorité ayant demandé l’accès pour consultation;
f) le cas échéant, le recours à la procédure d’urgence visée à l’article 31, paragraphe 2, du présent règlement, et la décision prise en ce qui concerne la vérification a posteriori;
g) les données utilisées pour consultation;
h) conformément aux règles nationales ou au règlement (UE) 2016/794, l’identifiant unique de l’agent qui a effectué la recherche et celui de l’agent qui a ordonné la recherche.
3. Les registres et la documentation ne sont utilisés que pour contrôler la licéité du traitement des données et pour garantir l’intégrité et la sécurité des données. Seuls les registres qui ne contiennent pas de données à caractère personnel peuvent être utilisés aux fins du suivi et de l’évaluation prévus à l’article 72 du présent règlement. L’autorité de contrôle instituée conformément à l’article 41, paragraphe 1, de la directive (UE) 2016/680, qui est chargée de vérifier la recevabilité de la demande et de contrôler la licéité du traitement des données ainsi que l’intégrité et la sécurité des données, se voit octroyer l’accès à ces registres à sa demande aux fins de l’accomplissement des tâches qui lui incombent.